Deze pagina geeft je niet alleen informatie over wanneer en voor wie je een Dimona moet aanmaken, maar ook wat de afwijkende regels zijn en waar jij zelf als zaakvoerder of verantwoordelijke moet op letten.
> Voor wie moet je een Dimona-aangifte doen?
> Wanneer moet je en Dimona-aangifte doen voor vaste medewerkers?
> Hoe moet je een Dimona aangifte doen?
> Uur- of dag-aangiftes voor flexibele statuten?
> Dimona In en Out
> Wijziging van het beginuur
> Wijziging van het einduur
> Speciale regels
> Wat als ik een Dimona ben vergeten?
> Het contract of de raamovereenkomst
Wanneer en voor wie moet je een Dimona aanmaken?
Het woord Dimona staat voor “Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte”. Het is een elektronisch bericht waarmee de werkgever elke indiensttreding en uitdiensttreding van een werknemer aangeeft bij de RSZ.
Meer informatie over de onlinedienst kan je hier vinden.
Voor wie moet je een Dimona-aangifte doen?
Als horeca-uitbater moet je een Dimona-aangifte doen voor
- Voltijdse medewerkers
- Deeltijdse medewerkers
- Studenten
- Flexi’s (Flexibele medewerkers)
- Extra’s (Gelegenheidsmedewerkers)
Voor wie moet jijzelf geen Dimona maken?
- Interim-medewerkers; de aangifte gebeurt door het interimkantoor.
- Vrijwilligers.
- Personen die werken met een PWA-arbeidsovereenkomst.
Wanneer moet je en Dimona-aangifte doen voor vaste medewerkers?
Voor de vaste medewerkers ( of de voltijdse en deeltijdse statuten) of stagiairs, waar je maar 1 keer een aangifte voor moet doen moet je volgende regels in acht houden.
De Dimona-aangifte is verplicht bij elke indiensttreding en uitdiensttreding. Werf je iemand nieuw aan, dan moet de aangifte uiterlijk gebeuren VOOR de indiensttreding.
Bij een uitdiensttreding moet de aangifte uiterlijk gebeuren op de eerstvolgende werkdag.
Een aangifte voor vaste medewerkers wordt ook wel OTH -aangifte genoemd. Het Dimona-type voor stagiairs is meestal IBO.
Je leest het goed, de regels voor vaste medewerkers zijn vrij simpel, de rest van deze blogpost focussen we ons dus ook op de flexibele statuten voor wie meer regels gelden.
Hoe moet je een Dimona aangifte doen?
Dat kan op verschillende manieren. Voor je je Dimona aangifte gaat doorsturen, is het verstandig om eerst na te denken of je deze manueel of automatisch wil aangeven. Wie manueel Dimona’s aangeeft, loopt het risico op fouten en tijdverlies.
Veiliger is om je Dimona aangifte te automatiseren. Binnen Strobbo is het mogelijk om de Dimona’s automatisch aan te maken. Daarvoor baseert Strobbo zich op de eerder opgemaakte personeelsplanning en/of werktijden. Voor iedere medewerker die tijdens een shift staat ingepland, staat automatisch een Dimona klaar. Nadat je medewerker zijn of haar shift heeft afgerond, wordt de Dimona automatisch verstuurd naar de RSZ. Heeft je medewerker uiteindelijk meer of minder uren gewerkt dan dat er gepland waren? Geen probleem. Strobbo houdt rekening met de werkelijk gepresteerde uren. Dat gebeurt via tijdregistratie. Het systeem zorgt er daarna automatisch voor dat de Dimona’s aangepast worden op basis van de effectief gewerkte uren. Zo gebeurt de Dimona aangifte compleet geautomatiseerd.
Uur- of dag-aangiftes voor flexibele statuten?
Voor de flexibele statuten werkt het helemaal anders.
- Je kan kiezen om voor een extra een dag of uur -aangifte te doen.
- Voor student en flexi’s kan enkel een uur-aangifte.
De Dimona’s noemen we respectievelijk
- STU – uur (student uuraangifte)
- FLX- uur
- EXT – uur of EXT -dag
Zo’n dagaangifte is natuurlijk niet de voordeligste oplossing. Stel je voor dat jouw extra maar 4 uur moet werken, dan betaal je nog steeds een bijdrage voor 6 uur.
De datum van de Dimona IN en Dimona OUT is dan hetzelfde.
Een uur-aangifte is wettelijk gezien minimaal voor 3 uur, echter kan je een uitzondering bij de RSZ aanvragen voor een minimale duurtijd van 2 uur. Dit wordt meestal in orde gebracht door jouw sociaal secretariaat.
Dimona In en Out
Zowel een tijdige aangifte als een tijdige update zijn verplicht.
- Voor een flexibele werknemer start met werken moet je hem of haar aanmelden in Dimona. De Dimona IN is voor elke werknemer uiterlijk op het ogenblik dat deze start met werken.
- Met de melding Dimona OUT sluit je als werkgever het contract tussen jou en de werknemer voor die dag af. De regels hiervoor zijn speciaal.
Wijziging van het beginuur
Als de werknemer zijn prestaties vroeger of later aanvangt dan het oorspronkelijk meegedeelde beginuur, dan moet het beginuur gewijzigd zijn uiterlijk op het moment dat de werknemer zijn prestaties aanvangt.
Wijziging van het einduur
Werk je met dagaangiftes dan is dit niet van toepassing.
Werk je met een uuraangifte dan gelden volgende regels:
- Wanneer een prestatie vroeger wordt stopgezet dan oorspronkelijk gemeld, dan heb je als werkgever tijd tot middernacht volgend op het oorspronkelijke voorziene einduur om het werkelijke einduur van de prestatie door te geven.
- Wanneer de prestatie op een later moment wordt stopgezet dan oorspronkelijk, dan heb je als werkgever een termijn van 8 uren volgend op het oorspronkelijk voorziene einduur.
- Ligt het oorspronkelijke einduur tussen 20:00 en 24:00 dan heb je tot 08:00 ‘s morgens de tijd om het correcte einduur door te geven.
- Komt je werknemer niet opdagen? Dan moet je de Dimona annuleren. Hiervoor heb je tijd tot het einde van de dag waarop de werknemer had moeten beginnen werken.
Ben je met deze wijzigingen niet in orde, dan spreken we van een laattijdige aangifte. Hierbij ben je dan steeds jouw RSZ-voordeel kwijt, daarnaast is ook jouw werknemer het voordeel kwijt.
Hierbij voegen we even een handig voorbeeld
Speciale regels
Studenten, zijn niet enkel het voordeligst voor jouw als horeca-uitbater, de Dimona-werkwijze is ook anders.
Het einduur van studenten kan je echter wel nog wijzigen na 8 uur, in tegenstelling tot bij Extra’s en Flexi’s. Studenten hun uren worden steeds per kwartaal bekeken. Het is echter niet de bedoeling dat je dit continue doet, want dan kan de RSZ hier gevolg aan geven. Uitzonderlijk is het dus wel toegelaten, mits je een goede reden hebt.
Zit jouw student over zijn contingent van 475 uren per kalenderjaar, dan kan je hem nog altijd inschakelen als extra. Zo kan hij nogmaals 50 dagen bij jouw aan het werk. Om de horeca een duw in de rug te geven zijn de student-uren van het 2de kwartaal ook geneutraliseerd. De uren tussen 1 april en 30 juni worden niet afgehouden van het contingent.
Let wel op, in de horeca-sector (PC 302) mogen extra’s maximaal 2 dagen achter elkaar tewerk gesteld worden.
Wat als ik een Dimona ben vergeten?
Vergeet je een Dimona-aangifte dan noemt dit ook een laattijdige Dimona. Een Dimona in het verleden doen is namelijk onmogelijk. Als werkgever kan je een strafrechtelijke sanctie of een administratieve geldboete (gaande van € 1.800,00 tot € 18.000,00 per betrokken werknemer), krijgen. Daarnaast kan er ook nog een solidariteitsbijdrage opgelegd worden door de RSZ. Het minimumbedrag hiervan is € 2.500.
Het contract of de raamovereenkomst
Werk je met flexibele werkkrachten dan moet je nog een ander document voorzien.
- Voor studenten is het noodzakelijk om een contract te voorzien per dag of voor een bepaalde periode.
- Voor flex-medewerkers moet je een keer per jaar een raamovereenkomst voorzien. Een voorbeeld van een raamovereenkomst vind je hier.
- Voor extra of gelegenheidsmedewerkers is niet steeds een geschreven arbeidsovereenkomst verreist. Is jouw extra een student (vb. wanneer de student de 475 uren heeft overschreden) dan heb je wel terug een contract nodig. Meer informatie vind je hier.
Benieuwd hoe Strobbo jouw Dimona’s kan automatiseren?
Met Strobbo automatiseer je snel en makkelijk alle Dimona-aangiftes. Maak je planningen digitaal en stuur de bijhorende Dimona’s door met één druk op de knop. Je Dimona’s kunnen automatisch updaten dankzij een link met onze tikklok. Ook het annuleren kan automatisch. Zo hoef je je geen zorgen meer te maken over de Dimona’s en kan je focussen op je onderneming. |
