De regelgeving rond Dimona is een vrij complexe materie. Ontdek in onze blogpost voor wie en wanneer je een Dimona aanmaakt. Maar als ondernemer heb je vaak heel wat aan jouw hoofd, dus een Dimona vergeten is mogelijk. Echter heeft dit wel wat gevolgen, een laattijdige aangifte resulteert namelijk in het verliezen van het RSZ-voordeel voor zowel jou als de medewerker. Daarnaast zijn administratieve boetes ook een mogelijkheid deze kunnen oplopen tot enkele duizenden euro’s. Val je in herhaling dan is zelf een gevangenisstraf mogelijk. Allerlei redenen om jouw Dimona’s te automatiseren.
> Veranderingen in jouw planning
> Je bent zelf afwezig
> De link met de tijdregistratie
> De Dimona-regels blijven wel gelden
> Strobbo is een gemakkelijke oplossing
Hoe kan je Dimona aangiften automatiseren
Veranderingen in jouw planning
Te laat, te vroeg, …
Een Dimona moet een realistische weergave zijn van de werkuren van jouw medewerker. De Dimona IN dient ten laatste te gebeuren bij aanvang van het werk. Stel dat je op voorhand al jouw Dimona’s hebt doorgegeven en jouw werknemer komt later of vroeger, dan moet je deze nog manueel aanpassen.
Indien je dit niet in orde bent en je krijgt op dat moment controle, dan riskeer je dus een boete.
Wanneer je werkt met Strobbo voor automatische Dimona’s houdt dit het volgende in:
- De Dimona’s worden aangemaakt bij het verzenden van de planning wanneer in het gebruikersprofiel staat ingesteld dat de werknemer een aangifte moet hebben.
- De Dimona’s worden ge-update dankzij de link met onze tijdsregistratie.
- Wanneer de medewerker vroeger arriveert en vervolgens inklokt, dan gaan we automatisch een update versturen naar de sociale zekerheid.
- Arriveert een medewerker later dan volgt er natuurlijk dezelfde update.
Hetzelfde geldt natuurlijk wanneer een medewerker langer moet werken.
- Klokt de medewerker uit, dan stuurt Strobbo automatisch een update naar de sociale zekerheid.
Zo hoef jij daar niet altijd aan te denken.
Afwezigheden en wissels
Komt er een medewerker niet werken door ziekte of een andere reden, dan gaat deze uiteraard niet geregistreerd worden door onze tijdregistratie. Het systeem zorgt elke nacht voor een automatische controle en wij annuleren daarom de Dimona’s voor jou.
Hetzelfde geldt ook wanneer je deze medewerker vervangt door een andere medewerker. Stel er moet een student invallen op het laatste moment, je hebt geen Dimona’s aangemaakt, dan zal Strobbo automatisch voor die student een Dimona aanmaken wanneer hij zich inklokt.
Natuurlijk moet zijn Dimona-type wel correct staan in ons systeem.
Je bent zelf afwezig
Misschien heb je meerdere vestigingen? Of heb je een momentje vakantie gepland voor jezelf maar blijft jouw zaak wel open,.. dat zijn maar enkele situaties waarin je niet aanwezig kan zijn op de werkvloer om alles te controleren. Het is op zo’n moment dat er mogelijk wel eens missing gebeurt. Misschien vergat je een Dimona aan te vragen voor jouw vertrek, misschien valt er iemand ziek, maar missen is ook menselijk.
Hoe kan je op zo’n momenten op beide oren slapen:
- Controleer of je werknemers het juiste statuut en Dimona-type hebben voor jouw afwezigheid.
- Geef zeker jouw e-mailadres in bij de notificaties zodat je op de hoogte wordt gehouden van eventuele fouten.
- Wanneer jouw medewerkers de tijdsregistratie correct gebruiken, verloopt alles verder automatisch.
Dankzij onze notificaties kan je direct bij problemen een mailtje of SMS ontvangen. Zo blijf je altijd op de hoogte.
De link met de tijdregistratie
Hoe dit allemaal kan geautomatiseerd worden? Wel, door de link met onze tijdregistratie app.
Concreet houdt dit in dat jouw personeel onze tijdregistratie gebruikt, dit kan via een hardware toestel maar ook gewoon via een tablet of smartphone.
Elk personeelslid krijgt een code waarmee ze kunnen inklokken. Indien je in het profiel hebt ingevuld dat er voor deze persoon een Dimona moet worden gemaakt, zal dit automatisch gebeuren bij het inklokken. Indien de Dimona al is aangemaakt vanuit de planning wordt de Dimona vanzelf geüpdatet met de correcte inkloktijd.
Daarnaast wordt er ook steeds een automatisch update naar de RSZ verstuurd bij het uitklokken. Zo moet je dit zelf niet meer handmatig aanpassen wanneer iemand langer werkt, of vroeger stopt.
Als laatste hebben we nog een controle wanneer er iemand niet op de werkvloer verschijnt. Er wordt dus die dag geen tijd geregistreerd en ons systeem zal voor jou die dimona automatisch annuleren.
De Dimona-regels blijven wel gelden
Je had misschien gehoopt dat de Dimona-regels zouden versoepelen wanneer je gebruik maakt van een automatisch systeem, dat is niet het geval. De bestaande regels blijven gelden. Weet je niet over welke regels we het hier hebben? Lees dan even dit artikel.
Wat er wel gebeurt dankzij Strobbo is dat je op de hoogte blijft van mogelijke errors en fouten. Zo krijg je een foutmelding op jouw planning wanneer je een extra meer dan 3 dagen na elkaar inplant. Maar ook wanneer het misloopt met de Dimona’s kan je hier een notificatie via mail of sms van krijgen. Zo kan je toch nog tijdig ingrijpen wanneer nodig.
Strobbo is een gemakkelijke oplossing
Je hebt het misschien al uit bovenstaande tekst kunnen afleiden, maar Strobbo is op dit gebied een makkelijke oplossing om jouw volledige Dimona-proces te automatiseren. Zo kan jij de focus leggen op wat echt telt in jouw onderneming.
Benieuwd hoe Strobbo jouw planning kan automatiseren?
Met Strobbo automatiseer je snel en makkelijk jouw Dimona-aangiftes. Maak je planningen digitaal en stuur ze naar jouw medewerker met één druk op de knop. Hou rekening met de beschikbaarheid van jouw personeel, hun afwezigheden en vakantiedagen. Gebruik de rapportage-module om nog extra inzichten te krijgen over de omzet en loonkosten. Meer weten over de voordelen voor jouw onderneming? |
