Wat kijken we samen met jullie uit naar heropening van de horeca! Om dit in vlotte banen te leiden willen jullie daar uiteraard optimaal in ondersteunen. Daarom bezorgen we hier graag een overzichtje over de dingen die je in orde kan brengen voor de heropening van jouw horeca-onderneming. We denken hierbij niet enkel aan de personeelsplanning, maar ook aan leveranciers. Zo kan jij helemaal voorbereid jouw zaak heropstarten en vergeet je geen belangrijke details.
> 1. Is iedereen nog beschikbaar (op de geplande momenten)?
> 2. Maak een plan van aanpak en communiceer met jouw mensen
> 3. Zijn alle personeelsgegevens nog up to date?
> 4. Heb je al de nodige documenten in orde gebracht?
> 5. Hou rekening met de geldende regels.
> 6. Fris jouw kennis op.
> 7. Contacteer jouw leveranciers.
> 8. Tease jouw klanten
Wanneer onze geliefde horeca opnieuw zijn deuren mag openen, wil jij je goed voorbereidt voelen. Dan is deze blogpost zeker eentje om te onthouden. We denken hierbij aan de personeelsplanning die kan wijzigen omdat de bezetting mogelijk anders is dan in normale omstandigheden. Daarnaast ben je misschien van plan om jouw openingsuren te wijzigen om zo optimaal jouw zaak gevuld te krijgen tijdens de volgende periode. Er gaat heel wat door jouw hoofd, vandaar dat wij het even voor jou allemaal op een rijtje zetten zodat jij je kan focussen op het managen van jouw zaak.
1. Is iedereen nog beschikbaar (op de geplande momenten)?
Ook deze vraag is onderdeel van de personeelsplanning die samenhangt met de heropening van jouw zaak.
Heb je er al over nagedacht dat sommige studenten een andere studentenjob hebben gevonden? Misschien kan je niet meer op dezelfde momenten op hun rekenen? Contacteer daarom best jouw personeelsleden voor de opening. Je kan dit best doen voor jouw flexibele medewerkers, maar ook voor jouw vaste medewerkers.
Maak je al gebruik van Strobbo, geef dan zeker door aan jouw personeelsleden dat ze hun beschikbaarheden moeten doorgeven.
2. Maak een plan van aanpak en communiceer met je mensen
Een heropening is altijd speciaal, het is dus een goed idee om een planning te maken op voorhand zodat je niet last minute geconfronteerd wordt met dingen die je over het oog gezien hebt.
Maak een high level project plan waarin je noteert per week of dag welke taken je nog moet uitvoeren. Begin bij het resultaat. Hierbij een voorbeeld, als je het doel stelt om jouw personeel klaar te hebben om terug aan de slag te gaan is het goed dat je
- In de week voor de heropening trainingen gaat voorzien.
- 2 weken vooraf weet welke personeelsleden deel uitmaken van de nieuwe crew, zij hebben ook training nodig.
- Zoek je nieuwe medewerkers, dit duurt vaak enkele weken, zorg dus dat je minstens 4 weken voor de heropening weet wie van jouw huidige crew terug komt.
Communiceer de planning met jouw werknemers (bijvoorbeeld via Strobbo), zo weten ze wat op hun af komt en kunnen ze in hun agenda hier rekening mee houden.
3. Zijn alle personeelsgegevens nog up-to-date
Het is een vervelend klusje, maar wanneer je jouw personeelsgegevens up-to-date hebt kan je iedereen veel makkelijker bereiken voor bijvoorbeeld het uitsturen van de personeelsplanning of een ziekte te vervangen. Daarnaast levert het jou op lange termijn enkel tijdwinst op.
Vragen die je je hierbij kan stellen zijn bijvoorbeeld:
Heb ik van al mijn medewerkers volgende gegevens:
-
- Heb ik van iedereen het verblijfadres en vestigingsadres (voor studenten).
- Verzamel van iedereen het telefoonnummer en het e-mailadres.
- Heeft iedereen zijn bankrekeningnummer al doorgegeven?
- Heb je van iedereen een rijksregisternummer?
Ga je verder naar de gegevens die voor jouw onderneming van belang zijn dan denken we aan:
- Is het uurloon van iedereen nog up to date?
- Wijzigde iemand van statuut?
- Wat zijn de contractuele uren?
- Heeft iedereen nog de correcte vakantie-uren?
- Wijzigde iemand zijn contractuele uren en wat is hiervan de invloed op de personeelsplanning?
4. Heb je al de nodige documenten in orde gebracht?
We denken hierbij aan de volgende documenten:
- De studentcontracten.
- Raamovereenkomsten van de flexmedewerkers.
- De contracten van het vast personeel.
- Het verplaatsingsdocument.
Mogelijks moet je opnieuw werken met een reservatiesysteem en registratieformulier. Hier hebben de meeste horeca-ondernemers al ervaring mee door de maatregelen uit de voorbije lockdown.
Wat we zien in bepaalde sectoren is dat er een “corona-verantwoordelijke” moet worden aangeduid. Deze persoon moet op de hoogte zijn van alle regels, maar is ook het aanspreekpunt. Heb jij zo al iemand uit jouw team gekozen? Of neem je die taak zelf op jou. Kies zeker iemand die voldoende leiding kan nemen, verantwoordelijkheidszin heeft en mensen waar nodig kan trainen.
5. Hou rekening met de geldende regels.
Hou zeker rekening met de regels die gelden in verband met het inplannen van jouw personeelsleden en de tijdelijke werkloosheid. Lees zeker deze blog, met weetjes over de tijdelijke werkloosheid, nog even na.
We zijn nog niet op de hoogte van al de voorwaarden waaraan de horeca moet voldoen, dus momenteel is het ook moeilijk om hier een volledig overzicht over te geven. Tafels van 4? Of misschien toch van 6? Plexiglas? Helaas, we zouden jullie hier heel graag concrete tips over meegeven, maar momenteel kunnen we je enkel verwijzen naar deze blogpost over mogelijke oplossingen.
6. Fris jouw kennis op
Werk je met een tool zoals Strobbo voor de personeelsplanning, ga dan vooraf even door de bestaande handleidingen. Dit zal je veel tijd besparen.
Eentje die we iedereen aanraden is zeker deze over de dimona’s, want extra controle door de RSZ willen we allemaal vermijden.
Andere tools waar je bijvoorbeeld gebruik van kan maken zijn het payroll-programma van het sociaal secretariaat, jouw kassa-systeem. ….
Fris ook niet enkel jouw kennis op maar plan ook een moment in om jouw personeel van training te voorzien. Ze gaan ongetwijfeld nog weten hoe ze klanten moeten verwelkomen, maar we geven je in deze blogpost nog enkele tips mee om jouw personeel echt klaar te maken voor de heropening.
7. Contacteer jouw leveranciers
Voor de heropening wil je natuurlijk ook zeker zijn dat alle producten op tijd geleverd kunnen worden. Neem dus zeker contact op met jouw leveranciers. Misschien kunnen jullie ook elkaar nog helpen in de maand voor de heropening.
8. Tease jouw klanten
Vergeet nooit jouw social media up to date te houden! Zorg ervoor dat jouw klanten je ook niet kunnen vergeten in de aanloop naar de heropening. Zet je openingsdata online. Heb je een speciale actie zet die in de kijker. Vergeet ook nooit om jouw website up to date te houden.
Of je al reservaties aanneemt is up to you. Helaas weten we nog niets over de maatregelen en voorwaarden voor de heropening. Als je werkt met reservaties kan je natuurlijk iets beter jouw personeelsplanning voorbereiden. Je wint zo tijd in het maken van jouw planning, maar mogelijk moet je gasten teleurstellen omdat je toch minder plaats kan bieden bij de heropening dan verwacht.
Ja de heropening van de horeca, daar komt inderdaad veel bij kijken. Wees dus goed voorbereid en hopelijk helpt onze checklist jou voor een vlotte heropening.
Wij wensen alle horeca-uitbaters heel veel succes.
Benieuwd hoe flexibele personeelsplanning jouw omzet kan verhogen?
Met Strobbo automatiseer je snel en makkelijk je flexibel personeelsbeheer en planning. Profiteer van automatische dimona aangiftes, maak je planningen digitaal en stuur open werktijden door met één druk op de knop. Meer weten over de voordelen voor jouw horecazaak? |
