Rooster maken
Hoe maak je een goed werkrooster?
Een goed werkrooster houdt rekening met volgende punten:
- De beschikbaarheden en afwezigheden van de personeelsleden
- Het aantal uren nodig dat een personeelslid moet werken op een week
- Het aantal mensen/uren nodig om de taken efficiënt uit te voeren
- Rekening houden met de nodige omzet/weersverwachting
Manuele werkroosters versus roostersoftware: wat is de beste keuze?
Manuele werkroosters
Planners die handmatig een rooster of planning maken, bijvoorbeeld op papier of in Excel, ondervinden vaak verschillende problemen. Deze traditionele methoden zijn vaak foutgevoelig en kunnen leiden tot aanzienlijk tijdverlies en fouten in je personeelsplanning of werkschema.
Fouten in een papieren rooster kunnen betekenen dat je helemaal opnieuw moet beginnen, terwijl fouten in Excel snel ontstaan en wijzigingen moeilijk te verwerken zijn. Bovendien moet je het aangepaste rooster handmatig met je personeel delen, wat tijdrovend is en veel minder efficiënt dan met roostersoftware.
Roostersoftware
Roostersoftware biedt aanzienlijke voordelen ten opzichte van manuele methodes. Deze software verzamelt alle gegevens op één centrale plek, wat zorgt voor een overzichtelijke en efficiëntere personeelsplanning. Met roostersoftware kun je eenvoudig roosters aanmaken, kopiëren en plakken, en wijzigingen snel doorvoeren.
Het delen van roosters met je medewerkers gaat met slechts één druk op de knop, wat de communicatie vergemakkelijkt en de administratieve lasten vermindert.
Daarnaast is roostersoftware overal toegankelijk, wat betekent dat je de planning kunt beheren en aanpassen, ongeacht je locatie. Dit verhoogt de snelheid en efficiëntie van je personeelsplanning, vermindert de kans op fouten en maakt het gemakkelijker om roosters te delen en bij te werken.
Hoelang duurt het om een werkrooster te maken?
Het opstellen van een personeelsplanning met Excel of op papier kan veel tijd kosten. Elke wijziging vereist vaak dat je opnieuw begint, wat veel tijd kost.
Bij het gebruik van roostersoftware wordt de personeelsplanning een stuk eenvoudiger. Met geautomatiseerde roostersoftware kun je snel en gemakkelijk je planning aanpassen, wat je veel tijd bespaart.
Hoe groter je onderneming, des te meer je de voordelen van roostersoftware zal ervaren.
Heb je een horecazaak, zoals een café, bar, lunchroom, brasserie, bistro, eetcafé, cafetaria, frituur, bakkerij of werk je in de retail (kledingketen, supermarkt, warenhuis, schoenenwinkel, kledingwinkel, boekhandel, …), dan kunnen handmatige werkroosters leiden tijdverlies, fouten en frustraties. Met software voor personeelsplanning of roostersoftware maak je je planning veel efficiënter op.
Door over te stappen op roostersoftware kun je de tijd die je kwijt bent aan het maken en beheren van roosters drastisch verminderen, wat leidt tot een efficiëntere en meer georganiseerde personeelsplanning. En bijgevolg een beter werkende horecazaak of retailonderneming.
Waaraan voldoet een goed werkrooster?
Een goed werkrooster voldoet aan verschillende essentiële criteria om een efficiënte personeelsplanning te waarborgen.
De belangrijkste aspecten waaraan een effectief rooster moet voldoen:
- Rekening houden met beschikbaarheden en afwezigheden
Een goed werkrooster houdt nauwkeurig rekening met de beschikbaarheid en afwezigheden van je personeel. Dit zorgt ervoor dat medewerkers worden ingepland op momenten dat zij daadwerkelijk beschikbaar zijn en dat verlofaanvragen correct worden verwerkt. - Respecteren van contractuele uren
Het rooster houdt rekening met de contractuele uren van elk personeelslid. Hierdoor worden medewerkers ingepland volgens hun contractuele verplichtingen, wat bijdraagt aan een eerlijke verdeling van werktijden en voorkomt over- of onderbezetting. - Duidelijke en tijdige communicatie
Het rooster wordt tijdig gedeeld met je personeel, zodat zij voldoende op tijd op de hoogte zijn van hun werktijden en werkplekken. Dit bevordert efficiënte personeelsplanning en voorkomt last-minute verwarring. - Efficiënte doorvoering van wijzigingen
Wijzigingen in het rooster kunnen snel en gemakkelijk worden doorgevoerd met personeelsplanning software. Zodra er aanpassingen zijn, worden medewerkers onmiddellijk geïnformeerd over de nieuwe planning, wat de transparantie en flexibiliteit vergroot. En tevreden medewerkers uiteraard. - Optimalisatie van werk- en rusttijden
Een goed rooster zorgt voor een evenwichtige verdeling van werk- en rusttijden, rekening houdend met de behoeften en voorkeuren van medewerkers. Dit draagt bij aan een gezonde werk-privébalans en vergemakkelijkt het rooster maken. - Toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid
Het rooster moet eenvoudig toegankelijk zijn via een gebruiksvriendelijke tool of app. Dit maakt het mogelijk om de planning overal te bekijken en te beheren, wat de personeelsadministratie vergemakkelijkt. - Overzichtelijke urenregistratie
Het rooster biedt een helder overzicht van de urenregistratie en prestaties van medewerkers, waardoor je eenvoudig kunt controleren of de contractuele uren zijn nageleefd en of de planning effectief is. - Voldoen aan regelgeving
Het rooster houdt rekening met relevante arbeidswetgeving en cao-afspraken, zoals maximale werkuren en verplichte rustperiodes, om juridische complicaties te vermijden. - Aanpassing aan piek- en daluren
Het rooster moet flexibel genoeg zijn om te reageren op piek- en daluren binnen je onderneming. Dit zorgt voor een optimale personeelsbezetting op drukke momenten en helpt bij het efficiënt personeelsplanning opstellen. - Integratie met andere systemen
Zorg voor een koppeling tussen je personeelsplanning software en andere systemen, zoals een POS-systeem, kassasysteem, interimkantoor of sociaal secretariaat om een naadloze personeelsadministratie te garanderen en de algehele efficiëntie te verbeteren.
Horeca werkrooster voorbeeld
Een horeca werkrooster kan dagelijks variëren en moet flexibel zijn om in te spelen op de wisselende behoeften van je zaak.
Of je nu een restaurant, een café, een hotel of een eetcafé runt, een goed opgesteld rooster houdt rekening met de diverse statuten binnen de horeca, zoals studenten en flexi-medewerkers, die vaak deel uitmaken van je personeel.
Een werkplanning maken in de horeca vereist aandacht voor contractuele uren, maar ook voor de beschikbaarheid van medewerkers met verschillende werkstatuten.
Dankzij een efficiënte personeelsplanning software kunnen medewerkers eenvoudig hun beschikbaarheden doorgeven en zelf aangeven wanneer zij beschikbaar zijn voor shifts. Dit maakt het makkelijker om de planning op te stellen, doordat je in één overzicht ziet wie wanneer beschikbaar is.
Bij het opstellen van een horeca werkrooster kun je de volgende voordelen ervaren:
- Flexibel inspelen op wisselende behoeften
Of je nu een drukke zaterdagavond in een brasserie of een rustige doordeweekse lunch in een hotelrestaurant hebt, je rooster past zich gemakkelijk aan op basis van dagelijkse veranderingen in de werkdruk en het aantal gasten. - Efficiënt omgaan met diverse statuten
In een eetcafé of frituur kan je medewerkers met verschillende statuten zoals studenten en flexi-medewerkers effectief inplannen. Ze hebben vaak andere beschikbaarheden, wat je rooster flexibel en dynamisch houdt. - Tijdswinst realiseren
Door medewerkers in bijvoorbeeld een fast casual restaurant zelf hun beschikbaarheid te laten doorgeven en hen te laten kiezen voor hun werktijden of shifts, bespaar je tijd bij het opmaken van de planning. Dit maakt het rooster minder foutgevoelig en vermindert de noodzaak voor frequente wijzigingen. - Nauwkeurige planning
Of je nu werkt in een lunchroom, een hotelbar of een sterrenrestaurant, de mogelijkheid om medewerkers direct uit te nodigen voor beschikbare shifts en hun beschikbaarheid te monitoren, maakt een efficiënte en foutloze planning mogelijk die optimaal aansluit bij de behoeften van je horecagelegenheid.
Door gebruik te maken van een horeca werkrooster dat al deze elementen omvat, kun je zorgen voor een soepel verloop van de bedrijfsvoering en een hogere tevredenheid onder je personeel in elke horecazaak, van een casual diner tot een chique restaurant.
