Laat je niet vangen door een fout in de planning

Je kan het je misschien wel inbeelden? Een zonnige vrijdagnamiddag, je terras stroomt vol, maar er klopt iets niet. Je mist namelijk iemand in de bediening. Rita is er niet. Rita die nog nooit een dag heeft gemist sinds ze bij jou is gestart. Bizar, je belt haar op even te vragen waar ze blijft. Mogelijks is er wel iets ernstigs gebeurd. Rita valt uit de lucht. Ze stond toch helemaal niet op de planning… . Je gaat snel naar binnen en controleert het Excel-bestand, inderdaad, Rita haar vakje is leeg gemaakt terug. Een kleine sneltoetscombinatie brengt je hele vrijdagplanning in de war. Laat je dus niet vangen door een fout in de planning, zo’n fout kan je niet enkel omzet kosten maar ook de loonkosten omhoog jagen. 

>  Hoe kan een fout in jouw planning sluipen?
>  Stoorzenders in het plannen
>  Herken populaire momenten
>  Te hoge loonkosten
>  Hoe kan je dit allemaal voorkomen?

 

fout in de planning

 

Laat je niet vangen door een fout in de planning

 

Hoe kan een fout in jouw planning sluipen?

 

Te laat en te snel

 

Een van de grootste oorzaken die voor fouten in de planning zorgen is dat je te laat aan de planning start.  Je doet “snel snel” de planning tussendoor en je houdt geen rekening met bijvoorbeeld de weersvoorspelling. Of je hebt zelf helemaal geen idee wat de weersverwachtingen zijn. Het wordt helemaal erg als je dan ook nog eens een afwezigheid van een medewerker vergeet.  Het zijn herkenbare situaties die er voor zorgen dat er wel eens fouten durven.

Je kan dit oplossen door een vast tijdstip in jouw agenda te zetten dat je gebruikt om het rooster op te maken. Kies een bepaalde dag of beter nog zelf een bepaald tijdstip. Geef ook zeker een deadline aan jouw medewerkers,  voor een bepaalde datum moeten ze namelijk hun vakanties, afwezigheden doorgeven.

Naast bovenstaand voorbeeld herkennen we ook vaak “paniek bij last minute” wijzigingen. Ga niet haastig tekeer. Maar zet alles even op een rijtje. Het heeft geen zin om als een gek te beginnen over en weer te mailen/sturen. Neem al de beschikbaarheden van jouw medewerkers erbij. Kijk even wie er op dit moment beschikbaar is. Zo beperk je je een hoop onnodige telefoontjes (en werk).

Verstuur je jouw planning op het laatste moment, dan zorg je ook dat jouw personeelsleden moeilijk zelf iets kunnen inplannen. Dit zorgt ongetwijfeld ook voor een minder positieve werksfeer.

Communicatie zit stroef

 

Communicatie over de planning naar jouw personeelsleden is enorm belangrijk. Niet enkel over de planning maar ook over de manier van werken. Stel je zet een medewerker (Jan) op de planning. Die wisselt onderling met een andere collega (Dora)  zonder dat je hier van op de hoogte bent. Jan heeft geen dimona nodig, maar Dora wel een  Dimona-aangifte. Wanneer je dit door hebt is Dora al 2 uur aan het werk… . Stel je voor dat op dat moment de sociale inspectie over de vloer krijgt. Het zou zo maar eens kunnen gebeuren.

Daarnaast wordt er vaak via diverse kanalen gecommuniceerd, smsjes, telefoon, whats app, … . Het is normaal dat je op deze manier het bos door de bomen niet meer ziet. Andersom is het ook mogelijk dat jouw medewerkers door de overvloed aan communicatie ook een werktijd missen. Bespreek dus zeker hoe jouw medewerkers over hun planning moeten communiceren, wat de deadlines zijn, hoe ze jou kunnen bereiken,… .

Lees zeker onze blogpost over alle wettelijke punten van Dimona. 

Zorg ook zeker dat jouw medewerkers op de hoogte zijn van de planning. Wanneer de medewerkers thuis niet aan het rooster kunnen is het risico groter dat ze een shift vergeten.

Stoorzenders in het plannen


Als je personeelsleden vaak vragen om wijzigingen hebben ze die wijziging vaak nodig voor privé-redenen. Je wil als werkgever natuurlijk ook aan de vragen van jouw personeel voldoen. Daarnaast hoop je ook dat de werksfeer zo behouden blijft. Let toch op voor medewerkers die jouw planning vaak (bewust of onbewust) in het honderd laten lopen. Wees alert voor volgende stoorzenders in je personeelsplanning:

  • medewerkers die vaak vragen voor een wijziging in het weekend;
  • meerdere keren per week informeren of ze hun shift vroegtijdig mogen beëindigen;
  • wisselen met collega’s van populaire shiften omdat die mogelijks meer fooi opleveren;
  • niet komen opdagen wanneer ze een dagje vrij niet kunnen krijgen;
  • vragen om last-minute wijzigingen zonder geldige reden;

Let ook op, plan je iedereen te beperkt en laat je de medewerkers vaak overwerken dan ga je ook ontevredenheid creëren.

Herken populaire momenten

Om jouw planning te optimaliseren moet je natuurlijk de populaire momenten herkennen. Een persoon te weinig kan omzet-verlies betekenen. Maar ook stress op de werkvloer. Die momenten vragen extra aandacht. Hou hier dus rekening mee wanneer je jouw planning opmaakt.

Te hoge loonkosten

Je wil voorkomen dat je op het einde van de maand meer loonkosten kwijt bent dan dat je eerst had gedacht. Het is daarom belangrijk om de loonkost te vergelijken met de omzit die je draait. Je moet nu eenmaal jouw personeel betalen voor hun gewerkte uren, ook al heb je minder omzet gedraaid.  Een belangrijk voorbeeld is heb je een medewerker die een 30 uren contract heeft. Die ga je altijd 30 uur moeten betalen, ook al heb je hem minder ingepland.

Zorg voor een goede afwisseling met jouw flexibel personeel en jouw vast personeel. Gebruik jouw flexibele medewerkers voor gaten op te vullen. Een ander puntje waar je moet op letten is dat je mensen niet te lang laat werken. We denken hierbij aan de dag- en weekgrenzen (11uur/dag en 50 uur/week). Ga je hierover dan moet je natuurlijk jouw personeel ook duurder betalen.

 

Hoe kan je dit allemaal voorkomen?

Via een personeelsplanningstool kan je heel wat van bovenstaande punten counteren.
Strobbo helpt je daar me opweg:

  • Strobbo zorgt voor een vlotte communicatie tussen personeelsleden en hun werkgevers.
  • Jouw personeel kan hun beschikbaarheid en vakantiedagen doorgeven.
  • Jij kan op basis van deze gegevens een planning opmaken.
  • Je verzamelt alle informatie op 1 plaats.

 

Benieuwd hoe Strobbo jouw planning kan automatiseren?

 

Met Strobbo automatiseer je snel en makkelijk jouw Dimona-aangiftes. Maak je planningen digitaal en stuur ze naar jouw medewerker met één druk op de knop. Hou rekening met de beschikbaarheid van jouw personeel, hun afwezigheden en vakantiedagen.  Gebruik de rapportage-module om nog extra inzichten te krijgen over de omzet en loonkosten. updaten dankzij een link met onze tikklok.

Meer weten over de voordelen voor jouw horeca-onderneming?

Ontdek Strobbo voor Horeca

 

Heb je een vraag?
Wij helpen je graag!