Wanneer je aan december denkt denk je niet alleen aan de feestdagen maar ook aan de HR-administratie die bij een nieuw jaar hoort. Wij geven je nu al even een overzicht van HR – items die je moet behandelen zodat je met een gerust hart kan overgaan naar 2020 als ondernemer. Zo denk je misschien aan de vakantiedagen van de medewerkers maar dat is lang niet alles.
HR-administratie die bij de jaarwisseling hoort
Heeft iedereen zijn vakantiedagen opgenomen of ingepland?
Elke werknemer moet zijn wettelijke vakantiedagen voor het einde van het jaar hebben opgenomen. Als werkgever mag je niet beletten dat dit gebeurt, je kan hier zelfs een boete voor krijgen. Bekijk als werkgever de saldo’s van de werknemers en verzoek de mensen met een openstaand saldo om de resterende dagen op te nemen. Doe je dit via mail of brief dan heb je een bewijs voor de sociale inspectie.
Ook anciënniteitsdagen dienen voor het einde van het jaar te worden opgenomen en de teller van de flexibele uren moet ook op nul staan. Ook eventuele ADV-vakantiedagen moeten worden opgenomen voor het einde van het jaar.
Extralegale vakantiedagen mogen wel worden overgedragen naar het nieuwe jaar.
Heeft iedereen zijn (recuperatie-) feestdagen opgenomen?
Net zoals de wettelijke vakantie moet de werknemer alle (recuperatie-) feestdagen opnemen voor het einde van het jaar. De vervangingsfeestdagen moeten voor 15 december zijn ingepland. Vooral indien je medewerkers werken op Kerstmis is dit belangrijk.
Hierbij ook alvast een overzicht van de feestdagen van 2020:
- Nieuwjaarsdag woensdag 1 januari 2020
- Paasmaandag maandag 13 april 2020
- Feest van de Arbeid vrijdag 1 mei 2020
- Hemelvaartdag donderdag 21 mei 2020
- Pinkstermaandag maandag 1 juni 2020
- Nationale feestdag dinsdag 21 juli 2020
- Tenhemelopneming zaterdag 15 augustus 2020
- Allerheiligen zondag 1 november 2020
- Wapenstilstand woensdag 11 november 2020
- Kerstmis vrijdag 25 december 2020
Gebruikt u Bruto Netto Overuren, vernieuw dan het akkoord
Als je gebruik maakt van de Bruto Netto Overuren moet je elk half jaar een akkoord laten ondertekenen door de werknemer. Het makkelijkst voor jou als werkgever is om elke voltijdse arbeider het akkoord te laten ondertekenen op 1 januari en op 1 juli. Zo raak je het zeker niet uit het oog.
Wanneer je dit akkoord niet hebt laten ondertekenen door de werknemer dan moet je net zoals vroeger de overuren kunnen motiveren indien je de sociale inspectie over de vloer krijgt.
Heeft elke flexi nog een raamovereenkomst?
Elke flexi-medewerker heeft een raam- en arbeidsovereenkomst nodig. De raamovereenkomst bevat de basisvoorwaarden voor de flexi-job.
De raamovereenkomst moet minstens de volgende vermeldingen bevatten:
- de identiteit van beide partijen;
- de wijze waarop en de voorafgaande termijn waarbinnen de flexi-jobarbeidsovereenkomst door de werkgever aan de werknemer moet worden voorgesteld. Hier moet dus bepaald worden hoeveel op voorhand de werkgever de werknemer zal oproepen en via welk communicatiemiddel hij dit zal doen (telefoon, mail, sms,…);
- een beknopte beschrijving van de uit te oefenen functie;
- het flexiloon waarop de werknemer aanspraak kan maken;
- de voorwaarden om als flexi-jobwerknemer te kunnen werken.
Je kan de termijn van de raamovereenkomst als werkgever zelf kiezen. Zet je dit op 1 jaar dan is 1 januari wederom een strategische datum. Op deze link vind je meer informatie over de raamovereenkomst.
Heeft iedereen zijn eco-cheques al ontvangen en zijn de nieuwe al besteld.
Niet te vergeten op het lijstje van to-do’s voor de HR-administratie zijn de ecocheques. Elke werknemer van PC 302 heeft recht op ecocheques, dat geldt ook voor extra’s en flexi’s. Studenten hebben helaas geen recht op ecocheques. De ecocheques mogen een waarde hebben van maximaal €250 in totaal. Dit is voor werknemers die gewerkt hebben van 1 december (van het voorgaande jaar) tot en met 30 november (van het huidige jaar).
Wisselen van sociaal secretariaat?
Wil je wisselen van sociaal secretariaat hou dan rekening met de opzeggingstermijn en doe zeker de aanvraag op tijd (6 maanden op voorhand). Bij de meeste sociaal secretariaten geldt een minimum termijn van het contract, vaak is deze 3 à 4 jaar, maar let op, dat is helemaal niet wettelijk. Met een goede onderhandeling zou je dit kunnen terugbrengen naar 1 jaar.
Hou er rekening mee dat de overstap nieuwe opleidingen met zich kan meebrengen. Zo wordt er vaak een opleiding gegeven om kennis te maken met het nieuwe software-pakket.
