Kom je door onvoorziene drukte in je zaak in de problemen met je horeca-planning? Of ligt een winkelmedewerker een tijdje uit door een blessure? Last minute extra werkkrachten zoeken is niet gemakkelijk. Met Strobbo vereenvoudigen we je zoektocht. Met open werktijden worden je medewerkers meteen op de hoogte gebracht van een openstaande shift en vind je snel dat extra paar helpende handen voor de gaten in je personeelsplanning.
> Twee manieren om de open werktijden in te zetten
> Approval mode om je personeel slim in te zetten
> Herinneringen via e-mail en SMS
> Planningen kopiëren en sjablonen maken
> Standaard werktijden
> Maak een kopie van je planning
> Planningssjablonen: de weg naar je planning op maat
> Een personeelsplanning die klopt, dankzij Strobbo
Twee manieren om de open werktijden in te zetten
Met open werktijden krijgen je medewerkers in de personeelsplanning de openstaande shiften te zien. Je kan ervoor kiezen om volgens het first come, first served-principe te werken. De eerste collega die op de shift reageert, wordt meteen ingeboekt. Dat is doorgaans de snelste manier om je zaak van het nodige extra personeel te voorzien, zonder te veel omwegen.
Maar als ervaren horeca- of retailondernemer weet je dat niet elke werkkracht dezelfde is. Een jobstudent heeft niet dezelfde ervaring als een vaste medewerker die je al vier jaar ondersteunt. Daarom ontwikkelden we bij Strobbo de approval mode voor de open werktijden.
Approval mode om je personeel slim in te zetten
Het principe blijft hetzelfde: je duidt in het online werkrooster aan dat je extra mensen nodig hebt. Maar de openstaande shiften gaan niet automatisch naar de eerste werkkracht die reageert. Jij als werkgever of personeelplanner kan eerst goedkeuren of de werkkracht die zich aanmeldt geschikt is voor de opdracht.
Op die manier kan je je sterkste collega’s inzetten op momenten dat het drukker is en kan je je minder ervaren personeel vlieguren laten opdoen tijdens iets minder drukke momenten. Eens je de goedkeuring hebt gegeven, worden je medewerkers op het gewenste moment ingepland en worden ze meteen verwittigd over de nieuwe shiftplanning.
Herinneringen via e-mail en SMS
Of je nu met het first come, first served-principe werkt of met de approval mode: de open werktijden worden efficiënt via e-mail en SMS gecommuniceerd. Zo zijn je collega’s snel op de hoogte van je extra hulpvraag. Bovendien kan je ook manueel een herinneringsbericht sturen, wanneer de eerste reacties even op zich laten wachten.
Personeelsplanning kopiëren en sjablonen maken
De open werktijden zijn niet de enige manier waarop de personeelsplanning-software van Strobbo je tijd laat winnen. Zo kan je ook werken met standaard werktijden, gekopieerde planningen en planningssjablonen.
Standaard werktijden
Werk je met vaste shiften die altijd op hetzelfde uur beginnen en eindigen? Dan kan je heel gemakkelijk een standaard werktijd aanmaken in je planning. Zo’n standaard werktijd komt elke week automatisch terug, zodat je die shiften niet meer manueel moet aanmaken in je personeelplanning.
Maak een kopie van je planning
Draait je zaak een tijdje met een vast team, waarvan de medewerkers zo goed als voortdurend dezelfde beschikbaarheden hebben? Dan kan je de planning van de vorige week kopiëren naar de volgende week en de werktijden verzenden naar je personeel. Je medewerkers worden daardoor op de hoogte gebracht van de dagen waarop je ze verwacht en jij kan gemakkelijk enkele weken vooruit plannen. Eventuele problemen zijn daardoor al sneller zichtbaar.
Planningssjablonen: de weg naar je planning op maat
Ten slotte kan je ook werken met planningssjablonen. Stel dat je planning er regelmatig hetzelfde uitziet, dan kan je die opslaan als een sjabloon. Als je dan exact dezelfde planning moet opmaken, dan kan je simpelweg dat sjabloon in je planning inladen, even controleren of alles goed staat en de planning verzenden. Geen zorgen: je kan de planning achteraf nog altijd aanpassen
Een personeelsplanning die klopt, dankzij Strobbo
Of je nu de personeelsplanning voor een retail-zaak of de horeca-planning maakt, dankzij de open werktijden, planningskopieën en planningssjablonen in Strobbo moet je nooit meer van nul beginnen als je aan het uurrooster begint. Bovendien is de planning altijd aanpasbaar en krijg je een overzichtelijke, visuele weergave van je ingeplande werkkrachten. Omdat je medewerkers op voorhand hun beschikbaarheden doorgeven, dienen eventuele problemen door te weinig beschikbaar personeel zich op tijd aan.
Bovendien helpt Strobbo je bij het bijhouden van vakantiedagen, het maken van de verlofplanning, je digitale tijdregistratie en kan je de online tool zelfs koppelen met je loonadministratie. Wist je dat het programma zelfs automatische Dimona’s aanmaakt en naar de RSZ verstuurt?
Benieuwd hoe jij Strobbo kan inschakelen?
Strobbo is een hr-platform dat ondernemingen helpt om de administratie van flexibele werknemers te automatiseren. We bieden met onze software een oplossing voor het beheer van beschikbaarheden, werkroosters, personeelsplanning, tijdregistratie en en helpen jou bij een stipte uitbetaling op het eind van de maand. |
