Voorheen Onlinewerkrooster

Hoe weet je hoeveel mensen je moet inplannen?

De werkdruk voorspellen in je zaak is niet altijd gemakkelijk. Er zijn dan ook veel factoren die een rol spelen: het weer, de periode van het jaar en zelfs de economische situatie van dat moment. Te veel of te weinig personeel inplannen is vervelend, maar je kan het vermijden. Met Strobbo krijg je inzicht in de te verwachten werkdruk en plan je vaker het juiste aantal medewerkers in. Resultaat? Meer efficiëntie in je personeelsplanning en … tevreden werknemers.

> Leren uit het verleden
> Personeelsplanning retail en horeca
> Een retail- of horecaplanning in twee richtingen
> Tips voor een personeelsplanning die klopt

afbeelding van een kledingwinkel met medewerkers die correct werden ingepland in de medewerkersplanning.

Leren uit het verleden

Door je planningen uit het verleden te analyseren, krijg je inzicht in de benodigde hoeveelheid personeel op een bepaald moment van het jaar. Gebruik die inzichten om een eerste basisplanning op te stellen. Die verzend je naar je werknemers, die hun openstaande werktijden kunnen aanvaarden of afwijzen. Je kan het voorstel voor de personeelsplanning wijzigen of goedkeuren, waarna Strobbo de beschikbare werkkrachten automatisch gaat inplannen. Zo sla je twee vliegen in één klap: je krijgt een correcte personeelsplanning én je medewerkers worden via mail en/of sms op de hoogte gebracht van hun uurrooster.

💡Manuele personeelsplanning in Strobbo

 

Ook zonder de AI-integratie helpt Strobbo je personeel efficiënter in te plannen. Zo kan je planningen kopiëren of exporteren naar een sjabloon. Zo kan je je gemakkelijk baseren op de gegevens uit de vorige jaren om je personeel juist te kunnen inschatten.

Kijktip: bekijk hier onze uitgebreide uitleg over de AI-tool van Strobbo

Personeelsplanning retail en horeca

Strobbo is door zijn slimme werking inzetbaar in zowel retail– als horeca-ondernemingen. Je kan het online roosterprogramma gebruiken voor het bijhouden van vakantiedagen, als tijdsregistratiesysteem, voor je automatische Dimona-aangifte (voor studenten en flexi’s) en als slim planningsysteem. Strobbo maakt een personeelsplanning op maat van elke bedrijfstak die met flexibele medewerkers werkt, en voorziet bovendien ook rapportage en een koppeling met de loondadministratie. Het spreekt voor zich dat Strobbo dus ook een handige tool is wanneer je de sociale inspectie op bezoek krijgt.

Een retail- of horecaplanning in twee richtingen

Een ander voordeel aan Strobbo is dat je open werkuren kan uitsturen naar je werknemers. De eerste die reageert, krijgt de shift. Zo legt de planningspuzzel zich veel sneller dan wanneer je zelf elke collega moet opbellen en de planning manueel moet bijstellen. Reageert er niemand? Dan blijft de open werktijd beschikbaar tot een medewerker de shift alsnog claimt.

Tips voor een personeelsplanning die klopt

Naast een handige planningstool, zijn er natuurlijk ook nog enkele best practices uit het veld die je helpen om je personeel juist in te schatten. Deze checklist wijst je op verbeterpunten voor je planning. Maar we geven graag nog enkele tips mee.

1. Hou rekening met externe factoren

De drukte in je zaak wordt beïnvloed door een reeks van externe factoren. Met sommige factoren kan Strobbo rekening houden, andere factoren vragen om gezond verstand.

  • Het weer: Horeca-uitbaters met een groot terras weten dat ze veel volk mogen verwachten als er zonnig weer wordt voorspeld. Binnenspeeltuinen mogen dan weer een tandje bijsteken op druilerige, regenachtige dagen.
  • Seizoenaliteit: de drukste periodes voor retail en horeca liggen ongetwijfeld rond de feestdagen en bijvoorbeeld tijdens de solden. Je gezond verstand weet meteen dat je dan meer personeel moet inplannen. Ook Strobbo zal je op die patronen wijzen.
  • Actualiteit: ook de actualiteit kan een rol spelen in het aantal reserveringen of klanten die binnenlopen. Is een bepaald product schaars? Komt er een nieuw product uit waar veel mensen naar uitgekeken hebben? Of lanceer je binnenkort een nieuwe collectie? Dit zijn fenomenen waar zelfs de slimste AI-tools vandaag nog geen rekening mee kunnen houden. Een goede portie ondernemerszin en ervaring helpen hier om je personeelsplanning op punt te stellen.
  • Economie: ten slotte is de impact van de economische situatie in ons land niet te onderschatten. Zit de inflatie op een hoogtepunt? Dan gaan consumenten hun geld anders besteden. Luxeproducten en uitstapjes worden tot een minimum beperkt. Ook hier moet je zelf proberen inschatten wat de specifieke impact is op jouw zaak.
2. Voorzie altijd een buffer

Het is niet altijd even haalbaar, maar een back-up werknemer die je kan optrommelen in geval van onvoorziene drukte, is geen overbodige luxe. In Strobbo kan je daarom een open werktijd aanmaken, om te verzenden naar beschikbare extra werkkrachten. De eerste die reageert, krijgt de job. Als de werkgever dit goed kadert en de werknemers kan enthousiasmeren, ontstaat er een winnersmentaliteit om als eerste de werktijd te claimen.

 

Strobbo: jouw efficiënte planningstool

 

Strobbo maakt je personeelsplanning efficiënter, waardoor je tijd en geld bespaart. De beschikbare werkkrachten zijn in één oogopslag duidelijk en mogelijke planningsproblemen kan je goed op voorhand oplossen. Ontdek wat Strobbo voor jouw personeelsplanning kan betekenen. De zaakvoerder van Versuz schakelde een tijdje terug over op Strobbo en blikt daar in deze video tevreden op terug.

Ontdek Strobbo

Heb je een vraag?
Wij helpen je graag!