Padel is booming business. Overal in België schieten nieuwe terreinen uit de grond, clubs breiden uit en spelers reserveren massaal hun courts. Wat enkele jaren geleden nog een niche was, is vandaag een vaste waarde in het sport- en leisurelandschap. Arenal surft al tien jaar mee op die golf. Wat begon met één club in Brugge, groeide uit tot een netwerk van veertien locaties – elf in België en drie in Nederland. De focus ligt vooral op indoor padel. Op vijf locaties wordt dat aanbod aangevuld met leisureactiviteiten zoals een trampolinepark en Club & Climb.
> Wanneer planning ook topsport wordt
> Alles gebundeld in één tool
> Slim plannen met weer en loonkost
> Realtime zien wie aan het werk is
Wanneer planning ook topsport wordt
Maar booming business betekent ook: meer medewerkers, meer planning, meer complexiteit. “Toen we startten in Brugge deden we onze personeelsplanning gewoon via Excel en WhatsApp,” vertelt Elke Lemmens, commercieel manager van Arenal. “Dat werkte zolang we één club hadden. Maar zodra we onze tweede club in Mechelen openden, voelden we meteen: dit moet professioneler.”
Arenal sluit slechts twee dagen per jaar – Kerstmis en Nieuwjaar. “Voor de rest draait de organisatie elke dag”, vertelt Elke. “Met meer dan veertig vaste medewerkers en een grote poule flexi’s en jobstudenten – op grotere locaties tot vijftig medewerkers – is flexibiliteit cruciaal. Excelbestanden en losse WhatsApp-berichten bleken daarvoor niet langer geschikt. En al snel zijn we zo bij Strobbo uitgekomen.”
Alles gebundeld in één tool
Sinds de implementatie van Strobbo is de volledige personeelsadministratie gecentraliseerd. “De grootste verandering sinds we met Strobbo werken, is dat alles gebundeld zit in één tool,” legt Elke uit. “Van contractopmaak tot beschikbaarheden opvragen,personeelsplanning en verlofaanvragen, van Dimona-aangiftes tot het in- en uitklokken van medewerkers. Op het einde van de maand worden de uren geëxporteerd uit Strobbo en doorgestuurd naar ons sociaal secretariaat.”
Wat vroeger verspreid zat over verschillende systemen, zit vandaag samen in één platform. “Dat geeft rust en is enorm tijdbesparend,” zegt Elke Lemmens. “En de foutenmarge blijft echt minimaal. Strobbo is gewoon een superhandig platform!”
Slim plannen met weer en loonkost
“Mijn favoriete functie is dat je de weersvoorspelling ziet in je planning”, vertelt Elke. “Voor een indoor padelclub is dat echt essentieel. Bij slecht weer weten we dat het druk kan worden, terwijl het bij goed weer juist rustiger is. Je plant zo niet meer puur op buikgevoel. Je neemt beslissingen op basis van concrete cijfers én externe factoren zoals het weer. Dat maakt een groot verschil.”
Realtime zien wie aan het werk is
Ook volgens Elke Lemmens is er nog een functie die écht het verschil maakt: realtime inzicht in wie aan het werk is — waar je zelf ook bent. “Als manager kan je vanop elke locatie zien wie er op dat moment aan het werk is,” vertelt Elke.
“Op basis van die informatie kan je meteen bijsturen waar nodig”, legt Elke uit. “Tegelijk zie je ook wat de personeelskost van die dag is. Die combinatie van live bezettingsinformatie en directe kostentransparantie geeft grip. Zeker in een organisatie met veertien clubs is dat cruciaal. Je behoudt controle zonder voortdurend fysiek aanwezig te moeten zijn.”
En last but not least, de medewerkers van Arenal zijn fan van de app. “Ze vinden die echt heel handig,” vertelt Elke. “Ze kunnen niet alleen snel hun planning bekijken, maar wat ze heel leuk vinden is dat ze kunnen zien met wie ze ingepland staan.”
Benieuwd of Strobbo – net zoals Arenal – iets voor jouw zaak is?
Met Strobbo digitaliseerde Arenal de planning voor 14 padelclubs in één centraal platform. Medewerkers geven hun beschikbaarheid door, managers maken in enkele klikken digitale planningen en vullen lege momenten eenvoudig op met open shiften. Alles wordt in één beweging gedeeld — snel, overzichtelijk en volledig onder controle. |