Le padel est en plein essor. Partout en Belgique, de nouveaux terrains voient le jour, les clubs s’agrandissent et les joueurs réservent massivement leurs courts. Ce qui était encore une niche il y a quelques années est aujourd’hui devenu une valeur sûre dans le paysage sportif et de loisirs. Arenal surfe sur cette vague depuis dix ans. Ce qui a commencé avec un seul club à Bruges s’est transformé en un réseau de quatorze sites – onze en Belgique et trois aux Pays-Bas. L’accent est principalement mis sur le padel indoor. Sur cinq sites, cette offre est complétée par des activités de loisirs telles qu’un trampoline park et Club & Climb.
> Quand la planification devient aussi un sport de haut niveau
> Tout centralisé dans un seul outil
> Planifier intelligemment grâce à la météo et au coût salarial
> Voir en temps réel qui est au travail
Quand la planification devient aussi un sport de haut niveau
Mais une activité en pleine croissance signifie aussi : plus de collaborateurs, plus de planning et plus de complexité. « Lorsque nous avons démarré à Bruges, nous faisions simplement notre planning du personnel via Excel et WhatsApp », explique Elke Lemmens, responsable commerciale chez Arenal. « Cela fonctionnait tant que nous n’avions qu’un seul club. Mais dès l’ouverture de notre deuxième club à Malines, nous avons immédiatement compris qu’il fallait professionnaliser. »
Arenal ne ferme que deux jours par an – Noël et le Nouvel An. « Le reste du temps, l’organisation fonctionne tous les jours », poursuit Elke. « Avec plus de quarante collaborateurs fixes et une grande réserve de flexi-jobs et d’étudiants – jusqu’à cinquante collaborateurs sur les grands sites – la flexibilité est cruciale. Les fichiers Excel et les messages WhatsApp isolés n’étaient tout simplement plus adaptés. C’est ainsi que nous avons rapidement opté pour Strobbo. »
Tout centralisé dans un seul outil
Depuis l’implémentation de Strobbo, toute l’administration du personnel est centralisée. « Le plus grand changement depuis que nous utilisons Strobbo, c’est que tout est regroupé dans un seul outil », explique Elke. « De la création des contrats à la gestion des disponibilités, de la planification du personnel aux demandes de congé, des déclarations Dimona au pointage des heures de travail. En fin de mois, les heures sont exportées depuis Strobbo et envoyées à notre secrétariat social. »
Ce qui était auparavant réparti sur différents systèmes se trouve aujourd’hui réuni sur une seule plateforme. « Cela apporte beaucoup de sérénité et représente un énorme gain de temps », ajoute Elke Lemmens. « Et la marge d’erreur reste vraiment minimale. Strobbo est tout simplement une plateforme très pratique ! »
Planifier intelligemment grâce à la météo et au coût salarial
« Ma fonctionnalité préférée est la possibilité de voir les prévisions météo directement dans le planning », raconte Elke. « Pour un club de padel indoor, c’est essentiel. Par mauvais temps, nous savons qu’il y aura plus d’affluence, tandis que par beau temps, c’est souvent plus calme. On ne planifie plus uniquement au feeling, mais sur base de données concrètes et de facteurs externes comme la météo. Cela fait une énorme différence. »
Voir en temps réel qui est au travail
Une autre fonctionnalité fait également toute la différence selon Elke Lemmens : la visibilité en temps réel de qui est au travail — où que l’on se trouve. « En tant que manager, vous pouvez voir depuis n’importe quel endroit qui est en service à ce moment-là », explique-t-elle.
« Sur base de ces informations, vous pouvez immédiatement ajuster si nécessaire », poursuit Elke. « En même temps, vous voyez aussi le coût salarial de la journée. Cette combinaison d’une visibilité en temps réel de l’occupation et d’une transparence immédiate des coûts apporte un véritable contrôle. Surtout dans une organisation de quatorze clubs, c’est crucial. Vous gardez le contrôle sans devoir être physiquement présent partout. »
Et enfin, les collaborateurs d’Arenal sont fans de l’application. « Ils la trouvent vraiment très pratique », conclut Elke. « Ils peuvent non seulement consulter rapidement leur planning, mais aussi voir avec qui ils sont planifiés. »