Het gaat hard voor Bike Republic, de fietsenwinkelketen van de Colruyt Group. Onlangs opende het in Sint-Denijs-Westrem zijn 24ste vestiging in Vlaanderen. Veel vestigingen betekenen ook veel medewerkers: momenteel staan er meer dan 130 medewerkers op de payroll. Om de loonverwerking zo efficiënt en transparant mogelijk te laten verlopen, doet Bike Republic een beroep op Strobbo.
> Excel = problemen
> Zowel voor horeca als retail
> Data verzamelen en doorsturen voor loonverwerking
> Veel sneller dan vroeger
> Transparantie loonverwerking voor werknemer én werkgever
> Flexibel werknemers uitwisselen tussen verschillende vestigingen
> Implementatie in verschillende fases
Katleen Penel is onafhankelijk HR-expert binnen Bike Republic. Ze zorgt er maandelijks onder meer voor dat de medewerkers van Bike Republic vlot ingepland en uitbetaald kunnen worden. “Dat is niet altijd een evidente opgave geweest”, lacht Katleen. “Net zoals zoveel andere bedrijven deden we vroeger zowel de personeelsplanning, de tijdregistratie als de loonverwerking met Excel. Voor ons was dat geen optie meer.”
Excel = problemen
Door de vroegere manier van werken was het vaak niet eenvoudig om de lonen op tijd te kunnen uitbetalen. “We kregen dikwijls als HR-afdeling de Excel-bestanden met de geregistreerde uren te laat binnen omdat een store manager deze niet op tijd verwerkt kreeg. Eens binnen moesten we deze dan nog eens manueel overtypen in het payroll-systeem van ons sociaal secretariaat. Een erg tijdrovende opgave, waar ik gemakkelijk twee volle werkdagen mee bezig was”.
Zowel voor horeca als retail
Er was dus nood aan een oplossing om medewerkers flexibel te kunnen inplannen, maar ook flexibel te kunnen verlonen. Katleen kwam snel uit bij Strobbo. “Ik heb een specialisatie als HR-experte in de horeca”, vertelt Katleen. “En in die sector is Strobbo een tool die al heel vaak gebruik wordt. Maar ook in de retail kan Strobbo perfect ingezet worden.”
Data verzamelen en doorsturen voor loonverwerking
Bike Republic zet Strobbo op verschillende vlakken in: “Voor ons is Strobbo een tool die heel intensief gebruikt wordt op dagelijkse basis”, legt Katleen uit. “We gebruiken het systeem eerst en vooral voor personeelsplanning. Eenmaal die is opgemaakt, registreren onze mensen hun uren in het systeem. We gebruiken ook de module voor de vakantieplanning. Zo kan een werknemer via Strobbo zelf vakantie aanvragen. Daarna
gaan we al deze data gebruiken voor een vlotte loonverwerking. We sturen de data door in een exportfile naar ons sociaal secretariaat. Eenmaal de lonen gedaan zijn, gebruiken we de rapportagetool binnen Strobbo om rapporten te maken zoals geplande tijd versus geklokte tijd of een analyse van de afwezigheden.”
Veel sneller dan vroeger
Over de voordelen van Strobbo is Katleen duidelijk: “We kunnen een pak sneller werken. Waar ik vroeger twee volle werkdagen bezig was met loonverwerking, ben ik nu binnen de twee uur klaar. Strobbo zorgt dus echt voor tijdswinst. Zeker voor een groeibedrijf als Bike Republic is dat enorm belangrijk. Wanneer we een nieuwe vestiging openen, kunnen we in Strobbo snel nieuwe vestigingen en werkgebieden aanmaken. Zo kunnen we de volgende dag al actief zijn.”
Transparantie loonverwerking voor werknemer én werkgever
Daarnaast zorgt Strobbo voor enorm veel transparantie binnen Bike Republic. “Voor de personeels- en administratieafdeling is Strobbo dé tool om goed te kunnen communiceren met medewerkers en leidinggevenden in het kader van een correcte verloning”, vindt Katleen.
“Daarbij kunnen we op ieder moment de gepresteerde uren raadplegen. Strobbo is onze houvast om aan onze mensen te laten zien hoe transparant we zijn in verloning. De medewerker kan dankzij Strobbo op ieder moment van de dag zien wat hij of zij gepresteerd heeft en of hun lonen correct verwerkt zijn. We hebben er immers voor gezorgd dat de geklokte uren terug te vinden zijn op hun loonfiches. Voor onze medewerkers is Strobbo dé tool hoe zij in contact staan met personeel en administratie. Ze zien het als een echte leidraad.”
Flexibel werknemers uitwisselen tussen verschillende vestigingen
Naast snelheid en transparantie, kan Bike Republic dankzij Strobbo een stuk flexibeler medewerkers inplannen. “Sinds we met Strobbo werken kunnen we onze mensen eenvoudig uitwisselen tussen de verschillende vestigingen. Of je nu in onze winkel in Gent werkt of in onze winkel in Leuven, alles werkt op dezelfde manier.” Zowel de medewerkers als de HR-afdeling bewaren daarbij steeds het overzicht. “Alles wordt gecentraliseerd bijgehouden en er gaan geen uren verloren. We hebben zo altijd de realtime prestaties van onze medewerkers bij de hand en dat zorgt ervoor dat we steeds opnieuw op tijd en correct kunnen uitbetalen.”
Implementatie in verschillende fases
Bike Republic koos ervoor om Strobbo stap voor stap te implementeren. “We zijn gestart met de planning- en registratiemodule”, legt Katleen uit. “Na zes maanden is daar dan vakantiebeheer bijgekomen. In een volgende fase hebben we er dan voor gezorgd dat alle geklokte uren werden doorgestuurd naar het sociaal secretariaat. Strobbo heeft in iedere fase meegedacht om alles zo transparant mogelijk op te bouwen, waarbij steeds rekening gehouden werd met de kosten.”
Benieuwd hoe jij – net zoals Bike Republic – Strobbo kan inschakelen?
Wil jij ook de prestaties van je werknemers perfect in kaart krijgen? Via digitale tijdregistratie krijg je een overzicht van de effectief gepresteerde uren en verlofdagen. Deze verzend je vervolgens digitaal naar jouw sociaal secretariaat voor een vlotte loonverwerking. |
