Al sinds de jaren ’80 is Cameleon een begrip in het Brusselse: met twee outletwinkels in Woluwe en Genval is het the place to be voor wie van designermode houdt. Zowel jong als oud komt er aan hun trekken. Maar ook voor een ruim assortiment binnenhuisdecoratie kun je er terecht. Toch draaide de HR-administratie lang niet altijd op wieltjes. Lees hoe Cameleon overschakelde naar Strobbo en een gigantische tijdswinst boekte.
> Nachtmerrie
> Tijdverlies voor alle collega’s
> Puzzelstukjes
> Bijsturen dankzij rapportage
> Tal van voordelen
> Alles in de Strobbo-app
Elena Mazareanu is binnen Cameleon verantwoordelijk voor HR. “Ik houd me zowel met soft HR als met hard HR bezig”, vertelt ze. “Dat gaat van personeelsadministratie tot de begeleiding van werknemers. Momenteel hebben we 75 mensen vast in dienst. Die vullen we regelmatig aan met extra studenten. Het aantal studenten hangt natuurlijk sterk af van de periode. In de solden of bij bepaalde acties bijvoorbeeld moeten we logischerwijs meer studenten inschakelen om de verkoopafdeling te ondersteunen.”
Nachtmerrie
Als HR-verantwoordelijke is Elena verantwoordelijk voor de opmaak van de werkschema’s. “Dat is al een hele beproeving geweest”, lacht Elena. “Zoals heel veel andere ondernemingen in de retail maakten we vroeger de personeelsplanning op in Excel. Even later zijn we overgeschakeld naar een softwareoplossing voor personeelsplanning, maar omwille van een aantal issues hebben we die samenwerking stopgezet.”
“En daarop hebben we de fout gemaakt om de werkschema’s opnieuw in Excel op te maken. Dat was een nachtmerrie voor ons. Het gebeurde bijvoorbeeld dat we gegevens verloren doordat files per ongeluk van onze server gewist werden. Deze manier van werken liet ons ook niet toe om beschikbaarheden van onze studenten op te vragen. We hebben dat wel geprobeerd met Google Forms bijvoorbeeld, maar dat bleek toch niet de perfecte oplossing voor ons.”
Tijdverlies voor alle collega’s
De keuze om opnieuw met Excel te werken had nog meer gevolgen. “We waren meer tijd kwijt. Niet enkel voor mij, maar ook voor mijn collega’s. Alles moest manueel gebeuren, wat het risico’s op fouten vergrootte in onze volledige HR-administratie. Kortom, onze manier van werken kwam onder druk te staan. Cameleon had snel een nieuwe oplossing nodig om personeel vlot te kunnen inplannen. Na een eerste demo hebben we snel de keuze gemaakt om met Strobbo aan de slag te gaan. Onze nachtmerrie was voorbij. De overstap is heel vlot gelopen.”
Puzzelstukjes
Voor Elena waren er voldoende redenen om voor Strobbo te kiezen. “Het is een gebruiksvriendelijke tool”, legt ze uit. “Het systeem werkt op een eenvoudige en intuïtieve manier. Alle functies zijn met elkaar verbonden. Het bestaat eigenlijk uit verschillende logische puzzelstukjes die je stap na stap gebruikt: van personeelsplanning tot en met uitbetaling. Alle manuele handelingen in onze HR-administratie zijn daarbij uitgesloten.”
Bijsturen dankzij rapportage
Cameleon gebruikt bijna alle functies binnen Strobbo. “We gebruiken het systeem uiteraard om ons personeel te plannen”, zegt Elena. “Maar we gebruiken het ook om contracten digitaal te ondertekenen, Dimona-aangiftes te automatiseren,afwezigheden te registreren, in- en uit te klokken en de koppeling te maken met ons sociaal secretariaat voor de uitbetaling van de lonen. Om een goed inzicht te hebben in al die data, gebruiken we ook de rapportagemodule. Hiermee kunnen we zaken bijsturen, zodat onze planning er telkens een stukje op vooruit gaat.”
Tal van voordelen
Elena is enthousiast wanneer ze over de voordelen van Strobbo vertelt. “Voor iedere wijziging in de planning krijgen we een notificatie. We kunnen dus niets meer over het hoofd zien. Van zodra er zich iemand bijvoorbeeld ziek meldt, krijgen we een melding binnen via email. En als er dan iets misloopt, kunnen we heel snel met Strobbo communiceren via de chatsupport. Daar wordt echt enorm snel op gereageerd. Maar wat voor mij het belangrijkste voordeel is, is de tijdswinst. Vooral de koppeling met ons sociaal secretariaat bespaart ons enorm veel tijd in onze HR-administratie. De tijd die ik spendeer aan loonverwerking is teruggelopen van 1 week naar 2 werkdagen.”
Alles in de Strobbo-app
Tot slot is de overstap naar Strobbo ook voor de medewerkers van Cameleon een toegevoegde waarde geweest. “We krijgen geen emails meer over hoeveel vakantiedagen iemand nog heeft of hoeveel overuren iemand gepresteerd heeft. Ze kunnen alles terugvinden in hun Strobbo-app. Ook zij zien Strobbo intussen als een onmisbare partner op lange termijn.”
Benieuwd hoe jij – net zoals Cameleon – Strobbo kan inschakelen?
Strobbo is een HR-platform dat ondernemingen helpt om de administratie van flexibele werknemers te automatiseren. Strobbo biedt een all-in oplossing voor ondernemingen met flexibel personeel. Dit door onder meer een oplossing te bieden voor het beheer van beschikbaarheden, werkroosters, personeelsplanning, tijdregistratie en uitbetalingen op het eind van de maand. |
