Met bijna honderd hotels wereldwijd is Van der Valk een uniek familiebedrijf. Het telt vestigingen in Nederland, Frankrijk, Spanje, Duitsland tot zelfs de Caraïben. Ook in België is Van der Valk actief. Momenteel telt de groep 18 hotels in België, waarvan 12 in Wallonië. “Onze vroegere manier van werken was erg archaïsch”, vertelt HR-verantwoordelijke Xavier Havart. “Personeelsplanning gebeurde in Excel of op papier bijvoorbeeld. De overstap naar Strobbo heeft ons leven veranderd. We hebben enorm veel tijd kunnen besparen in onze HR-administratie. Fouten maken is moeilijk geworden. En dat geeft ons extra energie!”
> Archaïsche manier van werken
> 98% van de functies
> 50 tot 100 studenten per shift opbellen
> Reservaties koppelen met planning
> Goed weer = meer mensen plannen
> De belangrijkste module binnen Strobbo
> Foutloze uitbetalingen
> Map in de keuken
> Interimuren controleren
> Werknemers uitwisselen
> Strobbo = mini-Facebook
> Revolutionaire verandering in HR-administratie
> Meer vertrouwen van werknemers
> Chatten met support
Xavier Havart is HR-verantwoordelijke voor de Van der Valk hotels van Verviers, Liège Sélys en Liège Congres. Samen met zijn twee andere HR-collega’s houdt hij zich dagelijks bezig met het personeelsbeleid van 250 vaste medewerkers, die in drukke periodes aangevuld worden met studenten, flexijobbers en extra’s. Dat kan gaan tot 80 studenten of flexi’s per dag, die zowel in de horeca, receptie, onderhoud of housekeeping actief zijn.
Archaïsche manier van werken
Veel medewerkers met verschillende statuten die in verschillende vestigingen werken: het is niet de meest eenvoudige structuur voor een HR-dienst. “Onze vroegere manier van werken was erg archaïsch”, vertelt Xavier Havart. “Personeelsplanning gebeurde in Excel of op papier bijvoorbeeld. We moesten in Excel open werkgebieden handmatig aanmaken en de juiste namen invullen bij de open werkgebieden. Van zodra we die planning in onze HR-administratie rond hadden, printten we het af en gingen we de planning letterlijk ophangen in de verschillende hotels.”
Een hele klus, maar het begon pas echt veel werk te worden wanneer er zich wijzigingen voordeden in de planning. “Dan moesten we alles opnieuw aanpassen in Excel, opnieuw printen en opnieuw naar de hotels gaan om de planning op te hangen”, zucht Xavier. “Dat hele proces kon zich ooit tot zes keer herhalen. En eens de shifts begonnen, hadden we ook totaal geen zicht wie effectief aan het werk was. Iedere verantwoordelijke moest letterlijk ter plaatse gaan kijken om dat te controleren. Het spreekt voor zich dat deze manier van werken voor ons onmogelijk was geworden. Een veel te foutgevoelige, maar vooral tijdrovende opdracht”, zegt Xavier.
98% van de functies
Al snel ontstond de behoefte aan een gebruiksvriendelijke HR-oplossing om de planning te maken en prestaties te kunnen opvolgen. “Omdat er binnen de Van der Valk-groep al een aantal hotels waren die met Strobbo werkten, zijn we snel bij Strobbo uitgekomen. Uiteindelijk zijn we in januari 2017 gestart met het gebruik van de tool voor onze HR-administratie. In het begin gebruikten we Strobbo enkel voor de personeelsplanning. Gaandeweg zijn daar steeds meer functies van de oplossing bijgekomen. Ik denk dat we momenteel 98% van de functies in Strobbo gebruiken.”
50 tot 100 studenten per shift opbellen
Naast de personeelsplanning, werkt de HR-afdeling van Van der Valk met de functie om de beschikbaarheden van studenten op te vragen in Strobbo. “Daar waar we vroeger 50 tot 100 studenten moesten opbellen om een weekplanning op te maken, vragen we nu aan onze poule van studenten om hun beschikbaarheden in Strobbo door te geven”, legt Xavier uit. “Die geven ze dan simpelweg door in de app. Wanneer onze planningsverantwoordelijke dan de planning opmaakt, kan hij heel makkelijk de studenten inplannen die hebben aangeduid dat ze beschikbaar zijn. Gedaan dus met studenten te bellen of sms’en. Dat bespaart ons massa’s tijd en HR-administratie. En we maken ook minder fouten.”
Reservaties koppelen met planning
Eén van de cruciale factoren bij de opmaak van de personeelsplanning in een hotel is het aantal reservaties. “Dat houden we continu in de gaten in functie van de personeelsplanning”, stelt Xavier. “Stel dat we een reservering van een grote groep binnen krijgen, kunnen we in Strobbo een extra werkgebied aanmaken en deze aanvullen met flexibele medewerkers die hebben aangegeven dat ze dan beschikbaar zijn. Zo kunnen we heel snel anticiperen op een grote reservering of onverwachte drukte in onze HR-administratie.”
Goed weer = meer mensen plannen
Naast het aantal reserveringen houdt de HR-dienst van Van der Valk ook rekening met het weer. “Strobbo bevat een weerfunctie, waarmee je kan zien wat voor weer voorspeld wordt”, vertelt Xavier. “In het begin was ik nogal sceptisch over de meerwaarde, maar uiteindelijk is dit een functie die ons heel wat tijd bespaart. In de zomer openen we jaarlijks een beachbar. Wanneer er slecht weer voorspeld wordt, ga je hier natuurlijk niet te veel mensen inplannen. Strobbo helpt ons hierbij. We plannen nu in functie van het weer.”
De belangrijkste module binnen Strobbo
Welke functie Xavier écht niet meer kan missen binnen Strobbo, is de automatische aanmaak van de Dimona-aangifte. “Vroeger moesten we de Dimona-aangiftes zelf manueel ingeven op de website van de sociale zekerheid. Je kan je voorstellen dat het dan wel eens gebeurde dat een aangifte vergeten werd of een fout bevatte. Met Strobbo worden Dimona-aangiftes automatisch verstuurd. Van zodra iemand inklokt, wordt de Dimona aangemaakt binnen het systeem en vervolgens automatisch verstuurd naar de sociale zekerheid. Zo kunnen we geen fouten meer maken of de aangifte vergeten. Deze functie bespaart ons enorm veel tijd in onze HR-administratie. En wanneer een sociale inspectie plaatsvindt, zijn we altijd in orde.”
Foutloze uitbetalingen
Ook alle gepresteerde uren worden bij Van der Valk in Strobbo bijgehouden. “Iemand die start of stopt met werken, moet gebruik maken van de tikklok binnen Strobbo”, vertelt Xavier. “De gepresteerde uren worden automatisch bijgehouden in Strobbo. Wij als HR-dienst kunnen zo makkelijk nakijken of er iemand te laat is gestart of is vergeten in de klokken. Het allermooiste is dat we op het einde van de maand alle gepresteerde uren gaan exporteren naar ons sociaal secretariaat. Zo wordt alles netjes en foutloos uitbetaald.”
Map in de keuken
Daar waar Xavier vroeger ziekte-attesten en vakantieaanvragen manueel moest verwerken, helpt Strobbo nu hierbij. “Vroeger legden we een map in de keuken waarin aangeduid stond wie wanneer vakantie had. Nu we met Strobbo werken, kan iedere werknemer via de Strobbo-app een vakantieaanvraag doen. De leidinggevende kan daarop in Strobbo de aanvraag goed- of afkeuren. Zo weet de werknemer direct of hij of zij de vakantie kan beginnen plannen of niet. Als HR-afdeling zien we tegelijk hoeveel dagen iemand nog vakantie kan opnemen of hoeveel dagen iemand ziek is geweest.”
Interimuren controleren
Naast flexijobbers, studenten en extra’s, wordt de huidige poule van vaste medewerkers regelmatig aangevuld met werknemers op interimbasis. “Voor we met Strobbo werkten, konden we op geen enkele manier nagaan hoeveel uren de interimmer effectief gepresteerd had. Deze moest zelf doorgeven aan het interimbureau hoeveel uur hij of zij gepresteerd had. Nu we met Strobbo werken, klokken interimmers ook in in het systeem. Via de koppeling tussen Strobbo en ons interimkantoor worden de geregistreerde uren automatisch doorgestuurd naar het interimkantoor voor uitbetaling. Wij kunnen dan simpelweg de betaalde uren vergelijken met de gepresteerde uren. Zo zijn we er zeker van dat we niet betalen voor uren die niet gepresteerd zijn. Daar hebben we eindelijk controle over.”
Werknemers uitwisselen
Als HR-verantwoordelijke voor 3 hotels in dezelfde regio is het voor Xavier handig om werknemers te kunnen uitwisselen tussen de drie hotels. Dat brengt logischerwijze extra HR-administratie met zich mee. “Een bijkomend voordeel van Strobbo is dat het me geen extra administratief werk kost om werknemers tussen de verschillende hotels uit te wisselen. Iedere werknemer heeft een unieke code, waarmee hij of zij in de drie hotels kan inklokken. Wanneer we de gepresteerde uren op heteinde van de maand gaan exporteren, houdt Strobbo er rekening mee dat de uitbetaling effectief gebeurt door het hotel waar de werknemer daadwerkelijk gewerkt heeft. Stel dat hij 40% in Luik heeft gewerkt en 60% in Verviers, dan zal 40% van zijn of haar uren door Luik uitbetaald worden en 60% door Verviers. Doordat dit automatisch loopt, besparen we opnieuw enorm veel tijd. En ook defoutenmarge is hier nihil.”
Strobbo = mini-Facebook
Nog een leuke feature die Van der Valk gebruikt is de interne communicatietool. “Je kan het vergelijken met Facebook, maar dan enkel voor onze werknemers”, legt Xavier uit. “Wanneer er beroemde mensen bij ons logeren, wordt er een foto gedeeld in Strobbo. Maar we organiseren ook regelmatig tevredenheidsenquêtes in Strobbo bijvoorbeeld.”
Revolutionaire verandering in HR-administratie
Xavier geeft aan dat de omschakeling naar Strobbo revolutionair is geweest voor Van der Valk. “Voor ons als HR-afdeling heeft het ons leven veranderd. We hebben enorm veel tijd kunnen besparen in onze HR-administratie. Fouten maken is moeilijk geworden. En dat geeft ons extra energie! We besparen niet alleen tijd, maar ook heel wat kosten. Wat misschien nog wel het grootste voordeel is, is het vertrouwen dat toegenomen is bij onze medewerkers. Met Strobbo zijn we heel transparant over werkuren en uitbetalingen. Kortom, het is een onmisbare tool geworden in onze organisatie.”
Meer vertrouwen van werknemers
Sinds Van der Valk met Strobbo werkt is het vertrouwen tussen directie, HR en werknemers alleen maar toegenomen. “Het heeft voor extra transparantie gezorgd bij onze werknemers”, legt Xavier uit. “Ze beseffen dat Strobbo een echt hulpmiddel is. Vroeger moesten ze zelf bijhouden hoeveel uren ze gewerkt hadden. Op het eind van de maand konden ze dan controleren of het aantal gewerkte uren overeenkwam met hun uitbetaling. Nu kijken ze op hun smartphone in Strobbo hoeveel uur ze per maand gewerkt hebben en vergelijken ze het direct met hun loonfiche.”
Chatten met support
Ook over de support is Xavier erg tevreden. “Ik vind het geniaal”, vindt hij. “We hebben binnen de twee minuten een antwoord op onze vraag via de chat. In een uniek geval moet de Strobbo-medewerker zich verder informeren, maar ook dan krijgen we binnen de halve dag een antwoord op onze vraag. We moeten dus geen dagen of weken wachten op een antwoord”, besluit hij.
Is deze situatie herkenbaar voor jou? Strobbo kan je verder helpen …
Strobbo is een HR-platform dat ondernemingen helpt om de administratie van flexibele werknemers te automatiseren. Strobbo biedt een all-in oplossing voor ondernemingen met flexibel personeel. Dit door onder meer een oplossing te bieden voor het beheer van beschikbaarheden, werkroosters, personeelsplanning, tijdregistratie en uitbetalingen op het eind van de maand. |
