Pillows Hotels is een collectie van luxehotels met meerdere vestigingen in zowel Nederland als België. Inzet van personeel is sterk afhankelijk van de bezetting in de hotels en de verwachte drukte in de restaurants. Ieder hotel doet zijn eigen personeelsplanning. Sterker nog; iedere afdeling – food & beverages, housekeeping en frontoffice binnen het hotel – maakt zijn eigen planning. Met zeven verschillende hotels in twee landen en wisselende shifts voor allerlei verschillende afdelingen, was het voor Pillows Hotels een hele uitdaging om een overzichtelijke personeelsplanning op te maken. Actief in de hotelbranche? Laat je inspireren door Pillows Hotels voor een efficiënte personeelsplanning op hotel!
> De lat ligt hoog
> Roerige tijden tijdens pandemie
> Oproepkrachten en wisselende diensten in de hotelbranche
> Uitdagingen met plannen, tijdregistratie en verloning
> Pillows Hotels en Strobbo
Pillows Hotels is een speler in het hogere segment van de hotelbranche. Van ‘City’ hotels op business locaties tot ‘Grand Boutique’ hotels in grotere, toeristische steden. Variërend in prijs, maar het ‘Pillows’ gevoel van comfort, charme, inspiratie en klantcontact staat in ieder hotel centraal.
De lat ligt hoog
Carine Baesch, Officemanager: “Het soort klanten van Pillows Hotels is afhankelijk van de locatie van het hotel. Baarlo is bijvoorbeeld een landelijke locatie en trekt meer toerisme aan uit omliggende landen, maar Brussel trekt dan weer veel meer internationale klanten.” Hoe dan ook, in ieder hotel ligt de lat hoog en is het streven dat geen enkele gast het hotel verlaat met klachten. Gastcontact is daarbij key.”
Roerige tijden tijdens pandemie
Pillows Hotels maakte, zoals de hele toerisme- en horecabranche, roerige tijden door tijdens de pandemie. Marijke Beltman, HR Business Partner: “Tijdens de lockdown kregen we natuurlijk veel annuleringen binnen voor overnachtingen, bruiloften en vergaderingen en veel personeel moest noodgedwongen op zoek naar ander werk”.
Oproepkrachten en wisselende diensten in de hotelbranche
Marijke vervolgt: “De horecabranche is nu in het algemeen wat voorzichtiger geworden in het aanbieden van contracten met vaste uren. Ook Pillows Hotel heeft de strategische keuze gemaakt om flexibeler om te kunnen gaan met personeel.” Er werken momenteel bij Pillows Hotels zo’n 300 medewerkers, waarvan 275 medewerkers in de hotels zelf, deels met wisselende diensten. De overige 25 medewerkers zijn werkzaam op het hoofdkantoor in ondersteunende functies zoals Sales, Marketing, HR, Financiën en Directie. Marijke legt uit: “De salarisverwerking wordt bijvoorbeeld op het support office gedaan, maar er ligt veel verantwoordelijkheid bij de hotels zelf, zoals bijvoorbeeld de planning en de goedkeuring van de gewerkte uren van het personeel.”
Uitdagingen met plannen, tijdregistratie en verloning
Vroeger werd de personeelsplanning in het hotel handmatig gedaan in Excel. Marijke legt uit: “Plannen van diensten maar ook tijdregistratie van gewerkte uren in Excel is heel foutgevoelig en vooral heel bewerkelijk. Zo moesten Excel sheets worden overgetypt in mutatiesheets voor salarisadministratie. Het bijhouden van vakantie-uren en ziektedagen moest vervolgens ook nog in een apart Excel sheet worden ingevoerd.”
De wens voor een meer geautomatiseerd proces kwam niet alleen vanuit de hotelmanagers zelf, maar juist ook vanuit de medewerkers: “Medewerkers hadden zelf geen zicht op gewerkte uren en konden opgebouwde vakantie-uren niet monitoren. Dus waren we op zoek naar een systeem dat kon voldoen aan de wens van medewerkers om de uren inzichtelijker te maken en de wens van managers om de planning overzichtelijker en makkelijker te maken.”
Pillows Hotels en Strobbo
Marijke vertelt dat ze in eerste instantie zijn begonnen met een pilot van een systeem voor tijdregistratie en planning. Maar al snel bleek dat dit systeem niet de koppeling kon maken voor verloning. Via haar collega HR Business Partner van Pillows Hotels in België werd Marijke gewezen op Strobbo en uiteindelijk is gekozen om dit ook in Nederland te lanceren.
Alle Pillows Hotels zijn nu sinds oktober 2020 live met Strobbo. Carine: “Medewerkers geven in de Strobbo app aan wanneer ze niet beschikbaar zijn en zo kan de afdelingsmanager duidelijk zien welk personeel wel inzetbaar is. Vervolgens wordt gemakkelijk de planning gemaakt. Elke medewerker kan nu ten allen tijden in zijn persoonlijke Strobbo omgeving zien hoeveel uren er zijn gewerkt en welke beloning daarbij hoort.”
Vooral de medewerkers zijn ook enthousiast, omdat het nu gemakkelijk inzicht geeft in hun uren en planning. We spreken met een Front Office Manager van een van de Pillows Hotels: “Uren worden duidelijk en overzichtelijk weergegeven, fijn om vakantiesaldo’s zelf inzichtelijk te hebben en daarnaast is het heel fijn dat er door managers rapportages op afdelings- en persoonsniveau gedraaid kunnen worden.”
Pillows Hotels maakt ook gebruik van de rapportagemodule van Strobbo. Marijke vertelt enthousiast: “We hebben Strobbo gekoppeld aan ons overkoepelende Business Intelligence systeem. Resultaten van personeel zoals uren, vakantietegoeden, ziekte-uren en personeelskosten worden zo gemakkelijk inzichtelijk gemaakt.” Strobbo helpt de hotelketen op deze manier inzichtelijk maken hoe ze efficiënt personeel kan inzetten.
Benieuwd hoe jij – net zoals Pillows Hotels – Strobbo kan inschakelen?
Wil jij ook jouw personeelsplanning in jouw hotel digitaliseren? Met Strobbo automatiseer kan dit snel en makkelijk. Profiteer van automatische dimona aangiftes, maak je planningen digitaal op basis van de beschikbaarheden van jouw personeel. Vul lege momenten op met open werktijden, die je makkelijk kan verzenden met 1 druk op de knop. |
