Aan de rand van het historische Ieper vind je het Ariane Hotel. In dit familiaal gerund viersterrenhotel voelen gasten zich onmiddellijk thuis: 62 moderne kamers, een zonnig tuinterras en een supergezellig restaurant met oog voor kwaliteit en streekproducten. Het hele hotel straalt gastvrijheid uit: van de receptiemedewerkers tot de kamermeisjes en bediening. Iedereen geeft er alles om het de gasten zo aangenaam mogelijk te maken. Nadat het hotel in 2019 door de sociale inspectie op de vingers was getikt, schakelde Ariane Hotel over op Strobbo. Lees hieronder hoe het evolueerde van een chaotische naar een zorgeloze personeelsadministratie en hoe het hotel personeelsplanning voortaan aanpakt.
> Fouten, tijdverlies en chaos
> Zware boete
> Schot in de roos
> Met pensioen
> Fenomenale tijdswinst
> Loonkost vergelijken met omzet
> Starten op eigen tempo
Natasja Feliers is al ruim 25 jaar mede-eigenaresse van het Ariane Hotel. Om de vele toeristen en zakenmensen uit binnen- en buitenland dagelijks in de watten te leggen doet ze een beroep op het zogenaamde ‘A-team’. “Ons team bestaat uit 60 mensen”, vertelt Natasja. “Zij werken ofwel aan de receptie, in de keuken, de zaal of in housekeeping. Naast onze 30 vaste medewerkers kunnen we tellen op 15 flexijobbers en 15 jobstudenten.”
Voor Ariane Hotel zijn de flexibele medewerkers van levensbelang voor de goede werking van het hotel. “We noemen ze letterlijk onze reddende engelen”, lacht Natasja. “Ze zijn er op de momenten dat we mensen te kort hebben. Dus voor ons is er geen onderscheid tussen hen en de vaste medewerkers.”
Fouten, tijdverlies en chaos
De organisatie van zo’n grote poule van medewerkers liep in het verleden niet altijd van een leien dakje. “Onze vroegere manier om personeel in te plannen en uit te betalen was in één woord chaotisch”, vertelt Natasja. “We waren continu bezorgd omdat er zaken niet in orde waren.”
“Om je een idee te geven: alle beschikbaarheden vroegen we op via email. Die moesten we dan in een Excel-file gieten om de personeelsplanning op te maken. Prestaties hielden we bij op fiches. Maar ook wijzigingen in de Dimona-aangiftes moesten we telkens manueel verwerken. En de uitbetaling van de lonen verliep eveneens manueel. Die onprofessionele manier van werken zorgde onvermijdelijk voor fouten, tijdverlies en chaos.”
Zware boete
Alsof de administratieve rompslomp nog niet groot genoeg was, ontving Ariane Hotel in 2019 ook nog eens een zware boete van de sociale inspectie. “Door een verstrooidheid hebben we een fout gemaakt in een Dimona-aangifte en zijn we stevig op de vingers getikt”, zegt Natasja. “Diezelfde week hebben we een oplossing gezocht en hebben we contact opgenomen met Strobbo.”
Schot in de roos
Al gauw bleek de overstap naar Strobbo een schot in de roos. “Het bleek dé totaaloplossing te zijn voor onze personeelsplanning”, legt Natasja uit. “Alles gebeurt nu digitaal. We vragen de beschikbaarheden van ons flexibel personeel met Strobbo op. De planning zelf gebeurt met de tool. Verlofaanvragen en – uiteraard ook – Dimona-aangiftes gebeuren in Strobbo. En we houden alle gepresteerde uren ook bij in het systeem. Wat ik ook heel waardevol vind: onze jobstudenten tekenen hun dagcontracten in Strobbo wanneer ze inklokken. Ze kunnen in de Strobbo-app ook al hun gegevens terugvinden.”
Met pensioen
Intussen is Strobbo onmisbaar geworden voor Ariane Hotel: “We hebben geen zorgen meer. We hebben nu rust in ons hoofd wat de personeelsplanning betreft. Alles staat op orde, we hebben overzicht en we zijn wettelijk in orde. De implementatie van Strobbo is een enorme stap vooruit geweest voor onze organisatie. Het is voor mij bijna onmogelijk geworden om nog fouten te maken. Meer nog: wanneer Strobbo zou verdwijnen, ga ik met pensioen”, lacht ze.
Fenomenale tijdswinst
Niet alleen de zorgeloosheid vindt Natasja een grote troef van Strobbo, ook de tijdswinst die het systeem haar al heeft opgeleverd is enorm. “Vroeger was ik per week twee tot zelfs drie werkdagen bezig met de personeelsplanning in ons hotel. Nu is dat nu twee dagen per maand. Het scheelt fenomenaal veel tijd.”
Loonkost vergelijken met omzet
Ook de kwaliteit van de personeelsplanning zelf is er een stuk op vooruit gegaan. “Strobbo laat zien wat mijn loonkost is per dag die ik gepland heb. Ik kan ook het aantal geplande medewerkers vergelijken met de omzet. Zo kan ik zien waar de planning goed zat en waar niet. En zo kan ik telkens weer bijsturen en een betere planning maken.”
Starten op eigen tempo
Ariane Hotel heeft stap voor stap leren werken met het systeem. “We zijn eerder klein begonnen met Strobbo. In eerste instantie gebruikten we het systeem enkel voor tijdregistratie. Gaandeweg zijn we meer en meer functies en modules gaan gebruiken. We konden zo stapsgewijs groeien met het systeem. Dat maakte het heel laagdrempelig om over te schakelen”, sluit Natasja af.
Wat Natasja ook een groot voordeel vindt, is de bereikbaarheid van Strobbo. “Als we een vraag hebben over het systeem, krijgen we heel snel een antwoord op onze vraag via de chatservice. Dat werkt fenomenaal goed.”
Benieuwd hoe jij – net zoals Ariane Hotel – Strobbo kan inschakelen?
Strobbo is een HR-platform dat ondernemingen helpt om de administratie van flexibele werknemers te automatiseren. Strobbo biedt een all-in oplossing voor ondernemingen met flexibel personeel. Dit door onder meer een oplossing te bieden voor het beheer van beschikbaarheden, werkroosters, personeelsplanning, tijdregistratie en uitbetalingen op het eind van de maand. |
