L’établissement Ariane Hotel est situé en périphérie de la ville historique d’Ypres. Dans cet hôtel 4 étoiles familial, les hôtes se sentent d’emblée comme chez eux : 62 chambres modernes, une terrasse-jardin ensoleillée et un restaurant chaleureux qui fait la part belle à la qualité et aux produits du terroir. Tout l’hôtel respire la convivialité. Des réceptionnistes au personnel de chambre, en passant par l’équipe de salle, tout le monde veille à offrir l’expérience la plus agréable possible aux clients. Après avoir été pris au dépourvu par l’inspection sociale en 2019, l’hôtel Ariane a opté pour Strobbo. Découvrez ci-dessous comment il est passé d’une administration du personnel chaotique vers une adminsitration et planification structurée, efficace et sereine.
> Erreurs, perte de temps et chaos
> Amende salée
> Un choix judicieux
> Finis les tracas, place à la sérénité
> Gain de temps considérable
> Coût salarial vs chiffre d’affaires
> Démarrer à son rythme
Natasja Feliers est copropriétaire de l’hôtel Ariane depuis plus de 25 ans. Pour offrir une expérience optimale aux nombreux touristes et hommes et femmes d’affaires belges et étrangers au quotidien, elle fait appel à l’« A-team ». « Notre équipe compte 60 personnes », explique Natasja. « Affectées à la réception, en cuisine, en salle ou au nettoyage. En plus de nos 30 collaborateurs permanents, nous pouvons compter sur 15 flexijobistes et 15 étudiants. »
Les collaborateurs flexibles sont cruciaux pour le bon fonctionnement de l’hôtel. « Nous les appelons nos ‘anges sauveurs’ », commente Natasja en riant. « Ils sont là quand nous manquons de personnel. Donc, nous ne faisons aucune distinction entre eux et nos collaborateurs permanents. »
Erreurs, perte de temps et chaos
L’organisation d’une si grande réserve de collaborateurs ne se déroulait pas toujours comme prévue. « Notre ancienne méthode de planification et de paiement du personnel était chaotique », raconte Natasja. « Nous étions constamment inquiets, car certaines choses n’étaient pas en ordre. »
« Pour vous donner une idée : nous demandions toutes les disponibilités par e-mail. Nous devions ensuite les encoder dans un fichier Excel pour établir le planning du personnel. Quant aux prestations, nous les tenions à jour sur des fiches. Nous devions aussi traiter manuellement chaque modification apportée aux déclarations Dimona. Et le paiement des salaires était lui aussi manuel. Ce manque de professionnalisme engendrait inévitablement des erreurs, une perte de temps et un chaos. »
Amende salée
Comme s’il n’y avait pas encore assez de paperasse administrative à traiter, Ariane Hotel s’est vu infliger en 2019 une amende salée de l’inspection sociale. « Par distraction, nous avons fait une erreur dans une déclaration Dimona et nous avons été sévèrement rappelés à l’ordre », explique Natasja. « Cette même semaine, nous avons cherché une solution et avons pris contact avec Strobbo. »
Un choix judicieux
Le passage à Strobbo s’est très vite avéré être être la bonne décision. « Strobbo s’est révélé être la solution complète idéale pour la planification de notre personnel », explique Natasja. « Tout se déroule à présent par voie numérique. Nous demandons les disponibilités de notre personnel flexible avec Strobbo. La planification proprement dite est effectuée avec l’outil. Idem pour les demandes de congés et bien entendu aussi les déclarations Dimona. Et nous tenons également les heures prestées à jour dans le système. Ce que je trouve aussi très utile, c’est que nos étudiants signent leur contrat journalier dans Strobbo quand ils pointent. Et ils peuvent retrouver toutes leurs données dans l’application Strobbo. »
Finis les tracas, place à la sérénité
Entre-temps, Strobbo est devenu indispensable à Ariane Hotel : « Finis les tracas. Nous sommes plus sereins en ce qui concerne la planification de notre personnel. Tout est en ordre, nous avons une vue d’ensemble et
nous sommes en règle. Le déploiement de Strobbo a été un énorme pas en avant pour notre entreprise. Il est devenu pratiquement impossible de faire des erreurs. C’est simple : si Strobbo venait à disparaître, je prendrais ma retraite », déclare Natasja en riant.
Gain de temps considérable
Pour Natasja, la sérénité n’est pas le seul atout de Strobbo : le gain de temps est un autre avantage majeur du système. « Avant, la planification du personnel me prenait deux voire trois jours ouvrables par semaine. Maintenant, je n’y consacre plus que deux jours par mois. C’est un gain de temps considérable. »
Coût salarial vs chiffre d’affaires
La qualité de la planification du personnel s’est également sensiblement améliorée. « Strobbo me montre mon coût salarial par jour que j’ai planifié. Je peux aussi comparer le nombre de collaborateurs planifiés avec le chiffre d’affaires, ce qui me permet de voir si la planification était était adaptée ou non. Je peux ainsi ajuster au fur et à mesure et établir un meilleur planning. »
Démarrer à son rythme
Un autre avantage majeur pour Natasja est l’accessibilité de Strobbo. « Quand nous avons une question sur le système, nous recevons très vite une réponse du support via le chat. Ça fonctionne vraiment très bien. »
L’entreprise s’est familiarisée pas à pas avec le système. « Nous avons commencé petit. Dans un premier temps, nous nous servions uniquement de Strobbo pour l’enregistrement du temps. Et nous avons ensuite commencé à utiliser de plus en plus de fonctions et de modules, ce qui nous a permis de nous familiariser peu à peu avec le système. Le passage à Strobbo s’est donc déroulé tout en douceur », conclut Natasja.
Automatisez vos plannings & enregistrements de temps avec Strobbo
Grâce à Strobbo, vous gagnez du temps dans la création de vos plannings tout en optimisant votre gestion des effectifs. Elle convient tant aux indépendants qu’aux grandes chaînes.Planifiez vos équipes en fonction des disponibilités de chacun et des contraintes (légales, structurelles, …). Envoyez vos horaires disponibles par email/sms à votre réserve de collaborateurs . Recevez la réponse en un rien de temps.
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