Werk je met een groep vrijwilligers in jouw organisatie dan ondervind je ongetwijfeld struikelblokken. We denken hierbij niet enkel aan het inplannen van deze mensen, maar ook hun bereidheid om te blijven helpen, het verzamelen en bewaren van hun data en eventueel hun tijdregistratie. In deze blogpost kom je te weten hoe Strobbo jou hierbij kan helpen. Zo verlies je geen mensen uit het oog, kan je snel en efficiënter een planning opmaken en ben je niet uren bezig met manueel data ingeven. Op deze manier win je tijd voor de zaken die er echt toe doen.
> 1. Centraliseer de gegevens van je vrijwilligers en hou deze up to date
> 2. Hou rekening met hun beschikbaarheid
> 3. Probeer hen in te plannen volgens hun wensen
> 4. Verzamel de gewerkte tijden
> 5. Zet de ultieme stap: Automatiseer je vrijwilligersplanning (pro tip)
> 6. Een voorbeeld
Hoe plan je met vrijwilligers?
Je wil jouw vrijwilligers gemotiveerd houden. Hiervoor kan je dus best rekening houden met hun beschikbaarheid. Maar dat is natuurlijk niet alles, je wil hen ook op de correcte manier bereiken. Meer weten blijf dan zeker lezen.
1. Centraliseer de gegevens van je vrijwilligers en hou deze up to date
Je kan al de gegevens van jouw vrijwilligers manueel in een Excel-overzicht stoppen en proberen dat up-to-date te houden. De realiteit vertelt ons echter dat heel wat mensen vergeten hun gegevens door te geven aan de administrator van die Excel. Of je vergeet de gegevens aan te passen. Wil je deze 2 problemen counteren dan moet je de gegevens van jouw medewerkers online bijhouden. Het liefst zodat ze ze zelf ook nog up-to-date kunnen houden en aanpassen indien nodig.
Dankzij Strobbo kunnen jouw medewerkers zichzelf registreren. Je verstuurt hen gewoon een registratielink en zij kunnen hun eigen gegevens correct ingeven. Indien nodig kunnen zij bepaalde items in hun profiel ook aanpassen. We denken hierbij aan een adreswijziging of een nieuw e-mailadres.
2. Hou je rekening met hun beschikbaarheid
Hebben jouw vrijwilligers zich geregistreerd, dan kan jij hun profiel goedkeuren. Daarna kunnen ze inloggen in de tool en hun beschikbaarheid doorgeven. Zeker wanneer je met een uitgebreid team aan vrijwilligers zit, helpt dit enorm bij het plannen. De vrijwilliger kan de data zowel doorgeven via de website als via de app. Medewerkers en vrijwilligers ervaren dit als een enorm voordeel. Ze voelen aan dat zij centraal staan en hebben geen last meer van planningsconflicten.
Zo is de beschikbaarheid van jouw personeel altijd up-to-date en verzamel je het ook op 1 plaats!
3. Probeer hen in te plannen volgens hun wensen
Wanneer je van iedereen de beschikbaarheid hebt kan je hen proberen in te plannen op basis van deze doorgegeven beschikbaarheid. Wanneer je probeert rekening te houden met de beschikbaarheid van jouw vrijwilligers gaan ze gemotiveerder blijven om zich in te zetten.
Met 1 druk op de knop verzamelen we al deze beschikbaarheden op de planning. Vervolgens geef je hen de gepaste werktijden en voorzie je op elk werkgebied voldoende medewerkers. Daarna kan je met 1 druk op de knop de gemaakte planning verzenden via mail of sms. Hierdoor zijn jouw medewerkers steeds op de hoogte van hun geplande werktijden.
Merk je dat niet elke shift ingevuld wordt dan kan je gebruik maken van onze OPEN WERKTIJDEN. Deze kan je via mail of sms verzenden naar alle gebruikers. Zij kunnen hier op reageren en de werktijd zo claimen.
4. Verzamel de gewerkte tijden
Jouw medewerkers kunnen hun gewerkte tijden registreren bij het arriveren en vertrekken. Dit kan via een badge, code of vingerscan. Lees meer over onze tijdregistratie.
Voor de werking met de code heb je zelf geen dure hardware nodig. Dit kan worden geïnstalleerd op elke pc of tablet.
Stel dat er ooit een probleem was, dan kan je perfect zien wie wanneer effectief aanwezig was.
Extra tip: Wanneer je in 1 systeem kan beheren wie gepland is en wie aanwezig is, dan kan je snel zien wie te laat is of helemaal niet komen opdagen is. Je kan zelfs een notificatie krijgen wanneer iemand te laat is met inklokken.
5. Zet de ultieme stap: Automatiseer je vrijwilligersplanning
Ook al heb alle gegevens zoals beschikbaarheden en behoeften bij de hand, in 1 handig overzicht, dan is het plannen van een poule van honderden mensen nog een hele opgave.
Vaak zijn planners hier uren, zo niet dagen per week mee bezig. Denk niet alleen aan het maken van eerste plannen maar ook aan de wijzigingen door vrijwilligers die ziek zijn.
Het juiste systeem (zoals bijvoorbeeld Strobbo) kan deze gegevens zoals de beschikbaarheden, maximum werkdagen per week en wetgeving omtrent inzetten van vrijwilligers verzamelen. Als we naast deze gegevens ook de behoeften van de planning kunnen krijgen, dan hebben we alle informatie beschikbaar om een volledige planning gaan te genereren.
Stel je voor dat je planner met 1 druk op de knop een planning kan krijgen die rekening houd met de wensen van je vrijwilligers. Zo spaar je niet alleen veel tijd, maar maak je ook nog eens de vrijwilligers blij.
Is er achteraf iemand ziek of toch niet beschikbaar? Geen probleem want dan kan je via een tool als Strobbo mensen rechten geven om shiften te wisselen met een gekwalificeerde collega vrijwilliger!
Opgelet: Een goed werkende AI functie vergt configuratie en een goede voorbereiding van onze team en ook onze klanten.
6.Een vaccinatiecentrum dat vrijwilligers plant als voorbeeld
Het nieuwe vaccinatiecentrum De Zwaan in Mol maakt gebruikt van Strobbo voor het inplannen van de vrijwilligers. Zo worden er steeds voldoende medewerkers voorzien op de werkvloer voor een vlotte werking.
Benieuwd hoe je jouw vrijwilligers flexibel kan inplannen?
Met Strobbo automatiseer je snel en makkelijk je flexibel personeelsbeheer en planning. Profiteer van digitale planningen en stuur open werktijden door met één druk op de knop. Meer weten over de voordelen voor jouw vrijwilligers? |
