Personeelsplanning kan een vervelend klusje zijn. Eigenlijk wil je gewoon dat je planning in orde is, zonder kopzorgen of al te veel tijdverlies. Maar in de werkelijkheid loopt de opmaak van een personeelsplanning niet altijd even vlot. Komt een van de 10 onderstaande signalen in de checklist je bekend voor? Dan is de kans groot dat je nog niet met een digitale planningstool werkt. Of die nog niet ten volle benut. Doe hieronder de check!
> Signaal 1: je maakt je personeelsplanning op papier
> Signaal 2: je gebruikt Excel om je personeelsplanning te maken
> Signaal 3: je vraagt beschikbaarheden op via WhatsApp of SMS
> Signaal 4: je bent meer bezig met je personeelsplanning dan met het begeleiden van je medewerkers
> Signaal 5: je personeelsplanning start iedere week van een wit blad
> Signaal 6: je hebt te veel medewerkers ingepland
> Signaal 7: je hebt te weinig medewerkers ingepland
> Signaal 8: wanneer er iemand ziek afmeldt, duurt het te lang voor je een vervanger hebt gevonden
> Signaal 9: je medewerkers zijn niet beschikbaar omdat ze al iets anders hebben ingepland
> Signaal 10: je medewerkers zijn nooit tevreden met de personeelsplanning
Signaal 1: je maakt je personeelsplanning op papier
Puilt je kantoor uit van de mappen en papieren? Dan is het mogelijk dat je je personeelsplanning op papier opmaakt. En hoezeer je het ook denkt onder controle te hebben: wie personeelsplanning op papier uitwerkt, belandt vroeg of laat in chaos. Denk maar aan de vele wisselingen of personeelswijzigingen die je moet verwerken.
Signaal 2: je gebruikt Excel om je personeelsplanning te maken
Hoewel Excel een goede digitale tool is, is het niet gemaakt om een personeelsplanning mee op te maken. Excel bevat geen specifieke functies om je personeel in te plannen. Je hebt in Excel bijvoorbeeld geen manier om automatisch wijzigingen te doen. Dat dien je telkens manueel te doen, wat tijd kost en de kans op fouten verhoogt. Wil je toch een poging wagen om je personeelsplanning in Excel te maken? Vanuit onze expertise hebben we een (basis)template gemaakt om je mensen in Excel in te plannen. Je kan deze hier downloaden.
Signaal 3: je vraagt beschikbaarheden op via WhatsApp of SMS
Net zoals Excel is WhatsApp een fantastische digitale applicatie, maar niet om de beschikbaarheden van je personeel mee op te vragen. Je moet immers alle binnengekomen berichtjes manueel gaan ingeven in je Excel-file of in je papieren planning. En dat kost tijd. Veel tijd! Door WhatsApp of SMS te gebruiken ga je ook een communicatietool voor persoonlijk gebruik mengen met werkgerelateerde communicatie, wat niet altijd door je mensen geapprecieerd wordt.
Signaal 4: je bent meer bezig met je personeelsplanning dan met het begeleiden van je medewerkers
Waar steek je het meeste tijd in? In je planning of in het coachen van je mensen? In een ideale wereld gaat het om het laatste. Maar in de praktijk is het dikwijls omgekeerd. Besef dat de betrokkenheid en de ontwikkeling van je werknemers cruciaal is voor de motivatie van je mensen. Zorg daarom dat de tijd die je in personeelsplanning en personeelsadministratie steekt tot een minimum herleid is, waardoor je kan focussen op wat echt belangrijk is: het begeleiden van je werknemers op de werkvloer.
Signaal 5: je personeelsplanning start iedere week van een wit blad
We zijn halfweg onze checklist. Moet je bij de start van een nieuwe werkweek je personeelsplanning opnieuw vanaf 0 starten? Weet dat met een goede tool voor personeelsplanning je je werkschema’s van de vorige week kan recupereren/kopiëren. Zo moet je niet iedere vaste werknemer elke week opnieuw inplannen.
Signaal 6: je hebt te veel medewerkers ingepland
Een regendag op een zomerdag? Balen natuurlijk. Zeker als je hier geen rekening mee hebt gehouden in je planning. Dan kan het zijn dat er te veel medewerkers komen opdagen. Gevolg: nutteloze kosten voor je onderneming. En werknemers die gefrustreerd zijn omdat ze meer werkuren (lees: salaris) verwacht hadden. Werk je met een digitale planningstool, dan kan je automatisch de weersvoorspelling in de planning integreren.
Signaal 7: je hebt te weinig medewerkers ingepland
Vindt er een evenement bij jou in de buurt plaats waar je niets van wist? Of had je niet in de gaten dat het mooi weer ging worden? In beide gevallen kan het onverwacht (te) druk worden in je zaak. Wie hier geen zicht op heeft, kan te weinig medewerkers ingepland hebben, met gefrustreerde klanten én misgelopen omzet tot gevolg.
Signaal 8: wanneer er iemand ziek afmeldt, duurt het te lang voor je een vervanger hebt gevonden
Stel je de volgende situatie voor: je zaak is volgeboekt, maar onverwacht meldt een van je ingeplande werknemers zich ziek. Je wil zo snel mogelijk een vervanger en begint als een gek te bellen, sms’en of Whatsappen. Wanneer je geluk hebt vind je direct een vervanger, maar in de meeste gevallen kost dat een hoop tijd. Met een digitale planningstool verstuur je met een druk op de knop een open werktijd naar je poule van werknemers, waarna zij supersnel de open werktijd kunnen aanvaarden of afwijzen. Makkelijk toch?
Signaal 9: je medewerkers zijn niet beschikbaar omdat ze al iets anders hebben ingepland
Gebeurt het vaak dat je poule van medewerkers al iets anders hebben ingepland? Dan begin je naar alle waarschijnlijkheid standaard te laat aan de opmaak van je werkrooster. Onze tip: plan meerdere weken vooruit. Zo vermijd je dat je flexibele medewerkers al andere plannen maken. Onze extra tip is om je personeel te vragen om hun beschikbaarheden tijdig door te geven via een digitale planningstool.
Signaal 10: je medewerkers zijn nooit tevreden met de personeelsplanning
Komt het regelmatig voor dat je mensen ontevreden zijn over een doorgestuurd werkschema? Meer nog dan vroeger willen je flexibele medewerkers meer inspraak over wanneer ze willen komen werken. Zij willen zelf kunnen bepalen wanneer ze willen werken. Werk je enkel vanuit één richting, zonder je medewerkers te betrekken, dan is de kans groot dat je mensen ontevreden worden over hun werkschema’s.
Komt minstens één van de bovenstaande signalen je bekend voor? Maak dan kennis met Strobbo, jouw digitale planningstool
Met Strobbo automatiseer je je personeelsplanning. Plan je teams in functie van hun beschikbaarheid. Stuur open werktijden uit per e-mail/sms en zie meteen wie werktijden goed- of afkeurt. Verstuur automatisch elke Dimona-aangifte, het systeem corrigeert de aangifte zelf aan de hand van de geregistreerde uren. Teken je contracten digitaal. Tijdens een shift klokken je werknemers digitaal in en uit. Vergelijk ze met de planning om zo je volgende planning te optimaliseren. En stuur aan het einde van de maand alle gepresteerde uren digitaal door naar je sociaal secretariaat voor uitbetaling. |
