In juli 2022 opende Benelux Food Group een nieuwe KFC-vestiging in Leiderdorp. Restaurantmanager Mohamed El Oussari heeft er de leiding over het nieuwe restaurant. Mohamed werkt al 15 jaar voor KFC, waar hij doorgroeide van student tot restaurantmanager. Mohamed licht toe: “Ons team bestaat uit 12 tot 14 vaste medewerkers. Daarnaast hebben we een poule van een 40-tal studenten. Als restaurantmanager ben ik verantwoordelijk voor het maken van het werkrooster. De vroegere manier van mensen inroosteren kostte me te veel tijd. Ik was per dag 2,5 uur bezig met de opmaak van de personeelsplanning, wat ik nu heb teruggebracht naar 15 minuten. Daardoor heb ik meer tijd voor wat echt telt: het begeleiden van mijn mensen op de vloer.”
> Een kind doet de was
> Strobbo = assistent
> Beschikbaarheid weten
> Vakanties en afwezigheden
> Te laat = busted by Strobbo
> Vlotte salarisverwerking
> Het ultieme voordeel van Strobbo
> Interne doelstellingen opvolgen
> Vragen snel beantwoord
Het gevolg was dat Mohamed minder tijd had voor wat hij het belangrijkst vindt: de mensen. “Het gebeurde ook wel dat ik te laat klaar was met de personeelsplanning. Daardoor stuurde ik het werkrooster dikwijls te laat door naar mijn medewerkers, die dan al vaak andere dingen gepland hadden. Met alle gevolgen vandien.”
Een kind doet de was
Benelux Food Group schakelde daarop over op het gebruik van Strobbo. “Wat een verandering”, glimlacht Mohamed. “Waar ik vroeger 2,5 uur bezig was met het maken van het werkrooster, is dat nu maximaal 15 minuten. Het systeem is enorm gebruiksvriendelijk. Of zoals we in Nederland zeggen: een kind doet de was.”
Strobbo = assistent
“Sinds ik met Strobbo werk, is het moeilijk geworden om een fout te maken in mijn personeelsplanning”, vertelt de restaurantmanager. “Ik zie Strobbo als mijn assistent. Het systeem helpt me aan verschillende dingen te denken, zodat ik geen fouten meer kan maken. Dat helpt me enorm in mijn dagelijks werk.”
Beschikbaarheid weten
“Voordat we beginnen aan het werkrooster, moeten we natuurlijk weten wie wanneer beschikbaar is”, legt Mohamed uit. “Dat kunnen we perfect zien in Strobbo. Medewerkers kunnen zelf hun beschikbaarheid doorgeven via de Strobbo-app of we geven, als restaurantmanagers zelf in wie wanneer beschikbaar is. Handig daarbij is dat ik de beschikbaarheden in Strobbo aan de hand van een kleursysteem kan zien. Een groene werktijd wil zeggen dat een medewerker zelf heeft aangegeven dat hij of zij dan beschikbaar is. Bij een blauwe werktijd heeft de restaurantmanager dat ingegeven. Wanneer een werktijd rood wordt, is de medewerker op die dag niet beschikbaar. Oranje betekent dat de medewerker de geplande werktijd nog niet heeft ontvangen. Zo is het voor ons heel snel duidelijk wie wanneer beschikbaar is, waar we genoeg personeel hebben en waar we nog gaten hebben.”
Vakanties en afwezigheden
Ook wanneer de medewerkers van Benelux Food Group verlof willen aanvragen of ziek zijn, biedt Strobbo mogelijkheden. “Een vakantiedag aanvragen doen medewerkers gewoon binnen de app”, legt Mohamed uit. “Vervolgens kan ik de aanvraag goed- of afkeuren. Daar krijgt de medewerker ook een bericht van in de app. Ook daarin is de werking van Strobbo heel duidelijk: is iemand ziek of heeft deze persoon vakantie, dan kan je hem of haar niet inplannen. Simpel eigenlijk, maar bij ons vorige systeem ging dat niet. Dat zorgde voor vervelende situaties die energie
en tijd kostten.”
Te laat = busted by Strobbo
Wanneer medewerkers aan een shift beginnen, gebeurt dat ook binnen de Strobbo-omgeving. “Ze klokken in via een pincode op een pc”, vertelt Mohamed. “Alle uren worden zo in Strobbo bijgehouden. Aan het einde van de dag kijk ik die uren na. Werkuren die in orde zijn, kun je letterlijk afvinken. Als er een werknemer te laat is, kun je dat ook zien omdat deze werknemer dan in Strobbo rood kleurt. Of als iemand vergeet uit te klokken, geeft Strobbo dat duidelijk weer via een melding. Die melding verdwijnt pas van je scherm wanneer je de medewerker handmatig hebt uitgeklokt.”
Vlotte salarisverwerking
Die manier van werken zorgt ervoor dat Mohamed altijd zeker is dat de gepresteerde uren exact overeenkomen met hetgeen wordt uitbetaald. “Alles is overzichtelijk”, zegt Mohamed. “Aan het einde van de maand sturen we alle gepresteerde uren vanuit Strobbo door naar onze HR-afdeling binnen Benelux Food Group. Zij doen dan nog een laatste eindcheck voor de salarisverwerking. Een week later gebeurt de uitbetaling. Dat loopt allemaal gesmeerd,” vertelt Mohamed.
Het ultieme voordeel van Strobbo
Wat volgens Mohamed het ultieme voordeel is? “Ik heb meer tijd voor mijn mensen op de werkvloer. Ik kan me bezig houden met hun ontwikkeling. Ik heb nu tijd om ze te ondersteunen in het maken van carrière binnen Benelux Food Group. Daar plukken de medewerkers, maar ook ik als restaurantmanager, de vruchten van.”
Interne doelstellingen opvolgen
Als restaurantmanager krijgt Mohamed intern een aantal doelstellingen opgelegd. “Ook daar helpt Strobbo me bij. Met de rapportagetool van Strobbo kunnen we de planning van het werkrooster vergelijken met de daadwerkelijk gepresteerde uren, zowel op teamniveau als op individueel niveau. Het is ook makkelijk om de gemiddelde personeelskosten per dag te gaan bekijken. Op basis van die inzichten kunnen we de werking van ons restaurant optimaliseren.”
Vragen snel beantwoord
Mohamed is ook bijzonder tevreden over de chatsupport van Strobbo. “Wanneer ik via de chat iets vraag, heb ik binnen de twee minuten een antwoord. Dat is echt geweldig. Daarnaast heeft Strobbo ook een hele handige online handleiding, waar je dan weer zelf snel een antwoord kan vinden op je vraag.”
Benieuwd hoe jij – net zoals Benelux Food Group – Strobbo kan inschakelen?
Strobbo is een HR-platform dat ondernemingen helpt om de administratie van flexibele werknemers te automatiseren. Strobbo biedt een all-in oplossing voor ondernemingen met flexibel personeel. Dit door onder meer een oplossing te bieden voor het beheer van beschikbaarheden, werkroosters, personeelsplanning, tijdregistratie en uitbetalingen op het eind van de maand. |
