In 2013 richtte Pierre Baltodano samen met zijn zus Xiomara de burritobar Donki op in Leuven. Intussen opende Donki twee extra restaurants in Etterbeek en Sint-Gillis en zijn er plannen om een extra vestiging in Gent te openen. Het gaat hard voor Donki. De rendabiliteit van de vestigingen wordt daarbij nauwlettend in de gaten gehouden. Wat personeelsplanning & tijdregistratie betreft, liep het voor Donki niet altijd van een leien dakje. Lees hieronder hoe Donki hier een oplossing voor vond en een inspiratie kan zijn voor iedere ondernemer in de horeca.
> Manuele personeelsplanning
> Naar een geautomatiseerde en gecentraliseerde aanpak
> Eenvoudige personeelsplanning voor zowel management als medewerkers
> Makkelijkere vakantieplanning
> Automatisatie van contracten en Dimona-aangiftes
> Koppeling sociale secretariaat voor loonverwerking
> Rapportage met Tenzo
> Implementatie & support
Donki biedt niet alleen burrito’s aan, maar ook taco’s, naked burrito’s (burrito, maar dan zonder de tortilla) of salades. “Je kan onze gerechten ter plaatse opeten, maar je kan ze ook meenemen of bestellen via delivery”, zegt Pierre. “En het leuke is: de klant kan zelf de samenstelling van de burrito personaliseren.” Donki werkt met een relatief groot personeelsbestand. “Op dit moment werken we met ongeveer 50 medewerkers in de drie vestigingen, waarvan er iets meer dan 40% studenten of flexwerkers zijn”, legt Pierre uit. “De rest is vast in dienst.”
Manuele personeelsplanning
Vroeger gebeurde de personeelsplanning in Excel. “Zo’n handmatige aanpak is complex en foutgevoelig”, legt Pierre uit. “Een fout in de Excel-file betekende ook een fout in onze volledige personeelsplanning. Daarnaast stuurden we de open werktijden uit via SMS, of we belden onze ingeplande medewerkers één voor één op. Ook dat was erg arbeidsintensief en foutgevoelig.”
Naar een geautomatiseerde en gecentraliseerde aanpak
Pierre besloot daarop op zoek te gaan naar een digitale planningstool. “Na vergelijking met een aantal andere spelers hebben we voor Strobbo gekozen. Daar hebben we tot op vandaag nog geen spijt van gehad. Het grote voordeel van Strobbo is dat we momenteel onze werkroosters heel gecentraliseerd en consistent kunnen samenstellen. Alles staat nu op één plek, wat heel handig is wanneer je met verschillende vestigingen werkt. In de horeca wijzigt wel eens iets op het laatste moment. Dankzij Strobbo vangen we nu last-minute wijzigingen probleemloos op, terwijl er vroeger wel eens dubbele input gebeurde.”
Eenvoudige personeelsplanning voor zowel management als medewerkers
Donki maakt momenteel gebruik van verschillende Strobbo-modules. “We gebruiken de planningsmodule, maar ook de Dimona-module, de rapportagemodule en de module voor tijdregistratie”, zegt Pierre. “Wat planning betreft, maken we in Strobbo om de week een nieuwe planning op. Eenmaal de planning is opgemaakt, verloopt de communicatie met het personeel binnen de Strobbo-omgeving. Onze medewerkers krijgen de planning doorgestuurd via de Strobbo-app, via email of SMS. Ze kunnen er de werktijden goed- of afkeuren. In diezelfde app kunnen ze op voorhand ook hun beschikbaarheden doorgeven. Voor onze medewerkers is die aanpak erg makkelijk.”
Makkelijkere vakantieplanning
Naast personeelsplanning, gebruikt Donki de Strobbo-tool ook voor de verlofplanning en het vakantiesaldo van het personeel bij te houden. “Wanneer een vakantie is goedgekeurd, wordt dat automatisch afgeboekt in Strobbo”, vertelt Pierre.
Automatisatie van contracten en Dimona-aangiftes
Donki maakt ook gebruik van de module binnen Strobbo om digitaal contracten te ondertekenen en te archiveren. “Bij de start van een shift moeten de Donki-medewerkers inklokken. Wanneer ze inklokken, kunnen ze het contract digitaal tekenen. Dat contract wordt dan digitaal gearchiveerd in Strobbo. Op het moment dat we een contract nodig hebben, bijvoorbeeld bij een sociale inspectie, zoeken we het contract op in Strobbo. We hebben dus geen papieren versie meer nodig.
Daarnaast moet Donki Dimona’s niet langer manueel bij de RSZ aangeven. “Bij onze studenten en fleximedewerkers wordt er op het moment dat ze worden ingepland een Dimona-aangifte verstuurd”, legt Pierre uit. “Van zodra ze in Strobbo inklokken, wordt deze Dimona herbevestigd. Indien ze niet inklokken op een shift waarop ze ingepland werden, wordt die dimona geannuleerd. Dat gebeurt allemaal automatisch via Strobbo.”
Koppeling sociale secretariaat voor loonverwerking
Ook de loonverwerking verloopt een stuk vlotter sinds Donki met Strobbo werkt. “We maken een maandelijks een exportbestand vanuit Strobbo met alle prestaties”, vertelt Pierre. “Die gaan we dan manueel uploaden in het systeem van ons sociaal secretariaat, dat daarna deze gegevens automatisch verwerkt.”
Rapportage met Tenzo
De rendabiliteit van iedere vestiging wordt door het Donki-management goed in de gaten gehouden. “Daarvoor gebruiken we al enkele jaren Tenzo”, vertelt Pierre. “Tenzo is een rapporteringstool waarin we bepaalde data van onze restaurants in no-time kunnen oproepen en analyseren. Denk maar aan verkoopcijfers, stockbeheer of weersvoorspellingen. Ook dat deden we vroeger in Excel: een tijdrovende opgave.”
Daarnaast analyseert Donki ook grondig de personeelsdata in Tenzo. “Dankzij de integratie tussen Strobbo en Tenzo stroomt de data vanuit Strobbo door naar de rapporteringstool van Tenzo”, legt Pierre uit. “We kunnen erg snel rapporten maken in Tenzo op basis van de data in Strobbo. Dat maakt het erg makkelijk om bijvoorbeeld de personeelskost te vergelijken met de geplande omzet in de kassa. Beide systemen vullen elkaar dus perfect aan.”
Implementatie & support
Ook de implementatie van Strobbo in de drie Donki-restaurants verliep vlot. “We konden direct aan de slag met de planningsmodule”, vertelt Pierre. “Daarna zijn er gaandeweg de andere modules bijgekomen. Dankzij de trainingen krijg je de modules uiteindelijk vlot onder de knie.”
Tijdens de implementatie kon Pierre alle wensen en eisen van Donki doorgeven: “De Strobbo-medewerkers luisteren naar wat de klant nodig heeft binnen het pakket. Van daaruit gaan ze de inrichting van de Strobbo-omgeving opbouwen.”
Nu het trainingstraject is afgelopen maakt Pierre gebruik van de online support van Strobbo. “De online support reageert erg snel”, vindt Pierre. “We hebben meestal binnen een paar minuten een antwoord op onze vraag. We kunnen zo heel kort op de bal spelen als er zich een probleem voordoet. In 99% van de gevallen is ons issue binnen het uur weggewerkt.”
Benieuwd hoe jij – net zoals Donki – Strobbo kan inschakelen?
Wil jij ook jouw personeelsplanning digitaliseren? Met Strobbo automatiseer kan dit snel en makkelijk. Profiteer van automatische dimona aangiftes, maak je planningen digitaal op basis van de beschikbaarheden van jouw personeel. Vul lege momenten op met open werktijden, die je makkelijk kan verzenden met 1 druk op de knop. |
