In de 2de aflevering van onze reeks Horeca Reboost spreken we met Bernard Sironval van Otomat. Om goed te kunnen reageren op de huidige situatie moet je een planning kunnen maken met een ongewone bezetting, budgettering en het snel bijsturen. Waar let je op en hoe kan je goed plannen?
Horeca Reboost Planning en controle op basis van budget
Budgetteren en plannen gaan hand in hand
Otomat vindt het maken van de planning even belangrijk als het bestellen en afleveren van het product. Het is namelijk één van de grootste kosten die je als horeca-ondernemer hebt. Daarom moet de planning heel goed zijn en tijdig worden opgesteld. Hoe beter je voorbereid bent, hoe succesvoller je bent met je planning. Wanneer de mensen namelijk al op de werkvloer zijn is het moeilijk om nog rechtzettingen te maken.
Budgetten worden opgemaakt op jaarbasis en daarna op maand- en weekbasis. Alle managers van Otomat weten hoe belangrijk het budget en de omzet is. Elke manager weet perfect welke omzet hij/zij heeft gedraaid op een bepaalde dag. De omzet is ook helemaal geen geheim. Budgetteren is een heel belangrijk deel in de cultuur van de Otomat-restaurants. Het effect van één man te veel ingepland of ook één iemand te weinig merk je direct aan jouw omzet.
Het aantal geplande en gepresteerde uren
Otomat maakt gebruik van Strobbo en de nieuwe kostenmodule om te bekijken of het aantal geplande uren heel nauw samenhangt met het aantal gepresteerde uren. Stel je plant iemand te weinig in, dan kan dit ook omzet-verlies betekenen. Wanneer er heel veel verschil zit wordt er overgeschakeld van een weekplanning naar een dagplanning en 3dagen-planning. Hier kan je sneller op de bal spelen zodat je minder kans hebt op omzet-verlies.
Die omzet wordt bepaald aan de hand van de omzet van vorig jaar en een voorgeschreven gemiddelde van de laatste 4 weken. Hier onthouden we alvast één punt ,het eerste jaar van een nieuwe zaak/vestiging is altijd moeilijk, je kan namelijk niet terug gaan in de historiek om te kijken wat er toen gebeurde. Het is een beetje aftasten en ontdekken. Dan is kort op de bal spelen belangrijk.
Hierbij enkele screenshots vanuit onze rapportage-module. Het is ook deze module die Otomat gebruikt.
Het belang van studenten en flexi’s
Otomat kiest vaak voor studenten, deze studenten krijgen altijd 1 à 2 dagen gegarandeerd werk en dan die andere dagen staan ze stand-by. Bernard geeft trouwens de voorkeur om liever 1 persoon te veel te plannen dan iemand te weinig, zeker in het terrasseizoen. Het is een goed idee om te werken met een bepaald percentage van de geplande uren te laten invullen door flexi’s en studenten. Vooral omdat deze mensen bereid zijn om 3 à 4 uurtjes te komen werken. Niet enkel de kostprijs is een meerwaarde, ook hun flexibiliteit. Horeca zal altijd een mooie werkplaats blijven voor studenten.
De impact van Corona
Het wordt een uitdagende periode. Alle parameters van de voorbije jaren kan je niet meer volgen. Je moet eigenlijk gaan werken zoals bij een nieuwe restaurant. Er zal kort op de bal worden gespeeld. Nu al is Otomat met managers aan het overleggen om alles te bekijken. Otomat heeft zich nu vooral gefocust op social media, maar ook op de opleiding van hun mensen. Vooral omdat de klanten heel angstig gaan zijn, maar ook het personeel moet zichzelf veilig voelen. Het personeel moet dus toch een zekere sfeer kunnen overbrengen.
Je kan het webinar herbekijken op ons Youtube-kanaal, klik maar even hier.
Je vind hier ook de andere webinars van Horeca Reboost.
