Je kent het wel. Je wil gaan uit eten, maar jij hebt zin in sushi terwijl je partner liever taco’s wil. Gelukkig bestaan er tegenwoordig foodmarkets waar je gewoon kan kiezen waar je zin in hebt (zonder echtelijke discussie). Een van die foodmarkets is Wolf, gelegen in hartje Brussel. Naast twee bars en een microbrouwerij telt Wolf 17 restaurants waar je op culinaire wereldreis kan gaan: van hamburgers of pizza tot sushi, poke bowls, Syrische, Griekse of Indische gerechten.
> Groei en groeipijnen
> Alles-in-één
> Meer dan een halve werkdag per week
> E-mails of WhatsAppjes met medewerkers
> Smooth proces
De start van Wolf liep niet op wieltjes. “We openden in december 2019, enkele maanden voor de pandemie en de bijhorende lockdowns”, vertelt Marco Ponente, operationeel manager bij Wolf. “Geen ideale situatie. Toch sloegen we er ons door en eenmaal de lockdowns achter ons lagen draaiden we al snel op volle toeren en groeiden we snel.”
Groei en groeipijnen
Maar die groei bracht – logischerwijze – de nodige groeipijnen met zich mee. “Bij Wolf werken we met zo’n 30 vaste medewerkers en een honderdtal studenten. Daarbij heb ik de 17 foodstanden zelf, die zelfstandig functioneren, niet eens meegeteld. Iedere foodstand telt nog eens een vijftal vaste medewerkers en een vijftiental losse medewerkers. Dat zijn iedere dag een heleboel mensen om in te plannen.”
Bijgevolg werd personeelsplanning al snel een ingewikkelde puzzel. “Vooral omdat we onze werkroosters nog ouderwets opmaakten in Excel. Eens de planning gemaakt was, verstuurde ik deze via email of WhatsApp naar onze vaste medewerkers en studenten. Alle wijzigingen moest ik daarop opnieuw in de Excel-sheet verwerken en opnieuw via mail naar onze medewerkerspoule doorsturen. Dat kostte me minstens vier uur per week.”
Alles-in-één
Voor Wolf was het duidelijk: er ging te veel tijd naar personeelsplanning en alles wat daarmee te maken had. “Daarom hadden we een tool nodig. En dat werd Strobbo”, vertelt Marco. “Het grote voordeel van Strobbo is dat alles in één tool zit: van personeelsplanning, tot tijdregistratie, de Dimona-aangiftes, studentencontracten of het doorsturen van de gepresteerde uren naar ons sociaal secretariaat voor uitbetaling. Het is allemaal gecentraliseerd in Strobbo.”
Meer dan een halve werkdag per week
Hoeveel tijd Marco vandaag met Strobbo bespaart? “Als ik puur naar personeelsplanning kijk, is de tijd die ik daaraan spendeer gehalveerd tot maximaal twee uur per week. Voor onze Dimona-aangiftes is de tijdsbesparing nog groter. Vroeger verstuurde ik Dimona-aangiftes handmatig. Tegenwoordig worden de contracten dagelijks met Strobbo gegenereerd wanneer studenten hun code invoeren op de tablet, wat het proces enorm vereenvoudigt. De Dimona-aangiftes worden daarop klaargezet in Strobbo, inclusief alle wijzigingen of pauzes. Ik spendeer nu wekelijks nog een half uur om alles na te kijken. Daarvoor was dat al snel drie uur.”
Als we alles bij elkaar optellen bespaart Marco meer dan een halve werkdag per week sinds hij met Strobbo werkt. “Tijd die ik nu op de werkvloer kan spenderen om zowel het contact met onze klanten als met onze mensen te verbeteren. Want dat stukje waren we een beetje kwijtgeraakt door de ingewikkelde administratieve puzzel die we week na week moesten maken.”
E-mails of WhatsAppjes met medewerkers
En wat vinden de medewerkers van Wolf zelf van Strobbo? “Voor hen is alles veel gemakkelijker en transparanter geworden. Ze kunnen in de Strobbo-app hun gewerkte uren nakijken. Willen ze een dagje vrij? Dan moesten we vroeger e-mails of WhatAppjes uitwisselen en in onze Excel-file checken of het mogelijk was. Nu loopt het via één functie in Strobbo. Ook hier weer een fenomenale tijdsbesparing.”
Smooth proces
Nog een extra troef van Strobbo is de toegankelijkheid van het Strobbo-team. “Onze implementatie verliep echt smooth,” lacht Marco. “Het heeft me een dag of drie gekost om alles samen met Strobbo op poten te zetten. Maar moeilijk was dat niet. En als er al iets misloopt, dan kan ik direct bij het Strobbo-team terecht. Zij zijn heel toegankelijk en open naar ons toe. Ik krijg snel op iedere vraag een antwoord.”
Benieuwd of Strobbo – net zoals Wolf – iets voor jouw zaak is?
Wil je jouw personeelsadministratie digitaliseren? Met Strobbo gaat dit snel en eenvoudig. Maak digitale planningen op basis van de beschikbaarheden van je medewerkers. Vul lege momenten in met open werktijden en verzend deze met één druk op de knop |
