Technologie, een onmisbare schakel voor jouw Horecazaak

Technologie is een onmisbare schakel in een horeca-onderneming. In dit artikel bespreken we 5 technologische tools die jouw manier van werken makkelijker maakt. Ze helpen je enerzijds de arbeidskosten, voedselkosten en voedselverspilling zo laag mogelijk te houden, en anderzijds je service te optimaliseren.

Technologie heeft nog nooit zo’n grote rol gespeeld in de horecasector als vandaag de dag. Voor elk type restaurant, van kleine bistro tot grote keten, bestaat er de juiste technologie die elk aspect van het restaurantwezen kan vereenvoudigen. In dit blogartikel bekijken wij daarom 5 technologische tools die jouw manier van werken makkelijker maakt. En tegelijkertijd voor meer omzet, tijd en tevreden gasten zorgt.

5 onmisbare technologie tools voor in jouw onderneming

Resengo: reserveren op maat van je zaak

Het is dus erg belangrijk dat je restaurant online aanwezig is, zodat klanten snel landen op jouw website of op een externe boekingssite waar jouw zaak is opgenomen.

Positieve feedback van andere klanten speelt hierbij alleen maar in je voordeel, want zeg nu zelf: Jij reserveert toch ook liever een tafeltje in een restaurant waar de vorige gasten laaiend enthousiast waren over de inrichting, de bediening en het eten?

Reserveren in een handomdraai

Als klanten dan vervolgens hun restaurantkeuze hebben gemaakt en op jouw website zijn terechtgekomen, reserveren ze graag onmiddellijk hun tafeltje. Liefst zonder dat ze daarvoor de telefoon moeten nemen. Beschikt jouw restaurant over een onlinereserveringssysteem? Super! Dan kunnen jouw klanten:

• Op elk uur van de dag snel en gemakkelijk hun reservatie doorgeven
• In een sneltempo hun aankomstuur, hun gezelschap en zelfs hun favoriete tafeltje aanvinken.
• Eventuele allergenen meedelen, maar ook of er een jarige in het gezelschap zit.

Dit zijn interessante weetjes voor jou als restaurateur, waar je gemakkelijk op kan inspelen om zo jouw klanten een persoonlijke, maar vooral onvergetelijke restaurantervaring te kunnen bezorgen.

Blijf in contact met klanten

Tot slot krijgen gasten bij een onlinereservering de mogelijkheid om zich in te schrijven op jouw nieuwsbrief. Op die manier geven ze jou de toestemming om hen op de hoogte te houden van de nieuwste creaties of interessante acties.

Leuk extraatje: Klanten krijgen automatisch een bevestigingsmail met hun reserveringsgegevens, die ze te allen tijde op een gemakkelijke manier kunnen wijzigen. Dankzij herinneringsmails, creditcardgarantie of voorschotten, zorg je er ook voor dat de kans op no-shows tot een minimum herleid wordt. 

Kort samengevat  Door jouw restaurant online in de spotlights te zetten, wordt het uitbaten van een restaurant niet alleen een stuk eenvoudiger, maar zal hierdoor ook jouw omzet worden verhoogd. Resengo is een restaurantsoftware die al deze facetten faciliteert en bovendien koppelingen mogelijk maakt met de meest gebruikte digitale voor personeels-, kassa of CRM-systemen.

Deliverect: all-in-one-softwareplatform voor het beheer van online bestellingen 

Als je restaurant een sterke online marktpositie wil opbouwen, dan is het van cruciaal belang dat je klanten ook online eenvoudig én snel een maaltijd kunnen bestellen. Het aantal restaurants dat maaltijdbezorging en/of take-away aanbiedt, stijgt dan ook elk jaar.

En ook de vraag groeit: in sommige landen wordt zelfs al 60% van alle maaltijden buiten het restaurant gegeten. Food delivery zit duidelijk in de lift, en mee op de kar springen kan jouw restaurant helpen je bereik en zichtbaarheid te vergroten, en simpelweg meer te verkopen.

Koppel je kassa met online bezorgplatformen

Maar voor je begint met het verpakken en online verkopen van je maaltijden, is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat je dit nieuwe verkoopkanaal moeiteloos kan beheren, en je tijd en middelen op de meest efficiënte manier kan inzetten. Door je online bezorgplatformen, zoals Uber Eats, Takeaway.com en Deliveroo, aan het kassasysteem van je restaurant te koppelen, kan je de vaakst voorkomende valkuilen van thuisbezorging vermijden.

Hoe werkt zo’n kassakoppeling?

Je kan dit zien als een automatisering van je online orderflow: al je online bestellingen worden automatisch naar je kassasysteem doorgestuurd, zodat je personeel deze niet meer manueel hoeft te verwerken of over te typen in je kassa. Bovendien gaat elke bestelling ook onmiddellijk door naar de keuken, waar meteen ook een bestelbon wordt geprint. Je bezorgplatformen verbinden met je kassa bespaart je bijgevolg een pak tijd en verlaagt tegelijkertijd het risico op menselijke fouten.

Ook als je enkel afhaalmaaltijden biedt, kan je profiteren van de voordelen die we hierboven opnoemen. Je ‘Click & Collect’-shop kan je namelijk ook eenvoudig laten koppelen aan je kassasysteem, zodat je take-away veel vlotter verloopt.

Wat met al die verschillende schermen?

Als je restaurant met meerdere partijen samenwerkt voor maaltijdbezorging, krijg je per platform een specifieke tablet.. Elk toestel heeft zijn eigen meldingsgeluidjes, software en bestelbonnen… Best verwarrend én afleidend voor je personeel. Toch kan je ook dit probleem eenvoudig verhelpen door in zee te gaan met een all-in-one-softwareplatform voor het beheer van je online bestellingen. Je hebt dan maar één dashboard meer nodig; één toestel; één bron voor al je online orders via al de verschillende platformen.

Kort samengevat  Online delivery en take-away is zonder twijfel een waardevol extra verkoopkanaal voor je restaurant. Door je online bestellingen te automatiseren met een kassakoppeling kan je dit kanaal bovendien eenvoudig beheren, zodat je kan genieten van de talrijke voordelen die bij thuisbezorging komen kijken.

n

Strobbo: moeiteloos personeel inplannen 

Bespaar tijd en geld

Strobbo creëert oplossingen om tijd en geld te besparen in de planning en uitbetaling van je personeel. Zo bespaar je de kopzorgen over de juiste bezetting dankzij de integratie met je reservatiesysteem (zoals Resengo bijvoorbeeld).

Geen zorgen meer over het bijhouden van het aantal gewerkte uren per werknemer. Vandaag kan je heel gemakkelijk de gewerkte tijd bijhouden via een digitale tijdregistratie module. Zet deze op je kassascherm of een tablet. Start er een student of flexwerker? De Dimona aangifte wordt automatisch doorgestuurd.

Automatiseer je personeelsadministratie

Tevens kan je ook vlot koppelen met je sociaal secretariaat voor de loonverwerking of met een interimkantoor voor het inzetten van studenten.  Wanneer je een interim werkkracht inplant, stuurt de tool automatisch een mail naar het interimkantoor om de contracten aan te maken (ook mogelijk via API). Mits een koppeling met je kassa kan je ook snel zicht krijgen op je rendabiliteit en productiviteit op het einde van de dag.

Kort samengevat  Door het automatiseren van je personeelsplanning en tijdsregistratie met een intelligente tool zoals Strobbo werk je efficiënt en bespaar je heel wat tijd en geld.

Apicbase: hou je foodcost laag

Als de bestellingen ontvangen zijn, dan schiet de keuken in actie. De impact van de back of house op je winst is enorm. Foodcost alleen al neemt snel 28-32% van je omzet in beslag, met pieken tot wel 45%.

Goed keukenmanagement beperkt die kosten, meer specifiek de vermijdbare kosten. Als de kosten dalen, gaan de marges omhoog. De restaurantsector is grotendeels een sector met lage winstmarges. Het is dus zinvol om die marges zorgvuldig te beschermen.

Breek de zwarte doos van je back-of-house open

Iedereen kent de uitspraak ‘follow the money’, maar in de keuken is er zoveel te doen dat het moeilijk is om het allemaal bij te houden. Hoeveel Excelbladen je ook gebruikt, de back-of-house helemaal controleren is en blijft een aartsmoelijke opdracht.

Je ziet geld binnengaan aan de ene kant, en aan de andere kant komt er een afgewerkt gerecht uit, wat er tussenin allemaal gebeurt met de centen is vaak niet meer dan een goede gok. “Om de kosten te drukken, heb je harde data nodig.”

Zonder de juiste hulpmiddelen is het vinden van die data tijdrovend, onnauwkeurig en… ronduit saai.  En zoals in elke sector geldt de regel: hoe meer locaties je beheert, hoe beter je controle moet zijn om grote verliezen te voorkomen. Neem bijvoorbeeld de voorraad. Overbevoorrading leidt tot verspilling en dat doet je foodcost de pan uit rijzen. Dat wil je te allen tijde vermijden. Om overstock te voorkomen, moeten je inkopen heel nauwkeurig zijn. Bestel niet meer dan je nodig hebt, en alleen als je het nodig hebt.

Om precies te bestellen heb je toegang nodig tot:  

• Actuele verkoopgegevens
• real-time stockstatus, en
• een prognose van het aantal porties dat je zal serveren.

In de bovenstaande lijst ontbreekt nog één stukje cruciale informatie, namelijk je recepten. Je recepten verbinden alle foodgerelateerde gegevens met elkaar. Ze vertalen ‘het aantal verkochte porties’ naar ‘de hoeveelheid gebruikte ingrediënten’. Die trek je af van de voorraad, zodat je weet wat je nog in stock hebt. Vervolgens zet je die gegevens om in bestellijsten voor je leveranciers.

Het probleem

Probeer dit alles drie keer per week te doen? Dat is veel tellen en rekenen. Om nog maar te zwijgen van de tijd die je meest waardevolle mensen eraan kwijt zijn: de F&B manager, de executive chef, de operations manager en in veel gevallen ook de boekhouder.

Het hoeft dus niet te verbazen dat veel restaurantprofessionals al tevreden zijn met een schatting van hun stock en bestellingen, zelfs als dat betekent dat ze een potentieel winstverlies van 50% moeten incasseren.

Dit is de oplossing

Met de juiste managementsoftware voor restaurants is het eenvoudig om de winst te beschermen. De software doet de berekeningen – rekening houdend met alle mogelijke variabelen – en genereert een nauwkeurige bestellijst voor je leveranciers. Al wat je nog moet doen is op verzenden drukken en je favoriete leveranciers ontvangen een e-mail met je bestellingen voor de volgende dag.

Kort samengevat  Dankzij de managementsoftware van Apicbase hou jij je foodcost laag en centraliseer je terwijl je recepten, menu’s, voedselkosten, inventaris, bestellingen en verkoopanalyses in één handig dashboard.

Too Good To Go: ga voedselverspilling tegen

De horeca kan tegenwoordig rekenen op technologie om haar activiteit op dagelijkse basis te verbeteren…

… het beter beheren van haar klanten- en orderstroom, het plannen van haar bevoorrading en het leveren van de juiste mensen om al deze verschillende elementen zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen.

Het is nu zelfs mogelijk om de financiële kant van het verhaal beter te beheren.

Door de huidige situatie is de vraag echter minder voorspelbaar en kan deze enorm schommelen, wat helaas kan leiden tot aanzienlijke voedselverspilling. En dat in een tijd waarin niemand graag ziet dat hun heerlijke producten of vers bereide maaltijden in de vuilnisbak belanden.

1/3 belandt niet op de borden

Ongeveer 1/3 van het geproduceerde voedsel geraakt niet op de borden en dit representeert 8% van de wereldwijde CO2-uitstoot. Voedselverspilling heeft een enorme impact op het milieu, vooral met het oog op de exploitatie van hulpbronnen en energie, maar ook op economisch vlak. Het is de derde grootste bron van vervuiling ter wereld. In België wordt jaarlijks gemiddeld 345 kg voedsel per persoon verspild. Dat is een aanzienlijk cijfer, toch?

Hoge verwachtingen, meer verspilling

Elke dag vinden chef-koks, cateraars, bakkers, slagers en supermarktmanagers het moeilijk om aan de verwachtingen van hun klanten te voldoen: ze willen namelijk de meest verse producten leveren en tegelijkertijd zo weinig mogelijk weggooien.

Gelukkig bestaan er verschillende oplossingen om het aantal onverkochte producten te verminderen en verspilling te voorkomen: het hergebruiken van die producten in andere recepten, de distributie ervan naar lokale verenigingen, of het gebruik van technologie, met name de Too Good To Go app.

Onverkochte producten aan lagere prijs

Too Good To Go maakt het mogelijk om onverkochte producten tegen een lagere prijs te verkopen aan gebruikers die ze aan het eind van de dag kunnen komen afhalen in de vorm van een verrassingspakket. Het is een zeer eenvoudige oplossing, waarmee retailers actief kunnen strijden tegen voedselverspilling, nieuwe klanten kunnen aantrekken en extra inkomsten genereren.

Kort samengevat  Het is een win-win-win oplossing: een positief effect voor de planeet, minder verliezen voor de retailers, en heerlijke maaltijden tegen lagere prijzen voor de gebruikers. Iedereen haalt er iets uit!

Restaurant technologie: in een notendop

In de veranderlijke restaurant- en voedingsindustrie is het van groot belang om je marges, die kenmerkent klein zijn voor de sector, te beschermen. Bovenstaande technologische tools ondersteunen je hiermee. Ze helpen je enerzijds de arbeidskosten, voedselkosten en voedselverspilling zo laag mogelijk te houden, en anderzijds je service te optimaliseren. Zo besteed jij minder tijd in operationele taken en kan je deze taken nauwkeurig uitvoeren.