Data, Data, Data, je hoort tegenwoordig niets anders meer en ja data heeft ook zijn weg gevonden naar onze horeca sector. Vooral de HR data kan van essentieel belang zijn voor jouw onderneming. Horeca is nog zeker steeds een sector die draait om gevoel en beleving, maar je kan er niet meer rond de professionalisering van de sector heeft ervoor gezorgd dat er meer gedetailleerde data is waarmee je aan de slag moet om de concurrentie bij te blijven.
In deze blogpost leggen we jullie uit hoe je met HR data aan de slag kunt gaan om je personeelsplanning te optimaliseren en dus je rendabiliteit te verhogen.
Wat heb je nodig om je HR Data te gebruiken?
Als eerste wil ik beginnen met te stellen dat het noodzakelijk is een goeie koppeling te hebben met jouw kassa. Zonder accurate data vanuit jouw kassa, heb je geen omzetten om mee te gaan vergelijken. Dit maakt het zeer moeilijk om te gaan kijken of jouw personeel wel optimaal was ingepland.
Gelukkig koppelt Strobbo ondertussen met zowat alle grote kassa systemen in België (controleer even of jouw kassa in onze lijst van koppelingen staat).
Wat bedoelen we met “verhogen van de rendabiliteit”
Als 2de wil ik meegeven dat we ‘het verhogen van je rendabiliteit‘ gaan opsplitsen in 2 categorieën;
Kijken waar je mogelijk te veel mensen hebt gepland;
Kijken waar je goedkopere mensen had kunnen inplannen
Wij zien dat onze klanten 2 KPI’s/formules gebruiken om productiviteit te bereken:
De klassieke productiviteit berekening; omzet / aantal gepresteerde uren.
Vaak is hier het doel om een productiviteit van 65 te halen;
Het personeelskosten percentage. Een sector doel is hier vaak om bv. voor elke €100 omzet, €35 uit te geven aan je personeel = een personeelskosten percentage van 35%. Dit noemen we vanaf nu de PKP.
Categorie 1; HR data gebruiken om te kijken hoe optimaal je planning was
We kunnen data gaan gebruiken om te kijken in welke uren van de dag je jouw doel hebt gehaald.
Hierbij even een voorbeeld. Als we de omzet uit de kassa hebben per uur + je personeelskosten uit onze tikklok per uur. Dan kunnen we de berekening maken van jouw PKP.
Hierbij worden de personeelskosten op dezelfde Y-as gezet naar gelang het doel dat je ingesteld hebt voor je PKP.
De analyse van ons voorbeeld, deze klant heeft een doel van 30% gesteld als PKP. Deze heeft hij net niet gehaald, hij scoorde 31%.
- ‘s morgen is de mise-en-place waar er kosten gemaakt worden (dit is de rode lijn), maar je hebt hier nog geen omzet;
- ‘s middags halen ze net hun doel, de groene lijn komt namelijk boven de rode;
- in de namiddag krijgen enkele mensen een service-coupé;
- in de avond wordt het meeste winst gemaakt toch komen ze net niet aan hun doel komen.
Je ziet telkens ook welk weer het was die bepaalde dag en hoeveel reserveringen ze hadden. In dit voorbeeld was het 15°C en bewolkt en waren er 0 reserveringen.
Laat ons nu 1 stap verder denken. Wanneer je al die data hebt, kan je in de rapportage dingen gaan opzoeken zoals bijvoorbeeld de cijfers van de:
- de laatste 10 maandagen;
- in de periode februari – mei;
- waar het warmer was dan 10° en kouder dan 20°;
- waar we minder dan 10 reservaties hadden.
Indien we dit kunnen, gaan we weer verder kijken. Bijvoorbeeld wat is je gemiddelde omzet per uur is voor de dagen die voldoen aan deze criteria. Daarna kunnen we kijken hoeveel personeel je zou moeten inzetten.
Je wil natuurlijk ook de rendabiliteit van een grotere periode kunnen bekijken. Dat kan per maand of per week, in onderstaand voorbeeld rekenen we met een periode van een maand voor een zaak met 3 vestigingen.
Tenslotte moet je ook gaan analyseren hoe goed jouw planning was. Je kan namelijk best naar een bepaalde omzet gaan plannen. Doch als je achteraf ziet dat er steeds meer uren getikt worden dan gepland, dan weet je dat je jezelf iets aan het wijs maken bent.
In onderstaand voorbeeld zie je dat ze minder uren getikte hebben dan gepland. Dit geeft een resultaat tussen de 95% en 102%. Dit is volgens ons optimaal.
Categorie 2; heb je de juiste mensen ingepland of was er een goedkopere oplossing
Zien of je de juiste mensen hebt ingepland is jammer genoeg iets moeilijk en is veel minder zwart /wit dan een productiviteitsberekening. Dit komt omdat je altijd werkt met vaste mensen, het spreekt voor zich dat je hun contracturen moet respecteren. Daarnaast heb je een minimum aan ervaren mensen nodig in je zaak zodat je de kwaliteit van jouw service kan garanderen.
Het meest simpele is om te kijken naar welke statuten je hebt ingepland in een periode en om daarbij een doel te stellen.
We weten allemaal dat flexi’s en studenten de meest goedkope statuten zijn op de markt. Wanneer je de data hebt van jouw zaak, kan je gaan kijken hoeveel je van deze statuten gebruik maakt. Vervolgens kan je een doel stellen naar de toekomst toe.
Hier zie je dat deze klant maar liefst bijna 47% van zijn uren aan studenten geeft, zo weet je dus ook hoe ze aan hun laag PKP komen. Meten is weten en de enige manier om dit soort doelen in het oog te houden is om met een rapportage te werken die bij het plannen direct weergeeft welke statuten je hebt ingezet.
Next level
Zelfs als je deze data hebt, is het nog zeer moeilijk om een planning te maken die ‘het meest kost efficiënt’ is. Het blijft moeilijk om rekening te houden met alle contracten en alle wetgevingen rondom horeca personeel.
Hiervoor hebben wij bij Strobbe een algoritme ontwikkeld die gebruik maakt van al deze HR data om vanaf 0 een volledige planning voor te stellen. Hoewel ik hier niet te diep op wil ingaan in deze blogpost wil ik dit toch kort schetsen. Dit is een project waar we 2 jaar aan gewerkt hebben samen met de grootste ketens en diverse namen uit onze horeca sector. Ik gebruik niet vaak het woord ‘baanbrekend’, maar dit zou hier wel eens van toepassing kunnen zijn.
Reality check
Wat je nooit uit het oog mag verliezen is de tevredenheid van je klanten. Je kan een optimale planning maken volgens budget, maar als je daarmee je cliënteel niet voldoende kan bedienen is dat natuurlijk niet ok. Stel de doelen voor jouw PKP in naar gelang jouw omzet. Indien je bijvoorbeeld minder dan €3500 omzet draait, kan je PKP 37% zijn, wanneer je meer draait kan je het misschien prikken op 33%.
Ook hiervoor bestaan tal van tools om je klanttevredenheid te meten online (aan de hand van online reviews). Deze info wil je natuurlijk mee in jouw dashboard hebben. Een goed voorbeeld is onze partner Are They Happy.
De minimum bezetting is voor elke zaak anders. Ik krijg vaak de feedback van onze klanten dat ze bijvoorbeeld steeds 1 barman en 1 garçon nodig hebben, of 1 kok en 1 afwasser. Wederom dit is voor elke zaak anders.
Echter we zien echt dat onze meest professionele klanten perfect weten welke profielen ze nodig hebben bij elke uur omzet. Denk dus toch eens na tot hoeveel omzet per uur je jouw garçon ook de koffie kan laten maken achter de bar.
Strobbo klanten mogen hiervoor altijd contact met ons opnemen om dit eens samen uit te werken voor hun zaak ;-).
