Enregistrement du temps de travail obligatoire : êtes-vous prêt ?
À partir du 1er janvier 2027, l’enregistrement du temps de travail deviendra obligatoire pour tous les employeurs. Que prévoit exactement cette nouvelle réglementation ? Et de quoi avez-vous besoin pour être en conformité ?
Pour de nombreux entrepreneurs du commerce de détail et de l’horeca, cette mesure suscite des interrogations. Faut-il paniquer ? Absolument pas, mais nous vous recommandons d’anticiper suffisamment tôt.
Vidéo sur la nouvelle législation avec Laura de SD Worx
✔️ Que pouvez-vous attendre de cette vidéo ?
Vous recevrez une explication claire de cette nouvelle obligation : que prévoit exactement la loi ? Et comment faire pour être parfaitement en règle avec cette nouvelle réglementation ?
✔️ Vous utilisez déjà un système d’enregistrement du temps de travail ?
Dans ce cas, il est possible que vous ne soyez pas encore totalement conforme. Nous vous expliquons comment vérifier si votre organisation répond aux nouvelles exigences, quelles fonctionnalités font souvent défaut et quand une mise à jour ou une adaptation des processus s’impose.
✔️ D’autres nouveautés en matière de sécurité sociale
Dans ce webinaire, vous découvrirez un aperçu clair des nouvelles règles de sécurité sociale ainsi que de l’évolution vers eGov 3.0 : le passage de la DmfA au transfert de données salariales. Nous vous montrons ce qui change entre 2025 et 2028 et ce que votre organisation doit préparer dès aujourd’hui.
Regardez la vidéo complète👇
Les principaux changements en un coup d’œil
À partir du 1er janvier 2027, vous aussi, en tant qu’entrepreneur, devrez utiliser un système objectif et fiable pour enregistrer le temps de travail de l’ensemble de vos collaborateurs au sein de votre entreprise, y compris les flexi-jobs, les étudiants, les extras et les travailleurs temporaires.
Obligation pour tous les employeurs
Cette obligation s’appliquera à tous les employeurs et à tous les travailleurs, avec d’éventuelles exceptions ou règles assouplies pour certaines catégories.
Quelles heures devez-vous enregistrer ?
Vous devrez enregistrer numériquement les heures de début et de fin de prestation de vos travailleurs.
Heures supplémentaires et écarts
Vous serez également tenu d’identifier et de documenter les heures supplémentaires ainsi que les éventuels écarts.
En cas d’inspection sociale
En cas d’inspection sociale, vous devrez pouvoir présenter immédiatement toutes les données enregistrées.
FAQ sur la nouvelle législation relative à l’enregistrement du temps de travail
Oui. Le gouvernement fédéral a exprimé son intention de rendre l’enregistrement du temps de travail obligatoire à partir du 1er janvier 2027 pour tous les employeurs, tant dans le secteur privé que dans le secteur public.
Pas explicitement dans la législation belge du travail, mais dans la pratique, c’est souvent déjà le cas. En raison de la jurisprudence européenne, de contrôles plus stricts et de certains dispositifs tels que les heures supplémentaires, l’enregistrement du temps de travail est déjà attendu dans de nombreuses situations.
Cette obligation découle de la jurisprudence européenne, qui impose aux employeurs de mettre en place un système :
- objectif
- fiable
- accessible
pour enregistrer le temps de travail. L’objectif est de garantir le respect des temps de travail et des périodes de repos.
Cela n’a pas encore été définitivement arrêté. En théorie, un enregistrement manuel pourrait rester possible, mais dans la pratique, l’enregistrement numérique est fortement recommandé pour des raisons de contrôle, d’efficacité et de preuve.
L’objectif est que cette obligation s’applique à tous les employeurs et à tous les travailleurs.
Des exceptions ou des règles plus souples pourraient toutefois être prévues pour certaines catégories, telles que :
- les cadres dirigeants
- les fonctions de confiance
- les représentants de commerce
Sans identifiant de connexion, personne ne peut consulter vos heures de travail.
Oui. Les entreprises qui enregistrent déjà le temps de travail devront peut-être adapter leur système afin de rester conformes aux nouvelles exigences, notamment en matière d’exhaustivité, de précision et de reporting.
La tendance est claire : les contrôles deviennent plus stricts et la charge de la preuve incombe de plus en plus à l’employeur.
Les employeurs devront démontrer eux-mêmes qu’ils respectent correctement les règles, souvent grâce à un système d’enregistrement du temps de travail.
Oui. Pour ces catégories, certaines obligations existent déjà aujourd’hui (par exemple via Dimona ou les registres de dérogation).
La nouvelle législation renforcera ces contrôles et les étendra à l’ensemble des travailleurs.
Parallèlement, les autorités travaillent à une modernisation plus large de l’organisation du temps de travail :
- davantage de flexibilité dans les horaires
- assouplissement des règles relatives au travail à temps partiel
- extension des régimes d’heures supplémentaires
L’enregistrement du temps de travail constituera alors une base essentielle pour le contrôle et le reporting.
À partir du 1er janvier 2028, chaque employeur devra déclarer quotidiennement aux autorités les données relatives au temps de travail et aux salaires.
Cela signifie notamment :
- la fin des totaux mensuels globaux
- chaque prestation devra être correctement associée à une journée précise
- les systèmes de paie et d’enregistrement du temps devront être parfaitement alignés
Le non-respect de cette législation peut entraîner :
- des sanctions financières
- des requalifications (par exemple d’un contrat à temps partiel en contrat à temps plein)
- la perte de subventions ou d’avantages fiscaux
- des difficultés lors des contrôles de l’ONSS et de l’administration fiscale
Idéalement, dès maintenant. Attendre la fin de l’année 2026 augmente le risque d’erreurs et d’inefficacités.
Une bonne préparation passe par :
- l’analyse de la situation actuelle
- une vérification juridique
- le choix d’un système adapté
- la mise en œuvre et la communication auprès des collaborateurs.
Les six avantages de l’enregistrement du temps de travail
L’enregistrement numérique du temps de travail vous aide à travailler plus intelligemment et à mieux maîtriser votre organisation. Découvrez comment simplifier votre administration, éviter les erreurs et améliorer à la fois la transparence et l’efficacité.
Moins de tâches administratives
Fini les fichiers Excel ou les listes papier sujets aux erreurs. L’enregistrement numérique conserve toutes les heures dans le cloud, accessibles à tout moment. Vous bénéficiez ainsi d’une meilleure vue d’ensemble et d’un meilleur contrôle de votre administration.
Une paie rapide et correcte qui vous fait gagner du temps
Connectez votre système de pointage à votre secrétariat social et gagnez un temps précieux. Les heures prestées, les salaires et les heures supplémentaires sont calculés automatiquement, sans Excel ni erreurs. Résultat : plus d’efficacité et moins de travail administratif.
Une meilleure planification et un meilleur contrôle des coûts
Grâce à un système de pointage numérique, vous savez en temps réel qui est présent, quand surviennent les périodes de forte activité et où du personnel supplémentaire est nécessaire. Vous évitez ainsi le sureffectif et gardez un meilleur contrôle de votre planning.
Une protection juridique lors des contrôles sociaux
Avec l’enregistrement numérique du temps de travail, vous pouvez toujours démontrer les prestations réellement effectuées. Un atout précieux en cas de litige ou de contrôle. Vous avez ainsi l’assurance de respecter les obligations légales en matière de temps de travail.
Plus de transparence pour les collaborateurs
Grâce à l’enregistrement du temps de travail, les collaborateurs savent que leurs heures sont correctement enregistrées et rémunérées. Cela favorise la transparence, renforce le professionnalisme de l’entreprise et permet de détecter plus rapidement une charge de travail excessive, contribuant ainsi à réduire l’absentéisme.
Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Une étude de Protime montre que l’enregistrement du temps de travail améliore l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée : 60,4 % des travailleurs constatent un meilleur équilibre. Sans système de suivi, 39,1 % déclarent travailler excessivement. Chez les jeunes travailleurs, l’impact est encore plus marqué, avec 68,7 % qui constatent une amélioration.