Quand le secteur de l’horeca a dû fermer ses portes en mars 2020, Peter Thyssen, gérant de New Mexico dans la Muntstraat à Louvain, venait d’achever la rénovation de son restaurant. « Après 30 ans, nous avions déménagé dans un nouveau bâtiment et venions tout juste d’ouvrir nos portes après la rénovation. Quand le coronavirus a frappé sans pitié l’horeca. Pendant la crise, j’ai enfin eu du temps à consacrer à la numérisation de mon établissement. Et j’en récolte maintenant les fruits. Nous travaillons surtout beaucoup plus correctement qu’avant»
> Ville estudantine
> Horaires sur papier
> Numérisation et promenades
> Reconnaissance via un code unique
> Peur de l’inspection sociale
> Trouver plus facilement des collaborateurs
> Personne de contact du secrétariat social
> L’administration des salaires est un plaisir
Les amateurs de bonne chère et d’ambiance mexicaine trouveront à coup sûr leur bonheur au restaurant New Mexico dans la Muntstraat à Leuven. New Mexico est spécialisé dans la cuisine tex-mex : principalement des tortillas, fajitas et burritos agrémentés de toutes sortes de sauces et accompagnements. Le restaurant New Mexico existe depuis 30 ans et est exploité par Peter Thyssen, sa femme Renate et leur fils Thibault.
Ville estudiantine
Peter poursuit : « J’ai créé notre établissement il y a 30 ans avec ma femme. Entre-temps, notre fils nous a rejoints. Au total, nous fonctionnons avec neuf membres du personnel par jour, dont environ cinq étudiants. Plutôt logique pour une ville estudiantine comme Leuven. Nous avons une réserve d’une quarantaine d’étudiants qui viennent travailler en alternance. »
Horaires sur papier
Pour la gestion du personnel, New Mexico procédait auparavant principalement manuellement. « À chaque service, nous devions inscrire manuellement qui avait commencé à quelle heure et qui avait fini à quelle heure, ce qui était régulièrement source d’erreurs ou de discussions. Nous devions aussi afficher les horaires au format papier dans notre établissement pour communiquer les heures de travail planifiées à notre personnel. Ce n’était pas une méthode efficace. Surtout quand on travaille avec une si grande réserve d’étudiants. »
Numérisation et promenades
Le déménagement dans un nouveau bâtiment a été pour New Mexico le moment de s’engager davantage dans la numérisation. La crise du coronavirus est venue donner le dernier coup de pouce. « Subitement, beaucoup de temps s’est libéré pour les entrepreneurs de l’horeca », explique Peter. « Pendant le confinement, je consacrais les matinées à la numérisation de mon établissement, notamment en suivant des formations. Et l’après-midi, j’allais promener avec ma femme », raconte Peter en riant.
Reconnaissance via un code unique
Selon Peter, Strobbo a joué un rôle très important dans le développement numérique de son restaurant. « Depuis que nous utilisons Strobbo, nous travaillons surtout beaucoup plus correctement qu’avant. Tout d’abord, nous faisons pointer nos collaborateurs numériquement avec Strobbo », explique-t-il. « Dès qu’un collaborateur commence son service, il pointe dans le système d’enregistrement du temps via son code unique. Le système reconnaît ainsi s’il s’agit d’un étudiant, d’un flexi-jobber ou d’un collaborateur fixe. Pour les étudiants et les flexi-jobbers, le système envoie automatiquement la déclaration Dimona. Pour un collaborateur fixe, Strobbo enregistre les heures prestées à la minute près. J’ai ainsi toujours la garantie qu’une personne qui vient travailler ici est renseignée correctement aux pouvoirs publics. Les changements d’équipe ne sont pas non plus un problème. Comme chacun a un code unique, le système reconnaît automatiquement le collaborateur. »
Peur de l’inspection sociale
Alors qu’avant, une inspection sociale générait son lot de stress et d’inquiétude, beaucoup de choses ont changé positivement grâce à Strobbo : « Je me sens beaucoup plus serein. En cas d’inspection sociale, je dois juste ouvrir Strobbo et je suis en ordre. Chaque contrat journalier ou contrat fixe se trouve dans le logiciel, tout comme le règlement du personnel, par exemple. Avant, je conservais tout dans des classeurs, que je ne trouvais pas au moment voulu ou dans lesquels il manquait des documents. C’était une situation stressante. »
Trouver plus facilement des collaborateurs
Depuis que New Mexico investit dans la numérisation, Peter constate qu’il trouve plus facilement de nouveaux collaborateurs. « Le fait que nous travaillons de manière professionnelle et numérique convainc les étudiants de venir travailler chez nous », raconte-t-il. « Ils ont la garantie d’un paiement et d’une assurance corrects et d’une communication transparente. Ce n’est pas le cas partout. Autrement dit, nos collaborateurs aiment travailler ici. »
Personne de contact du secrétariat social dans Strobbo
Avec Strobbo, Peter a l’assurance d’une déclaration Dimona introduite en bonne et due forme, mais aussi d’un traitement de la paie 100 % correct. « Avant, nous devions vérifier toutes les heures prestées en fin de mois, les encoder dans un fichier Excel, puis les communiquer manuellement au secrétariat social. Cette façon de travailler était une grande source d’erreurs. Les heures prestées ne correspondaient pas toujours aux heures payées. Ce n’était pas professionnel. Maintenant que nos collaborateurs pointent numériquement, il n’y a plus aucune erreur de paiement. Toutes les heures enregistrées dans l’outil sont directement transmises à notre secrétariat social. Mieux encore : comme ma personne de contact au secrétariat social a un login dans Strobbo, la transmission des salaires ne me demande presque plus de travail. »
L’administration des salaires est un plaisir
Strobbo facilite grandement la tâche de gérant de Peter : « La seule chose que j’ai à faire est de vérifier si les heures pointées sont correctes. Je peux littéralement les cocher dans Strobbo. Alors qu’avant, je consacrais deux heures par jour à l’administration, aujourd’hui, ça ne me prend plus que cinq minutes. Un gain de temps énorme, donc. Et alors qu’avant, l’administration des salaires était une corvée, c’est devenu un véritable plaisir », conclut Peter en riant.
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