Les affaires marchent bien pour Bike Republic, la chaîne de magasins de vélos du groupe Colruyt. Elle a récemment ouvert son 24e établissement en Belgique, plus précisément à Sint-Denijs-Westrem. Et qui dit beaucoup
d’établissements, dit aussi beaucoup de collaborateurs : plus de 130 travailleurs sont actuellement repris sur le payroll. C’est justement pour garantir un traitement des salaires efficace et transparent que Bike Republic a fait appel à Strobbo.
> Excel = problèmes
> Pour l’horeca comme pour le commerce de détail
> Collecte et envoi des données pour le traitement des salaires
> Beaucoup plus rapide qu’avant
> Transparence pour le travailleur et l’employeur
> Échange flexible de travailleurs entre différents sites
> Déploiement en plusieurs phases
Katleen Penel est experte RH indépendante pour Bike Republic. Chaque mois, elle veille notamment à ce que les collaborateurs de Bike Republic puissent être planifiés et payés correctement. « Ça n’a pas toujours été une tâche évidente », admet Katleen en riant. « Comme beaucoup d’autres entreprises, nous faisions auparavant la planification du personnel, l’enregistrement du temps et le traitement des salaires avec Excel. Pour nous, ce n’était plus une option. »
Excel = problèmes
Avec l’ancienne façon de travailler, il n’était pas évident de payer les salaires à temps. « En tant que service RH, nous recevions souvent les fichiers Excel avec les heures enregistrées trop tard, car un store manager ne parvenait pas à les traiter à temps. Et une fois les fichiers rentrés, nous devions encore les saisir manuellement dans le système de payroll de notre secrétariat social. Une tâche fastidieuse qui demandait facilement deux jours ouvrables. »
Pour l’horeca comme pour le commerce de détail
Il fallait donc une solution permettant une planification flexible des collaborateurs, mais aussi une rémunération flexible. Le choix de Katleen s’est donc vite porté sur Strobbo. « J’ai une spécialisation en tant qu’experte RH dans l’horeca », explique Katleen. « Et dans ce secteur, Strobbo est un outil déjà très répandu. Mais Strobbo peut aussi parfaitement être utilisé dans le commerce de détail. »
Collecte et envoi des données pour le traitement des salaires
Bike Republic utilise Strobbo à différents niveaux : « Strobbo est un outil que nous utilisons beaucoup au quotidien », explique Katleen. « Nous l’utilisons avant tout pour la planification du personnel. Une fois celle-ci établie, nos travailleurs enregistrent leurs heures dans le système. Nous utilisons aussi le module de planification des congés, qui permet à un travailleur de demander lui-même ses jours de congés via Strobbo. Ensuite, nous utilisons toutes ces données pour un traitement efficace de la paie. Nous les envoyons ensuite à notre secrétariat social dans un fichier d’exportation. Une fois les salaires traités, nous utilisons l’outil de reporting de Strobbo pour générer des rapports afin de comparer le temps planifié et le temps pointé ou d’analyser les absences.
Beaucoup plus rapide qu’avant
Katleen ne tarit pas d’éloges sur Strobbo : « Nous pouvons travailler beaucoup plus vite. Alors qu’avant, je consacrais deux jours ouvrables complets au traitement des salaires, aujourd’hui, je le fais en même pas deux heures. Strobbo nous fait donc vraiment gagner du temps. Ce qui est très important pour une entreprise en pleine croissance comme Bike Republic. Quand nous ouvrons un nouvel établissement, nous pouvons rapidement créer de nouveaux établissements et sites dans Strobbo. Ainsi, nous pouvons être actifs et opérationnels dès le lendemain. »
Transparence pour le travailleur et l’employeur
Strobbo apporte également beaucoup de transparence au sein de Bike Republic. « Pour le service du personnel et administratif, Strobbo est l’outil parfait pour bien communiquer avec les collaborateurs et les dirigeants dans l’optique d’une rémunération correcte », explique Katleen.
« De plus, nous pouvons consulter les heures prestées à tout moment. Strobbo est notre point d’appui pour montrer à nos travailleurs combien nous sommes transparents en matière de rémunération. Grâce à Strobbo, le collaborateur peut voir ses heures prestées et vérifier si son salaire a été correctement traité, et ce à tout moment de la journée. Nous avons en effet veillé à ce que les heures pointées figurent sur la fiche de paie. Pour nos collaborateurs, Strobbo est vraiment l’outil idéal. Ils le voient comme un véritable fil conducteur. »
Échange flexible de travailleurs entre différents sites
En plus de sa rapidité et de sa transparence, Strobbo offre aussi une plus grande flexibilité à Bike Republic pour la planification de son personnel. « Depuis que nous utilisons Strobbo, nous pouvons facilement échanger nos travailleurs entre les différents sites. Que vous travailliez dans notre magasin de Gand ou dans celui de Louvain, tout fonctionne de la même manière. » Ainsi les collaborateurs que le service RH conservent ainsi toujours une vue d’ensemble. « Tout est centralisé et aucune heure n’est perdue. Nous avons ainsi toujours les prestations en temps réel de nos collaborateurs à portée de main, et nous pouvons donc les rémunérer correctement et à temps. »
Déploiement en plusieurs phases
Bike Republic a opté pour un déploiement graduel de Strobbo. « Nous avons commencé avec le module de planification et d’enregistrement », explique Katleen. « Après six mois, nous avons ajouté le module de gestion des congés. Pour la phase suivante, nous avons fait en sorte que toutes les heures pointées soient envoyées au secrétariat social. À chaque phase, Strobbo a réfléchi avec nous afin de garantir un maximum de transparence, tout en tenant compte des coûts. »
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