Voorheen Onlinewerkrooster

Case study New Mexico: van twee uur naar 5 minuten personeels-administratie per dag

Toen in maart 2020 de horecasector de deuren moest sluiten, had Peter Thyssen, zaakvoerder van New Mexico in de Leuvense Muntstraat, net de renovatie van zijn restaurant afgerond. “We hadden na 30 jaar de stap gezet naar een nieuw pand en waren nog maar net open na onze renovatie. Tot corona genadeloos toesloeg in de horeca. Uiteindelijk heb ik tijdens coronacrisis tijd gemaakt om mijn zaak verder te digitaliseren. En daar pluk ik nu de vruchten van. We werken veel correcter dan vroeger.”

> Studentenstad
> Uurroosters op papier
> Digitaliseren en wandelen
> Herkenning via unieke code
> Angst voor sociale inspectie
> Makkelijker medewerkers vinden
> Contactpersoon payroll provider in Strobbo
> Loonverwerking is een plezier

Wie van lekker eten, in combinatie met Mexicaanse sfeer en gezelligheid houdt, moet in de Leuvense Muntstraat zeker eens bij restaurant New Mexico langsgaan. New Mexico is gespecialiseerd in de Tex-mexkeuken. Dat zijn vooral tortillas, fajitas en burritos, die je kan vullen met allerlei sausjes en bijgerechten. Restaurant New Mexico bestaat ondertussen 30 jaar en wordt uitgebaat door Peter Thyssen, samen met zijn vrouw Renate en zoon Thibault.

Studentenstad

Peter legt uit: “Ik heb onze zaak 30 jaar geleden opgestart samen met mijn vrouw. Ondertussen zit ook onze zoon in de zaak. In totaal werken we per dag met een 9-tal personeelsleden, waarvan ongeveer een 5-tal studenten. Nogal logisch voor een studentenstad zoals Leuven natuurlijk. We hebben een poule van een 40-tal studenten waar veel onderling gewisseld wordt.”

Uurroosters op papier

Wat het personeelsbeheer betreft, ging New Mexico vroeger voornamelijk manueel te werk. “We moesten tijdens iedere service handmatig bijhouden wie op welk uur was begonnen met werken en wie op welk uur gestopt was. Dat leidde regelmatig tot fouten of discussies. Daarnaast moesten we ook de uurroosters op papier uithangen in onze zaak om de geplande werkuren te communiceren aan ons personeel. Dat was geen efficiënte manier van werken. Zeker niet als je met zo’n grote poule van studenten werkt.”

Digitaliseren en wandelen

De stap naar een nieuw pand was voor New Mexico het moment om verder in te zetten op digitalisatie. De coronacrisis gaf daarbij het laatste duwtje in de rug. “Ineens kwam er voor horecaondernemers een pak tijd vrij”, legt Peter uit. “Tijdens de lockdown  werkte ik in de voormiddagen aan de digitalisatie van mijn horecaonderneming, onder andere door opleidingen te volgen. In de namiddag ging ik dan wandelen met mijn vrouw”, lacht Peter.

Herkenning via unieke code

Volgens Peter heeft Strobbo een erg belangrijke rol gespeeld bij de digitale uitbouw van zijn restaurant. “Sinds we met Strobbo werken, werken we vooral veel correcter dan vroeger. Eerst en vooral laten we met Strobbo onze medewerkers digitaal inklokken”, legt hij uit. “Van zodra iemand begint met werken, klokt de medewerker via zijn of haar unieke code in op het tijdregistratiesysteem. Het systeem herkent daarbij of het om een student, flexmedewerker of vaste medewerker gaat. Bij een vaste medewerker houdt Strobbo netjes de gepresteerde uren tot op de minuut bij. Zo ben ik altijd zeker: iedereen die hier komt werken is correct aan de overheid doorgegeven. Ook shiftwissels zijn geen enkel probleem. Omdat iedereen een unieke code heeft, herkent het systeem automatisch de juiste medewerker.”

 

Angst voor sociale inspectie

Daar waar vroeger een sociale inspectie de nodige stress en bezorgdheid opriep, is er volgens Peter op dat vlak dankzij Strobbo veel in de positieve zin veranderd: “Ik voel mij veel geruster. Bij een sociale inspectie moet ik enkel Strobbo openen en ik ben in orde. Elk dagcontract of vast contract zit in de software, net zoals het personeelsreglement bijvoorbeeld. Vroeger hield ik alles bij in mappen, die ik dan niet vond of waarin zaken ontbraken. Dat was een stresserende toestand.”

Makkelijker medewerkers vinden

Sinds New Mexico inzet op digitalisatie, merkt Peter dat hij makkelijker nieuwe medewerkers vindt. “Het feit dat we professioneel en digitaal werken, trekt studenten over de streep om uiteindelijk bij ons aan de slag te gaan”, vertelt hij. “Ze zijn gerust dat ze correct uitbetaald worden, verzekerd zijn en dat er transparante communicatie is. Dat is immers niet overal zo. Met andere woorden, onze medewerkers komen graag werken.”

Contactpersoon payroll provider in Strobbo

Volgens Peter verloopt ook de loonverwerking 100% correct. “Vroeger moesten we op het einde van de maand alle gepresteerde uren nakijken, ze daarop in een Excel-file invoegen en vervolgens manueel doorgeven aan onze payroll provider. Dat was een heel foutgevoelige manier van werken. De gepresteerde uren kwamen niet altijd overeen met de uitbetaalde uren. Dat was niet professioneel. Nu onze mensen digitaal in- en uitklokken, kunnen er geen fouten meer gebeuren met de uitbetaling. Alle digitaal geregistreerde uren worden rechtstreeks doorgestuurd naar ons kantoor voor salarisadministratie. Meer nog, mijn contactpersoon bij onze payroll provider heeft een login in Strobbo, waardoor ik nog amper werk heb om de lonen door te geven.”

Loonadministratie is een plezier

Voor Peter zelf is het leven als zaakvoerder er een stuk makkelijker op geworden: “Het enige wat ik nu nog moet doen, is controleren of de geklokte uren juist zijn of niet. Dat kan ik in Strobbo letterlijk afvinken. Waar ik vroeger 2 uur per dag bezig was met administratie, kost me dit nog maar 5 minuten. Een enorme tijdswinst dus. Meer nog, daar waar loonadministratie vroeger een opgave was, is het nu een echt plezier geworden”, lacht Peter.

 

Benieuwd hoe jij – net zoals New Mexico – Strobbo kan inschakelen?

 

Wil jij ook jouw personeelsadministratie digitaliseren? Met Strobbo automatiseer kan dit snel en makkelijk. Maak je planningen digitaal op basis van de beschikbaarheden van jouw personeel. Vul lege momenten op met open werktijden, die je makkelijk kan verzenden met 1 druk op de knop.

Ontdek Strobbo

Heb je een vraag?
Wij helpen je graag!