Versuz est depuis longtemps l’une des plus grandes discothèques de Belgique et exploite aussi plusieurs Moose Bars en Flandre ainsi que le bar d’été Ipanema à la belle saison. Depuis peu, Versuz compte une nouvelle corde à son arc : le restaurant Bonta sur le site de Hasselt. Dernier élément, et non des moindres, Versuz organise également de nombreux événements externes à la Trixxo Arena ou au Sportpaleis d’Anvers. En termes de personnel, Versuz utilise un pool de plus de 300 personnes. Pour le département RH de Versuz, une planification du personnel efficace est cruciale pour la rentabilité du discothèque. Découvrez ci-dessous comment Versuz l’a établi.
> Jusqu’à 190 collaborateurs par soirée
> Un planning souvent source de stress
> Planification 3 à 4 fois plus rapide
> Réduction des coûts de personnel grâce à une bonne utilisation de Strobbo
> Une image plus professionnelle auprès des (potentiels) collaborateurs
> Transparance
> Collaboration avec une agence d’intérim
> Strobbo = bras droit
De nombreuses implantations nécessitent de nombreux collaborateurs. C’est pourquoi Versuz emploie 25 collaborateurs permanents qui assurent la gestion quotidienne des activités. « C’est le cas des services tels que les RH, le marketing ou l’administration », explique Thijs Berben, Executive Managing Director chez Versuz. « Bien sûr, nous avons besoin de collaborateurs flexibles pendant les soirées d’ouverture. Ils assurent le bon fonctionnement de la discothèque. Il s’agit principalement de collaborateurs de l’horeca, mais aussi de la sécurité, du personnel des toilettes ou des gardiens de parking. »
Jusqu’à 190 collaborateurs par soirée
« Le nombre de collaborateurs nécessaires pendant une soirée d’ouverture dépend du nombre de visiteurs attendus », explique Thijs. « Le nombre de visiteurs varie de 30 à 190 les nuits très chargées. En termes de personnel, nous utilisons un pool de plus de 300 personnes. Les étudiants constituent 70 % de ces effectifs et ont le statut de travailleurs flexibles. Les 30 % restants sont des ouvriers. Nous attendons donc beaucoup de flexibilité de la part du personnel. »
Un planning souvent source de stress
L’établissement du planning du personnel chez Versuz exigeait beaucoup de temps et était source de nombreuses erreurs. « Établir le planning dans les temps était un travail à plein temps », explique Roy Vandereyt, HR Manager chez Versuz. « Ces lenteurs découlaient du fait que nous demandions les disponibilités par SMS ou WhatsApp. Lorsque nous établissions le programme du week-end, nous commencions à envoyer les SMS le lundi matin. Dans le meilleur des cas, nous avions alors une réponse le lundi soir avec OK ou NOK. Le mardi, nous traitions les réponses entrantes. Les personnes qui avaient répondu « NOK » devaient alors être remplacées. Et l’ensemble de ce processus se répétait jusqu’à la finalisation du planning. Le bouclage du planning dans les temps était souvent source de stress. D’autant plus que nous devions traiter les disponibilités reçues dans un fichier Excel. Sans oublier que, parallèlement, nous avions de plus en plus d’implantations et d’événements à gérer. Une seule décision s’imposait alors : il fallait impérativement intégrer une nouvelle solution. »
Planification 3 à 4 fois plus rapide
Depuis que Versuz travaille avec Strobbo, le temps nécessaire pour s’enquérir des disponibilités du personnel et pour établir la planification a été considérablement réduit. « Nous pouvons désormais planifier jusque 2 à 3 semaines à l’avance », explique Roy. « En comparaison avec l’outil précédemment utilisé, nous sommes en mesure d’établir le planning de notre personnel 3 à 4 fois plus rapidement. Ce progrès s’explique simplement : nous pouvons désormais demander des disponibilités plus rapidement, mais nous travaillons aussi avec différents modèles pour créer un planning du personnel adapté à une soirée, un lieu ou un événement spécifique. »
Réduction des coûts de personnel grâce à une bonne utilisation de Strobbo
Cette méthode de travail rapide libère du temps supplémentaire pour le département des RH. « Nous pouvons justement utiliser ce temps pour mieux contrôler les heures de pointage ou rentabiliser davantage le planning du personnel », explique Roy. « Résultat : une réduction considérable des coûts de personnel. Grâce au système de reporting de Strobbo, nous comparons le nombre de visiteurs et la consommation avec les heures consacrées au planning du personnel. Nous accédons ainsi à des informations capitales qui nous permettent d’optimiser encore plus le planning. »
Une image plus professionnelle auprès des (potentiels) collaborateurs
Un autre avantage de Strobbo pour Versuz réside dans une image d’employeur nettement plus professionnelle. « L’utilisation de SMS a cédé la place à une application professionnelle. Nos collaborateurs peuvent ainsi choisir les horaires de travail qui leur semblent les plus intéressants. Ils peuvent donc venir travailler quand ils le souhaitent. Cette nouvelle solution offre une valeur ajoutée évidente surtout pour nos étudiants qui ont de toute façon un emploi du temps personnel chargé avec leurs études ou leurs propres vie sociale (parfois intense). »
Transparence
Une autre valeur ajoutée pour les collaborateurs est la transparence. « Nos collaborateurs peuvent voir par eux-mêmes quand ils doivent venir travailler et combien d’heures ils ont travaillé. Lorsqu’ils sont payés, ils peuvent parfaitement vérifier si leur salaire correspond au nombre d’heures travaillées. Auparavant, ces questions étaient constamment adressées à notre service RH. »
Collaboration avec une agence d’intérim
Pour Versuz, il était très important de créer un lien entre Strobbo et l’agence d’intérim Itzu. « Itzu établit les contrats de nos travailleurs flexibles, étudiants et ouvriers. Cette agence se charge aussi du traitement des salaires en fonction des heures de pointage dans Strobbo. Comme le nombre de collaborateurs nécessaires par nuit atteint parfois 190, Itzu nous aide également à compléter notre pool de collaborateurs. Sur cette base, nous commençons à établir les horaires de travail. »
Strobbo = bras droit
Comment Roy résumerait-il l’intégration et l’utilisation de Strobbo ? « Strobbo m’a affranchi d’un grand nombre de tâches. Je peux donc consacrer ce temps gagné à d’autres activités, à plus fortes valeurs ajoutées. C’est pourquoi, je considère désormais Strobbo comme l’équivalent de mon bras droit. »
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