Benelux Food Group a ouvert un nouveau restaurant KFC à Leiderdorp en juillet 2022. Mohamed El Oussari en est le gérant. Il a déjà 15 ans d’ancienneté au sein de l’entreprise où il a commencé avec un “simple” job étudiant. Mohamed explique : « Notre équipe se compose de 12 à 14 collaborateurs permanents. Parallèlement, nous disposons aussi d’un pool d’environ 40 étudiants. En tant que gérant de restaurant, je suis responsable de l’établissement des horaires de travail. L’ancienne méthode de planning exigeait clairement trop de temps. Il me fallait 2,5 heures pour établir le planning du personnel », explique-t-il. « Aujourd’hui, 15 minutes suffisent. La conséquence est que j’ai plus de temps à consacrer à mes collaborateurs dans le restaurant. »
> Un jeu d’enfant
> Strobbo est mon assistent
> Connaître la disponibilité
> Vacances et absences
> Tout retard est pris en compte par Strobbo
> Traitement rapide des salaires
> L’avantage phare de Strobbo
> Suivi des objectifs internes
> Des réponses rapides aux questions
Conséquence : Mohamed avait moins de temps pour ce qu’il considère comme essentiel : ses collaborateurs. « Il m’arrivait aussi parfois de ne pas terminer le planning du personnel. Résultat : j’envoyais souvent les horaires trop tard à mes collaborateurs qui avaient souvent déjà autre chose de prévu. Avec toutes les conséquences d’organisation qui en découlent. »
Un jeu d’enfant
Benelux Food Group a alors choisi d’utiliser la solution Strobbo. « Quel changement », sourit Mohamed. « Alors qu’il me fallait 2,5 heures pour établir les horaires, aujourd’hui 15 minutes suffisent. Le système est extrêmement intuitif. En fait, c’est devenu un véritable jeu d’enfant. »
Strobbo est mon assistent
« Depuis que je travaille avec Strobbo, il est devenu difficile de faire une erreur dans mon planning du personnel », constate Mohamed. « Je considère Strobbo comme un véritable assistant. Le système m’aide à penser à différentes choses et me permets ainsi de ne plus faire d’erreurs. Il m’aide beaucoup dans mon travail quotidien. »
Connaître la disponibilité
« Avant de commencer à plancher sur les horaires, nous devons évidemment savoir qui est disponible et quand », explique Mohamed. « Ces informations sont parfaitement visibles dans Strobbo. Les collaborateurs peuvent transmettre eux-mêmes leurs disponibilités via l’application Strobbo ou nous, en tant que gérants de restaurant, nous pouvons également directement rentrer ces informations là. Ce qui est très pratique dans Strobbo, c’est le code couleur utilisé pour les disponibilités. Les heures supprimer affichées en vert signifient qu’un collaborateur a indiqué luimême qu’il était disponible à ce moment-là. Les heures affichées en bleu ont été introduites par le gérant du restaurant. La couleur rouge indique que le collaborateur n’est pas disponible ce jourlà. L’orange signifie que le collaborateur n’a pas encore reçu les horaires prévus. Ce code couleur permet de savoir très rapidement qui est disponible et à quel moment. Nous savons aussi où nous avons suffisamment de personnel et où nous devons encore trouver une solution. »
Vacances et absences
Strobbo propose aussi des solutions lorsque les collaborateurs de Benelux Food Group veulent demander un congé ou sont absents pour cause de maladie. « Les collaborateurs peuvent demander un jour de congé dans l’application, tout simplement », explique Mohamed. « Je peux ensuite approuver ou rejeter la demande. Le collaborateur en est également informé dans l’application. Dans ce contexte, le fonctionnement de Strobbo est très clair : si quelqu’un est malade ou a un jour de congé, il n’est pas possible de lui assigner un créneau horaire. C’est très simple en fait, mais pourtant impossible avec notre système précédent. Une situation qui générait beaucoup de frustrations et de pertes de temps. Mais heureusement, avec Strobbo, ce n’est plus le cas du tout aujourd’hui. »
Tout retard est pris en compte par Strobbo
Lorsque les collaborateurs prennent leur service, cela se traduit aussi dans l’environnement Strobbo. « Ils pointent via un code PIN sur un PC », précise Mohamed. « Toutes les heures sont ainsi suivies dans Strobbo. À la fin de la journée, je suis en mesure de les vérifier.. Si les heures de travail sont en règle, vous pouvez littéralement les cocher. Si un collaborateur arrive en retard, vous pouvez également le constater, car il devient rouge dans Strobbo. Ou si quelqu’un oublie de pointer, Strobbo le signale clairement par une notification qui ne disparaîtra de votre écran que lorsque vous aurez « pointé » le collaborateur en mode manuel. »
Traitement rapide des salaires
Grâce à cette méthode de travail, Mohamed est toujours sûr que les heures travaillées correspondent exactement à ce qui est payé. « Tout est clair et transparent », dit Mohamed. « À la fin du mois, nous envoyons toutes les heures effectuées à notre département des ressources humaines au sein de Benelux Food Groupe en utilisant Strobbo. Les RH effectuent ensuite un dernier contrôle final pour le traitement des salaires. Une semaine plus tard, le paiement a lieu. C’est une mécanique bien huilée », explique Mohamed.
L’avantage phare de Strobbo
Selon Mohamed, quel est l’avantage phare de Strobbo ? « J’ai plus de temps à consacrer à mes collaborateurs dans le restaurant. Je peux davantage m’engager dans leur développement. J’ai désormais plus de temps pour les aider à faire carrière au sein de Benelux Food Group. Une vraie valeur ajoutée donc non seulement pour les collaborateurs, mais aussi pour moi en tant que gérant du restaurant. »
Suivi des objectifs internes
En tant que gérant du restaurant, Mohamed a un certain nombre d’objectifs à atteindre. « Strobbo m’aide aussi à les atteindre. L’outil de reporting de Strobbo nous permet de comparer les horaires avec les heures effectivement réalisées, tant au niveau de l’équipe que des employés. Il est également facile d’examiner les frais moyens de personnel par jour. Sur la base de ces informations, nous pouvons ainsi optimiser le fonctionnement de notre restaurant.
Des réponses rapides aux questions
Mohamed est aussi particulièrement satisfait de l’assistance par chat de Strobbo. « Quand je demande quelque chose par chat, j’ai une réponse dans les deux minutes. C’est vraiment génial. De plus, Strobbo dispose également d’un manuel en ligne très pratique et très complet, où vous pouvez alors trouver vous-même rapidement une réponse à votre question. »
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