La planification du personnel peut s’avérer fastidieuse. Vous voulez simplement que tout fonctionne, sans maux de tête ou trop de temps perdu. Mais en réalité, la planification du personnel ne se déroule pas toujours sans heurts. Un des 10 signaux ci-dessous vous semble familier ? Il y a alors de fortes chances que vous n’utilisiez pas encore d’outil de planification numérique. Ou que vous ne l’exploitiez pas pleinement. Découvrez-le ci-dessous !
> Signal 1 : vous élaborez encore votre planification du personnel sur papier
> Signal 2 : vous utilisez Excel pour élaborer votre planification du personnel
> Signal 3 : vous demandez des disponibilités via WhatsApp ou SMS
> Signal 4 : vous vous préoccupez davantage de la planification de votre personnel que de la supervision de vos collaborateurs
> Signal 5 : la planification de votre personnel part d’une feuille blanche chaque semaine
> Signal 6 : vous avez prévu trop de collaborateurs dans votre planification
> Signal 7 : vous avez prévu trop peu de collaborateurs
> Signal 8 : lorsque quelqu’un est malade, il faut trop de temps pour trouver un remplaçant
> Signal 9 : vos collaborateurs ne sont pas disponibles parce qu’ils ont déjà prévu quelque chose d’autre
> Signal 10 : vos collaborateurs ne sont jamais satisfaits de la planification du personnel
Signal 1 : vous élaborez encore votre planification du personnel sur papier
Votre bureau déborde de dossiers et de papiers ? Dans ce cas, il est possible que vous élaboriez votre planification du personnel sur papier. Et même si vous pensez avoir tout sous contrôle, si vous élaborez la planification de votre personnel sur papier, vous risquez tôt ou tard de sombrer dans le chaos. Pensez simplement aux nombreux changements ou rotations de personnel que vous devez gérer.
Signal 2 : vous utilisez Excel pour élaborer votre planification du personnel
Même si Excel est un bon outil numérique, il n’est pas conçu pour élaborer des planifications du personnel. En effet, Excel ne comprend pas de fonctions spécifiques pour la planification du personnel. Par exemple, Excel ne permet pas d’effectuer des modifications automatiquement. Vous devez toujours saisir vos modifications manuellement, ce qui prend du temps et augmente le risque d’erreurs. Vous voulez quand même essayer d’élaborer la planification de votre personnel sur Excel ? Sur la base de notre expertise, nous avons réalisé un modèle (de base) pour réaliser la planification de votre personnel dans Excel.
Signal 3 : vous demandez des disponibilités via WhatsApp ou SMS
Tout comme Excel, WhatsApp est une excellente application numérique, mais pas pour demander les disponibilités de votre personnel. En effet, vous devez saisir manuellement tous les messages entrants dans votre fichier Excel ou sur votre planification sur papier. Et cela prend du temps. Beaucoup de temps ! En outre, si vous utilisez WhatsApp ou des SMS, vous associez un outil de communication à usage personnel à un usage professionnel, ce qui n’est pas toujours apprécié par vos collaborateurs.
Signal 4 : vous vous préoccupez davantage de la planification de votre personnel que de la supervision de vos collaborateurs
À quoi passez-vous le plus clair de votre temps ? À la planification ou au coaching de votre personnel ? Dans un monde idéal, ce devrait être le coaching… Mais en pratique, c’est souvent l’inverse ! Réalisez que l’implication et le développement de vos collaborateurs sont essentiels pour leur motivation. Veillez donc à minimiser le temps consacré à la planification et à l’administration de votre personnel, afin de vous consacrer sur ce qui compte réellement : l’accompagnement et l’encadrement de vos collaborateurs sur leur lieu de travail.
Signal 5 : la planification de votre personnel part d’une feuille blanche chaque semaine
Au début de chaque nouvelle semaine de travail, vous devez reprendre la planification de votre personnel à zéro ? Saviez-vous qu’avec un bon outil de planification du personnel, vous pouviez récupérer/copier vos horaires de travail de la semaine précédente ? Ainsi, vous ne devez pas replanifier chaque travailleur permanent chaque semaine.
Signal 6 : vous avez prévu trop de collaborateurs dans votre planification
De la pluie un jour d’été ? Il y a de quoi enrager… Surtout si vous n’en avez pas tenu compte dans votre planification. Dans ce cas, trop de collaborateurs peuvent se présenter au travail. Conséquence ? Des frais inutiles pour votre entreprise. Et des collaborateurs frustrés parce qu’ils s’attendaient à davantage d’heures de travail (lisez un salaire plus élevé). Si vous travaillez avec un outil de planification numérique, vous pouvez intégrer automatiquement les prévisions météorologiques dans votre planification.
Signal 7 : vous avez prévu trop peu de collaborateurs
Un événement dont vous n’aviez pas connaissance se déroule dans votre région ? Ou vous n’aviez pas réalisé qu’il allait faire beau ? Dans les deux cas, votre entreprise peut soudainement avoir trop de choses à faire. Si vous n’avez aucune vue sur les éléments extérieurs, vous pouvez avoir prévu trop peu de collaborateurs, ce qui se traduira par des clients frustrés et une perte de chiffre d’affaires.
Signal 8 : lorsque quelqu’un est malade, il faut trop de temps pour trouver un remplaçant
Imaginez la situation suivante : votre entreprise croule sous le boulot, mais un de vos collaborateurs se fait porter pâle. Vous souhaitez trouver un remplaçant le plus rapidement possible et vous commencez frénétiquement à appeler, envoyer des SMS ou des messages WhatsApp. Si vous avez de la chance, vous trouverez un remplaçant assez rapidement. Mais, dans la plupart des cas, il vous faudra un certain temps. Un outil de planification numérique vous permet d’envoyer, d’une simple pression sur un bouton, un temps de travail ouvert à votre pool de collaborateurs, qui pourront accepter ou refuser le temps de travail ouvert très rapidement. Facile, non ?
Signal 9 : vos collaborateurs ne sont pas disponibles parce qu’ils ont déjà prévu quelque chose d’autre
Gebeurt het vaak dat je poule van medewerkers al iets anders hebben ingepland? Dan begin je naar alle waarschijnlijkheid standaard te laat aan de opmaak van je werkrooster. Onze tip: plan meerdere weken vooruit. Zo vermijd je dat je flexibele medewerkers al andere plannen maken. Onze extra tip is om je personeel te vragen om hun beschikbaarheden tijdig door te geven via een digitale planningstool.
Signal 10 : vos collaborateurs ne sont jamais satisfaits de la planification du personnel
Il arrive fréquemment que vos collaborateurs soient insatisfaits d’un horaire de travail que vous leur envoyez ? Plus encore qu’auparavant, vos collaborateurs flexibles veulent avoir leur mot à dire sur le moment où ils veulent venir travailler. Ils veulent même pouvoir décider eux-mêmes quand ils veulent travailler. Si vous ne fonctionnez que dans un sens, sans faire participer vos collaborateurs, il y a de fortes chances qu’ils soient mécontents de leurs horaires de travail.
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