Pierre Baltodano crée le bar à burrito Donki avec sa soeur Xiomara à Louvain en 2013. Donki possède entre-temps deux restaurants supplémentaires à Etterbeek et Saint-Gilles et projette d’ouvrir un nouvel établissement à Gand. Les affaires marchent pour Donki, qui suit de près la rentabilité de ses établissements. Pour ce faire, Donki fait notamment appel à Strobbo. En ce qui concerne la planification du personnel et l’enregistrement du temps, les choses n’ont pas toujours été faciles pour Donki. Lisez ci-dessous comment Donki a trouvé une solution à ce problème et peut être une source d’inspiration pour tous les entrepreneurs du secteur de l’accueil.
> Planification manuelle du personnel
> Vers une approche automatisée
> Planification simple du personnel tant pour le management que pour les collaborateurs
> Planification aisée des congés
> Automatisation des contrats et des déclarations Dimona
> Lien avec le secrétariat social pour la gestion des salaires
> Reporting avec Tenzo
> Déploiement et support
Donki ne propose pas seulement des burritos, mais aussi des tacos, des naked burritos (burrito sans tortilla) et des salades. « Vous pouvez consommer nos plats sur place, les emporter ou les commander et faire livrer », explique Pierre. « En plus, le client peut choisir lui-même le contenu de son burrito. » Donki travaille avec un personnel assez nombreux. « Actuellement, nous employons plus ou moins 50 collaborateurs dans les trois établissements, dont un peu plus de 40 % d’étudiants et de flexi jobs », poursuit Pierre. « Les autres ont des contrats à durée indéterminée. »
Planification manuelle du personnel
Avant, le planning du personnel se faisait dans Excel. « Une telle méthode manuelle est complexe et propice aux erreurs », reconnaît Pierre. « Et une erreur dans le fichier Excel signifiait aussi une erreur dans tout notre planning du personnel. De plus, nous envoyions les créneaux à pourvoir par SMS ou appelions un par un les collaborateurs inscrits au planning. C’était un travail énorme et une grande source d’erreurs. »
Vers une approche automatisée
Pierre s’est mis en quête d’un outil de planification numérique. « Après avoir comparé quelques opérateurs, nous avons choisi Strobbo. Nous n’avons jamais regretté ce choix. Le grand avantage de Strobbo est qu’il nous permet d’élaborer nos plannings de façon très centralisée et cohérente. Tout est rassemblé au même endroit, ce qui est très pratique quand on a plusieurs établissements. Dans l’horeca, il y a toujours des changements de dernière minute. Grâce à Strobbo, nous gérons cela sans problème alors qu’avant, les doubles encodages n’étaient pas rares. »
Planification simple du personnel tant pour le management que pour les collaborateurs
Donki utilise actuellement plusieurs modules de Strobbo. « Nous utilisons le module de planification, mais aussi les modules Dimona, de reporting et d’enregistrement des temps», précise Pierre. « Pour la planification, nous créons un nouveau planning dans Strobbo chaque semaine. Une fois le planning créé, la communication avec le personnel se déroule dans l’environnement de Strobbo. Nos collaborateurs reçoivent le planning via l’application Strobbo, par e-mail ou par SMS. Ils peuvent y approuver ou rejeter les heures. Ils peuvent aussi transmettre leurs disponibilités à l’avance via la même application. Cette approche est vraiment très simple pour eux. »
Planification aisée des congés
En plus de la planification du personnel, Donki utilise aussi l’outil Strobbo pour planifier les congés et tenir à jour le solde de congés du personnel. « Quand un congé est approuvé, il est automatiquement décompté dans Strobbo », explique Pierre.
Automatisation des contrats et des déclarations Dimona
« Donki utilise également le module de Strobbo qui permet de signer et d’archiver des contrats électroniques », indique Pierre. « Au début de leur service, les collaborateurs de Donki doivent pointer. En même temps, ils peuvent signer électroniquement le contrat. Celui-ci est ensuite archivé numériquement dans Strobbo. Lorsque nous avons besoin d’un contrat, par exemple pour l’inspection sociale, nous l’ouvrons dans Strobbo. Le papier est donc superflu.
Par ailleurs, Donki ne doit plus envoyer de Dimona manuelles à l’ONSS. « Pour nos étudiants et flexi jobs, une déclaration Dimona est envoyée au moment où ils sont inscrits au planning », explique Pierre. « Dès qu’ils pointent dans Strobbo, cette Dimona est à nouveau confirmée. S’ils ne pointent pas lors d’un service où ils étaient planifiés, cette Dimona est annulée. Tout se fait automatiquement dans Strobbo. »
Lien avec le secrétariat social pour la gestion des salaires
La gestion des salaires aussi est nettement plus rapide depuis que Donki travaille avec Strobbo. « Chaque mois, nous générons dans Strobbo un fichier d’exportation reprenant toutes les prestations », déclare Pierre. « Nous le téléchargeons ensuite manuellement dans le système de notre secrétariat social, qui traite automatiquement ces données. »
Reporting avec Tenzo
La direction de Donki suit de près la rentabilité de chaque établissement. « Pour cela, nous utilisons Tenzo depuis quelques années », dit Pierre. « Tenzo est un outil de reporting dans lequel nous pouvons consulter et analyser instantanément certaines données de nos restaurants, comme le chiffre d’affaires, les stocks ou les prévisions de vente. Cela aussi, nous perdions autrefois beaucoup de temps à le faire dans Excel. »
Donki analyse également les données du personnel en profondeur dans Tenzo. « Grâce à l’intégration entre Strobbo et Tenzo, les données de Strobbo alimentent l’outil de reporting de Tenzo », ajoute Pierre. « Nous pouvons très vite générer des rapports dans Tenzo sur la base des données de Strobbo. Grâce à cela, c’est très facile de comparer les frais de personnel avec le chiffre d’affaires prévu en caisse, par exemple. Les deux systèmes se complètent parfaitement. »
Déploiement et support
Le déploiement de Strobbo dans les trois restaurants Donki a été rapide. « Nous avons pu directement commencer à travailler avec le module de planification », se souvient Pierre. « Les autres modules se sont ajoutés au fur et à mesure. Les formations permettent de rapidement les maîtriser. »
Pendant le déploiement, Pierre a pu formuler toutes les envies et exigences de Donki : « Les collaborateurs de Strobbo sont attentifs aux besoins du client par rapport au logiciel. Ils adaptent la structure de l’environnement Strobbo en conséquence. »
Depuis que le parcours de formation est terminé, Pierre fait appel au service de support en ligne de Strobbo. « Il réagit vraiment vite », estime Pierre. « Nous avons généralement la réponse à notre question en quelques minutes. Cela nous permet d’intervenir très rapidement en cas de problème. La solution arrive dans l’heure dans 99 % des cas. »
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