La réouverture de l’activité de restauration en salle est imminente. À partir du 9/6, les restaurateurs/hôteliers pourront ouvrir leurs établissements et accueillir à nouveau des clients. Nous nous en réjouissons. Dans l’optique de cette réouverture, il nous semblait important de rafraichir vos connaissances sur la déclaration Dimona. Cet article de blog ne vous donnera pas seulement des informations sur quand et pour qui vous devez créer une déclaration Dimona, mais aussi sur les règles dérogatoires et sur ce à quoi vous devez faire attention en tant qu’hôtelier/restaurateur.
> Qui est concerné par la déclaration Dimona ?
> Quand devez-vous faire une déclaration Dimona pour vos employés ?
> Devez-vous faire une déclaration par heure ou par jour pour les flexi-jobs ?
> Déclaration Dimona IN et OUT?
> Modification de l’heure de début
> Modification de l’heure de fin
> Règles particulières
> Que se passe-t-il si j’oublie de faire ma déclaration Dimona ?
> Le contrat ou la convention-cadre
Pour qui et quand doit-on faire une déclaration Dimona?
Le terme dimona signifie « Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte ». Il s’agit d’une notification numérique qui communique à l’ONSS toute entrée et sortie de service de l’employé.
Vous trouvez de plus amples informations sur les services en ligne ici.
Qui est concerné par la déclaration Dimona ?
En tant qu’entrepreneur dans le secteur HoReCa, vous devez faire une déclaration Dimona pour :
- Les employés à temps plein ;
- les employés à temps partiel ;
- les étudiants ;
- les Flexi (les employés flexibles) ;
- les Extra (les employés occasionnels).
Qui n’est pas concerné par la déclaration Dimona ?
- Les intérimaires, le bureau d’intérim s’occupe de la déclaration Dimona.
- les volontaires ;
- les personnes qui travaillent sous contrat ALE.
Quand devez-vous faire une déclaration Dimona pour vos employés ?
Les employés fixes (à temps plein ou à temps partiel) ou les stagiaires, pour lesquels vous ne devez faire qu’une seule déclaration, vous devez respecter les règles suivantes.
La déclaration Dimona est obligatoire à chaque entrée et sortie de service. Si vous embauchez un nouvel employé, la déclaration Dimona doit être faite AVANT son entrée en service.
Lors d’une sortie de service, la déclaration doit être faite au plus tard le jour ouvrable suivant.
Dans la déclaration, le type de travailleur pour les employés fixes s’appelle « OTH ». Le type pour les stagiaires dans la déclaration Dimona est en général « IVT ».
Comme vous le voyez, les règles pour les employés fixes sont relativement simples. Le reste de cet article de blog se focalisera donc sur les statuts flexibles, pour lesquels plus de règles s’appliquent.
Devez-vous faire une déclaration par heure ou par jour pour les flexi-jobs ?
Des règles différentes s’appliquent aux flexi-jobs.
- Vous pouvez choisir de faire une déclaration horaire ou journalière.
- Pour les étudiants et les flexi-jobs, seule une déclaration horaire est possible.
Les déclarations Dimona sont respectivement :
- STU – horaire (étudiants)
- FLX – horaire
- EXT – horaire ou EXT – journalière
Une déclaration journalière n’est, bien entendu, pas la solution la plus avantageuse. Parce que si, par exemple, votre employé ne travaille que 4 heures, vous devez en payer 6.
La date de la Dimona IN et de la Dimona OUT est la même.
Une déclaration horaire doit légalement être établie pour au minimum 3 heures. Vous pouvez cependant demander une dérogation à l’ONSS pour une durée minimale de 2 heures. En général, votre secrétariat social le fait pour vous.
Déclaration Dimona IN et OUT
Une déclaration et une mise à jour en temps utile sont obligatoires.
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- Vous devez déclarer un employé flexible dans Dimona avant qu’il ne commence à travailler. La Dimona IN doit se faire pour chaque employé au plus tard au moment où il commence à travailler.
- Avec la Dimona OUT, en tant qu’employeur, vous clôturez le contrat entre vous et l’employé pour cette journée. Les règles en la matière sont particulières.
Modification de l’heure de début
Si l’employé commence son travail plus tôt ou plus tard que l’heure de début initialement communiquée, l’heure de début doit être modifiée au plus tard lorsque l’employé commence son travail.
Modification de l’heure de fin
Si vous travaillez avec des déclarations journalières, ceci ne s’applique pas.
Si vous travaillez avec des déclarations horaires, les règles suivantes s’appliquent :
- Lorsqu’une prestation se termine plus tôt que l’heure initialement mentionnée, alors, en tant qu’employeur, vous avez jusqu’à minuit après l’heure de fin initialement prévue pour communiquer l’heure de fin réelle du service.
- Lorsqu’une prestation se termine plus tard que l’heure initialement mentionnée, alors, en tant qu’employeur, vous disposez d’une période de 8 heures après l’heure de fin initialement prévue.
- Si l’heure de fin initiale se termine entre 20 h et 24 h, alors vous devez introduire l’heure correcte au plus tard à 8 h du matin.
- Votre employé ne vient pas travailler ? Alors, vous devez annuler la déclaration Dimona. Vous devez annuler la Dimona le jour où l’employé aurait dû commencer son travail.
Si vous n’avez pas effectué les modification nécessaires, on parle alors d’un retard de déclaration. Vous perdez alors votre avantage ONSS, et votre employé le perd également.
Règles particulières
En tant qu’entrepreneur HoReCa, les étudiants sont non seulement les plus avantageux pour vous, mais la méthode de travail de Dimona est également différente.
Contrairement aux Extras et aux Flexis, vous pouvez toujours modifier l’heure de fin des étudiants après 8 heures. Les heures des étudiants sont toujours calculées par trimestre. Toutefois, vous ne devez pas le faire systématiquement, car l’ONSS peut alors prendre des mesures. Cette pratique est autorisée à titre exceptionnel, mais vous devez avoir une bonne raison de le faire.
Si votre étudiant a dépassé les 475 heures autorisées par an, vous pouvez toujours l’ajouter en tant qu’extra. De cette façon, vous pouvez encore recourir à ses services pendant 50 jours. Pour donner un coup de pouce au secteur HoReCa, les heures d’étudiants du 2ème trimestre ont également été neutralisées. Cela signifie que les heures travaillées entre le 1er avril et le 30 juin ne sont pas comptabilisées dans le contingent.
Attention, dans le secteur HoReCa (PC 302), les extras ne peuvent pas travailler plus de deux jours d’affilée.
Que se passe-t-il si j’oublie de faire ma déclaration Dimona ?
Si vous oubliez de faire votre déclaration Dimona, il s’agit, ici aussi, d’un retard de déclaration. Faire une déclaration Dimona rétroactive est en effet impossible. En tant qu’employeur, vous risquez une sanction pénale ou une amende administrative (allant de 1 800 à 18 000 euros par employé concerné). En outre, l’ONSS peut vous demander de payer une contribution de solidarité. Le montant minimal est de 2 500 €.
Le contrat ou la convention-cadre
Si vous travaillez avec des flexi-jobs, vous devez aussi remplir un autre document.
- Pour les étudiants, il est nécessaire de prévoir un contrat par jour ou pour une période déterminée.
- Pour les flexi-jobs, vous devez prévoir une convention-cadre annuelle. Vous trouvez ici un exemple de convention-cadre.
- Pour les extras ou les travailleurs occasionnels, un contrat de travail écrit n’est pas toujours exigé. Si votre extra est un étudiant (par ex. lorsque l’étudiant à dépassé les 475 heures de travail), alors vous avez besoin d’un contrat de travail. Vous trouvez ici plus d’informations à ce sujet.
Automatisez vos Dimonas pour vos étudiants, les extras et les flexi-job
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