Versuz is al geruime tijd één van de grootste discotheken van België. Maar dat is niet alles: ook de Moose Bars, met verschillende vestigingen in Vlaanderen, worden uitgebaat door Versuz. En in de zomer is er de zomerbar Ipanema. Daar komt sinds kort het restaurant Bonta bij, op de site van Versuz in Hasselt. En last but not least: Versuz organiseert ook een heleboel externe evenementen in de Trixxo Arena of het Sportpaleis in Antwerpen. Om alles op wieltjes te laten verlopen, is er een grote poule aan medewerkers nodig. Voor de HR-afdeling van Versuz is een efficiënte personeelsplanning van de studenten, flexi-jobbers en vaste medewerkers cruciaal voor de rendabiliteit van de discotheek. Ontdek hoe Versuz dat proces heeft ingericht.
> Tot 190 medewerkers per avond
> Stressen om de planning rond te krijgen
> 3 tot 4 keer sneller plannen
> Minder personeelskost dankzij goed gebruik van Strobbo
> Professioneel imago naar (potentiële) medewerkers
> Transparantie
> Koppeling met uitzendbureau
> Strobbo = rechterhand
Veel vestigingen vragen veel medewerkers. Bij Versuz werken 25 vaste medewerkers, die instaan voor de dagelijkse werking. “Denk hierbij aan diensten zoals HR, marketing of administratie”, legt Thijs Berben uit, Executive managing Director bij Versuz. ”Natuurlijk hebben we tijdens openingsavonden flexibele medewerkers nodig die instaan voor de goede werking van de discotheek zelf. Het gaat dan vooral om horecamedewerkers, maar ook security, toiletpersoneel of parkeerwachters.”
Tot 190 medewerkers per avond
“Hoeveel medewerkers we nodig hebben tijdens een openingsavond hangt af van het aantal verwachte bezoekers”, legt Thijs uit. “Dat varieert van minimaal 30 mensen tot 190 bezoekers op hele drukke avonden. Qua personeelsbezetting maken we gebruik van een poule van ruim 300 mensen. 70% daarvan zijn studenten of hebben het statuut van flexijobber. 30% daarvan zijn arbeider. We verwachten dus veel flexibiliteit van de medewerkers, vandaar het belang van een goede personeelsplanning bij Versuz”, klinkt het nog bij Thijs.
Stressen om de planning rond te krijgen
De manier waarop Versuz de personeelsplanning vroeger opmaakte, was erg tijdrovend en foutgevoelig. “Het was een fulltime job om de planning op tijd rond te krijgen”, vertelt Roy Vandereyt, HR-manager bij Versuz. “Dat kwam omdat we de beschikbaarheden via sms of Whatsapp opvroegen. Wanneer we de planning voor het weekend opmaakten, startten we op maandagochtend met het verzenden van de sms’jes. In het beste geval hadden we dan op maandagavond een antwoord met ok of niet-ok. Op dinsdag verwerkten we de binnengekomen antwoorden. Mensen die niet-ok hadden geantwoord moesten we vervangen. En dat hele proces bleef zich maar herhalen totdat de planning compleet was. Het was dikwijls stressen om de planning op tijd rond te krijgen. Zeker ook omdat we de binnengekomen beschikbaarheden moesten verwerken in een Excel-file. En nog meer omdat we steeds meer vestigingen en evenementen hebben. Dat maakte het voor ons heel duidelijk: we hadden nood aan een oplossing.”
3 tot 4 keer sneller plannen
Sinds Versuz met Strobbo werkt, is de tijdsbesteding om beschikbaarheden op te vragen en de personeelsplanning op te maken stukken verbeterd. “We kunnen nu zelfs 2 tot 3 weken vooruit werken”, legt Roy uit. “Vergeleken met vroeger kunnen we onze personeelsplanning 3 tot 4 keer sneller opmaken. Dat komt doordat we de beschikbaarheden sneller kunnen opvragen, maar ook omdat we met verschillende sjablonen werken om een personeelsplanning op te maken die bij een bepaalde avond, locatie of evenement hoort.”
Minder personeelskost dankzij goed gebruik van Strobbo
Die snelle manier van werken maakt extra tijd vrij voor de HR-afdeling. “Die extra tijd kunnen we gebruiken om de tiktijden beter te controleren of om de personeelsplanning bij Versuz zelf rendabeler te maken”, legt Roy uit. “Het resultaat: beduidend minder personeelskost. Via het rapportagesysteem van Strobbo koppelen we het aantal bezoekers en het verbruik in vergelijking met het aantal gepresteerde uren aan de personeelsplanning. Daar halen we enorm veel inzichten uit zodat we de planning verder kunnen optimaliseren.”
Professioneel imago naar (potentiële) medewerkers
Nog een extra voordeel van Strobbo is dat Versuz een pak professioneler overkomt als werkgever. “Daar waar we vroeger met sms’en werkten, werken we nu met een professionele app. Onze medewerkers kunnen zelf kiezen welke werktijden ze het interessantst vinden. Dat geeft hun de mogelijkheid om te komen werken wanneer ze willen werken. En zeker in het geval van onze studenten, die omwille van studies en een druk sociaal leven sowieso al een drukke persoonlijke planning hebben, biedt dat een duidelijke meerwaarde.”
Transparantie
Nog een extra meerwaarde richting de medewerkers: transparantie. “Onze mensen kunnen zelf zien wanneer ze moeten komen werken en hoeveel uren ze gewerkt hebben. Wanneer ze uitbetaald worden, kunnen ze perfect kijken of hun uitbetaling overeenkomt met het aantal gewerkte uren. Die vragen kwamen vroeger allemaal bij ons als HR-afdeling terecht.”
Koppeling met uitzendbureau
Voor Versuz was het heel belangrijk om een koppeling te maken tussen Strobbo en uitzendbureau Itzu. “Itzu maakt de contracten op van onze flexijobbers, studenten en arbeiders. Zij zorgen ook voor de loonverwerking op basis van de tiktijden in Strobbo. Omdat we soms tot 190 medewerkers nodig hebben per avond, ondersteunen zij ons ook bij het aanvullen van onze poule van medewerkers. Van daaruit gaan we de werkroosters dan opmaken.”
Strobbo = rechterhand
Hoe zou Roy de overstap naar Strobbo samenvatten? “Strobbo heeft intussen een heel aantal taken van mij overgenomen. Dus de tijd die ik hier vroeger aan verloor, kan ik nu in andere zaken steken. Ik zie Strobbo als mijn rechterhand”, besluit hij.
Benieuwd hoe jij – net zoals Versuz – Strobbo kan inschakelen?
Strobbo is een HR-platform dat ondernemingen helpt om de administratie van flexibele werknemers te automatiseren. Strobbo biedt een all-in oplossing voor ondernemingen met flexibel personeel. Dit door onder meer een oplossing te bieden voor het beheer van beschikbaarheden, werkroosters, personeelsplanning, tijdregistratie en uitbetalingen op het eind van de maand. |
