Pillows Hotels est une chaîne d’hôtels de luxe possédant plusieurs établissements aux Pays-Bas et en Belgique. Le déploiement du personnel dépend fortement du taux d’occupation des hôtels et de l’animation attendue dans les restaurants. Chaque hôtel assure sa propre planification du personnel. Chaque service – food & beverages, housekeeping et frontoffice – a même son propre planning. Avec sept hôtels dans deux pays et des équipes changeantes pour assurer ces divers services, Strobbo aide les gérants des hôtels Pillows Hotels à établir une planification du personnel simple et claire. Vous êtes actif dans l’industrie hôtelière ? Inspirez-vous de Pillows Hotels pour planifier efficacement le personnel de votre hôtel !
> La barre est haute
> Période troublée pendant la pandémie
> Travail temporaire et équipes changeantes dans l’hôtellerie
> Défis en matière de planification, d’enregistrement du temps et de rémunération
> Pillows Hotels et Strobbo
> Analyse
Pillows Hotels est un acteur du segment supérieur de l’hôtellerie, qui possède des hôtels citadins dans des centres d’affaires et des établissements « Grand Boutique » dans de grandes villes touristiques. Si les prix peuvent varier, le confort « Pillows », le charme, l’inspiration et le contact avec les clients sont des valeurs centrales dans tous les hôtels.
La barre est haute
Carine Baesch, Office Manager : « Le type de clients des Pillows Hotels dépend de la situation de l’établissement. Baarlo est ainsi implanté à la campagne et attire plus de touristes des pays voisins, tandis que Bruxelles attire nettement plus de clients internationaux. Quoi qu’il en soit, la barre est haute dans tous les hôtels et notre ambition est qu’aucun client ne quitte un hôtel mécontent. Le contact avec les hôtes est essentiel à cet égard. »
Période troublée pendant la pandémie
Comme l’ensemble du secteur du tourisme et de l’horeca, Pillows Hotels a traversé une période troublée durant la pandémie. Marijke Beltman, HR Business Partner : « Pendant le confinement, nous avons bien sûr reçu beaucoup d’annulations de nuitées, de mariages et de réunions, et un grand nombre de collaborateurs a été contraint de chercher un autre travail. »
Travail temporaire et équipes changeantes dans l’hôtellerie
Marijke poursuit : « D’une manière générale, le secteur de l’horeca hésite désormais davantage à offrir des contrats avec des heures fixes. Pillows Hotels aussi a fait le choix stratégique d’une gestion du personnel plus flexible. » Pillows Hotels emploie actuellement quelque 300 collaborateurs, dont 275 dans les hôtels mêmes, en partie dans des équipes qui peuvent varier. Les 25 collaborateurs restants occupent des fonctions d’appui au siège dans des services comme Sales, Marketing, HR et Finance, ainsi qu’à la direction. Marijke explique : « La gestion des salaires est par exemple assurée au support office, mais les hôtels mêmes conservent une responsabilité importante : ils planifient et approuvent les heures prestées par leur personnel, entre autres. »
Défis en matière de planification, d’enregistrement du temps et de rémunération
Autrefois, la planification du personnel dans l’hôtel était établi manuellement dans Excel. Marijke explique : « Planifier les équipes, mais aussi enregistrer les heures prestées dans Excel est facilement source d’erreurs et surtout très fastidieux. Il fallait ainsi recopier les feuilles Excel en feuilles de mutation pour la gestion des salaires. Ensuite, nous devions aussi introduire les heures de congé et les jours de maladie dans une feuille Excel séparée pour les tenir à jour. »
La demande d’un processus plus automatisé ne venait pas seulement des gérants des hôtels, mais justement aussi des collaborateurs : « Les collaborateurs ne pouvaient pas voir les heures prestées ni suivre les heures de congé qu’ils accumulaient.
Nous cherchions donc un système répondant au souhait des collaborateurs de faciliter la consultation des heures et à celui des responsables de rendre le planning plus clair et plus simple. »
Pillows Hotels et Strobbo
Marijke se souvient avoir d’abord commencé avec un système pilote d’enregistrement du temps et de planification. Il s’est toutefois vite avéré que ce système ne pouvait pas faire le lien pour la gestion des salaires. Lorsque sa collègue HR Business Partner de Pillows Hotels Belgique a attiré son attention sur Strobbo, il a finalement été décidé de l’adopter également aux Pays-Bas.
L’ensemble des Pillows Hotels fonctionne désormais avec Strobbo depuis octobre 2020. Carine : « Les collaborateurs indiquent leurs indisponibilités dans l’appli Strobbo et le responsable du service voit ainsi clairement qui est disponible. Ensuite, c’est facile de faire le planning. Chaque collaborateur peut dorénavant voir le nombre d’heures qu’il a prestées et la rémunération correspondante à tout moment dans son environnement Strobbo personnel. »
Les collaborateurs sont particulièrement enthousiastes parce qu’ils voient facilement leurs heures et leur planning. Nous avons rencontré le Front Office Manager de l’un des Pillows Hotels : « Les heures sont consultables de façon claire et compréhensible, de même que les soldes de congés. La possibilité pour les responsables de générer des rapports au niveau du service ou de la personne est aussi fantastique. »
Analyse
Pillows Hotels utilise aussi le module de rapportage de Strobbo. Marijke explique avec enthousiasme : « Nous avons relié Strobbo à notre système de Business Intelligence global. Les résultats du personnel, comme les heures prestées, les congés, les heures de maladie et les charges deviennent ainsi transparents en toute simplicité. » Strobbo aide les chaînes d’hôtels à voir clairement comment déployer efficacement leur personnel.
Automatisez vos plannings & enregistrements de temps avec Strobbo – tout comme Pillows Hotels
Grâce à Strobbo, vous gagnez du temps dans la création de votre planification du personnel dans votre hôtel. Elle convient tant aux indépendants qu’aux grandes chaînes. Planifiez vos équipes en fonction des disponibilités de chacun et des contraintes (légales, structurelles, …). Envoyez vos horaires disponibles par email/sms à votre réserve de collaborateurs . Recevez la réponse en un rien de temps. |
