Avec près de cent hôtels à travers le monde, Van der Valk est une entreprise familiale unique. Elle possède des établissements aux Pays-Bas, en France, en Espagne, en Allemagne, et même dans les Caraïbes. Le groupe Van der Valk est aussi présent en Belgique avec 18 hôtels, dont 12 en Wallonie. « Notre ancienne méthode de travail était très archaïque », explique Xavier Havart, responsable RH. « La planification du personnel était par exemple effectuée dans Excel voire même sur papier. Le passage a changé notre vie en tant que service RH. Nous avons gagné beaucoup de temps dans nos processus RH. Les erreurs sont devenues bien plus rares. Et ça nous procure plus d’énergie ! »
> Une méthode de travail archaïque
> Nous utilisons désormais 98% des fonctions de Strobbo
> Appeler 50 à 100 étudiants par service
> Lier la planification aux réservations
> Nous sommes capables de planifier en fonction de la météo
> Le principal module de Strobbo
> Paiements corrects
> Une charge de travail réduite grâce à Strobbo
> Vérifier les heures des intérimaires
> Échange de travailleurs
> C’est un peu comme Facebook
> Changement révolutionnaire
> Plus grande confiance des collaborateurs
> Je trouve ça génial
Xavier Havart est le responsable RH des hôtels Van der Valk de Verviers, Liège Sélys et Liège Congrès. Avec ses deux autres collègues RH, il gère la politique du personnel de 250 collaborateurs permanents, qui sont appuyés par des étudiants, des travailleurs flexibles et des extras pendant les périodes de forte affluence. Pas moins de 80 étudiants ou travailleurs flexibles peuvent être mobilisés chaque jour, que ce soit dans l’horeca, à la réception, au niveau de l’entretien ou du ménage.
Une méthode de travail archaïque
Beaucoup de travailleurs avec des statuts différents qui travaillent dans des établissements distincts : ce n’est pas la structure la plus simple pour un service RH. « Notre ancienne méthode de travail était très archaïque », explique Xavier Havart. « La planification du personnel était par exemple effectuée dans Excel voire même sur papier. Nous devions créer des attributions ouvertes manuellement dans Excel et compléter les noms à côté de chacune d’elles. Quand le planning était prêt, nous l’imprimions et allions littéralement l’afficher dans les différents hôtels. »
C’était beaucoup de travail, et la tâche se compliquait encore en cas de modifications du planning. « Nous devions alors tout changer dans Excel, réimprimer le planning et retourner l’afficher dans les hôtels », raconte Xavier en soupirant. « Ce processus pouvait se répéter jusqu’à six fois. Et au début des services, nous n’avions absolument aucune vue sur les collaborateurs effectivement mobilisés. Chaque responsable devait directement vérifier sur place. Il va de soi que cette méthode de travail n’était plus possible pour nous. C’était une tâche beaucoup trop propice aux erreurs, mais surtout très fastidieuse », poursuit Xavier.
Nous utilisons désormais 98% des fonctions de Strobbo
Le besoin d’une solution RH intuitive permettant d’établir le planning et de suivre les prestations s’est très vite fait sentir. « Comme quelques hôtels du groupe Van der Valk travaillaient déjà avec Strobbo, cette solution s’est rapidement imposée à nous. Nous avons commencé à l’utiliser en janvier 2017. Au début, nous n’utilisions Strobbo que pour la planification du personnel. Au fil du temps, nous avons aussi exploité d’autres fonctions de la solution. Je pense que nous utilisons désormais 98 % des fonctions de Strobbo. »
Appeler 50 à 100 étudiants par service
En plus de la planification du personnel, le service RH de Van der Valk utilise la fonction de Strobbo qui permet de consulter les disponibilités des étudiants. « Avant, nous devions appeler 50 à 100 étudiants pour établir un planning hebdomadaire. Aujourd’hui, nous demandons à notre réserve d’étudiants de directement indiquer leurs disponibilités dans Strobbo », explique Xavier. « Ils les communiquent en toute simplicité dans l’application. Quand notre responsable de la planification établit le planning, il peut alors très facilement planifier les étudiants qui ont indiqué être disponibles. Fini donc d’appeler ou d’envoyer un SMS à tous les étudiants. Ça nous fait gagner énormément de temps. Et nous faisons aussi moins d’erreurs. »
Lier la planification aux réservations
Un des facteurs cruciaux dans la planification du personnel d’un hôtel est le nombre de réservations. « Nous suivons en permanence les réservations et établissons le planning en fonction », explique Xavier. « Imaginons que nous recevons une réservation d’un grand groupe. Nous pouvons alors créer une attribution supplémentaire dans Strobbo et y affecter des collaborateurs flexibles qui ont indiqué être disponibles. Nous pouvons ainsi très vite anticiper une grosse réservation ou encore mieux gérer une affluence imprévue. »
Nous sommes capables de planifier en fonction de la météo
En plus de tenir compte du nombre de réservations, le service RH de Van der Valk se base aussi sur la météo. « Strobbo comporte une fonction météo, qui indique les prévisions météorologiques », déclare Xavier. « Au début, j’étais plutôt sceptique concernant la valeur ajoutée de cette fonction, mais en fin de compte, elle nous fait gagner beaucoup de temps. En été, nous ouvrons chaque année un beach bar. Quand on annonce du mauvais temps, il est inutile de planifier trop de personnes. Grâce à Strobbo, nous sommes donc capables de planifier en fonction de la météo. »
Le principal module de Strobbo
La fonction de Strobbo dont Xavier ne peut vraiment plus se passer est la création automatique de la déclaration Dimona. « Avant, nous devions encoder nous-mêmes les déclarations Dimona manuellement sur le site Internet de l’ONSS. Inutile de dire que les oublis et les erreurs n’étaient pas rares. Avec Strobbo, les déclarations Dimona sont envoyées automatiquement. Dès que quelqu’un pointe, la Dimona est créée dans le système puis envoyée automatiquement à la sécurité sociale. Les oublis et les erreurs sont donc de l’histoire ancienne. Cette fonction nous fait gagner énormément de temps. Et en cas d’inspection sociale, nous sommes toujours en ordre. »
Paiements corrects
Chez Van der Valk, toutes les heures prestées sont aussi enregistrées dans Strobbo. « Une personne qui commence ou arrête de travailler doit utiliser la pointeuse de Strobbo », déclare Xavier. « Les heures prestées sont automatiquement enregistrées dans Strobbo. En tant que service RH, nous pouvons ainsi facilement vérifier si quelqu’un a commencé trop tard ou a oublié de pointer. Et cerise sur le gâteau : à la fin du mois, nous envoyons toutes les heures prestées à notre secrétariat social. Tout est donc payé correctement. »
Une charge de travail réduite grâce à Strobbo
Alors que Xavier devait auparavant traiter les certificats de maladie et les demandes de congé manuellement, sa charge de travail est aujourd’hui réduite grâce à Strobbo. « Avant, nous placions une farde dans la cuisine, dans laquelle les congés de chacun étaient indiqués. Maintenant que nous travaillons avec Strobbo, chaque collaborateur peut directement introduire une demande de congé via l’appli Strobbo. Le supérieur peut ensuite approuver ou rejeter la demande dans Strobbo. Le travailleur sait ainsi directement s’il peut commencer à planifier ses vacances ou pas. En tant que service RH, nous voyons aussi les jours de congé restants et les jours de maladie d’un collaborateur.
Vérifier les heures des intérimaires
En plus d’être appuyée par des collaborateurs flexibles, des étudiants et des extras, l’équipe actuelle de collaborateurs permanents est aussi régulièrement renforcée par des travailleurs intérimaires. « Avant d’utiliser Strobbo, nous n’avions aucun moyen de vérifier le nombre d’heures effectivement prestées par l’intérimaire. Celui-ci devait communiquer lui-même le nombre d’heures prestées à l’agence d’intérim. Maintenant que nous utilisons Strobbo, les intérimaires pointent aussi dans le système. Grâce à la connexion entre Strobbo et notre agence d’intérim, les heures enregistrées sont automatiquement envoyées à l’agence d’intérim pour paiement. Nous pouvons alors simplement comparer les heures payées avec les heures effectuées pour nous assurer que nous ne payons pas des heures non prestées. Nous avons enfin le contrôle à cet égard. »
Échange de travailleurs
En tant que responsable RH pour trois hôtels de la même région, Xavier aime pouvoir faire tourner des travailleurs entre ces trois hôtels, ce qui est naturellement source d’un travail administratif supplémentaire. « Un autre avantage de Strobbo : l’échange de travailleurs entre les différents hôtels ne me demande pas de travail administratif supplémentaire. Chaque collaborateur a un code unique qui lui permet de pointer dans les trois hôtels. Quand nous exportons les heures prestées à la fin du mois, Strobbo tient compte du fait que le paiement sera effectué par l’hôtel où le collaborateur a effectivement travaillé. Imaginons qu’il a travaillé 40 % à Liège et 60 % à Verviers ; 40 % de ses heures seront alors payées par Liège et 60 %, par Verviers. L’automatisation de ce processus nous fait aussi gagner énormément de temps. Et la marge d’erreur est nulle. »
C’est un peu comme Facebook
Une autre fonction pratique utilisée par Van der Valk est l’outil de communication interne. « C’est un peu comme Facebook, si ce n’est qu’il est réservé à nos travailleurs », explique Xavier. « Quand des personnes célèbres logent chez nous, une photo est partagée dans Strobbo. Mais nous organisons aussi régulièrement des enquêtes de satisfaction dans Strobbo, par exemple. »
Changement révolutionnaire
Xavier indique que le passage à Strobbo a été révolutionnaire pour Van der Valk. « La solution a changé notre vie en tant que service RH. Nous avons gagné beaucoup de temps dans nos processus RH. Les erreurs sont devenues bien plus rares. Et ça nous procure plus d’énergie ! Nous ne gagnons pas seulement du temps, nous réduisons aussi nos coûts. Et la confiance de nos collaborateurs a augmenté, ce qui est peut-être l’avantage le plus important. Avec Strobbo, nous sommes très transparents sur les heures de travail et les paiements. Bref, c’est un outil désormais indispensable pour notre organisation. »
Plus grande confiance des collaborateurs
Depuis que Van der Valk utilise Strobbo, la confiance entre la direction, le service RH et les travailleurs n’a fait qu’augmenter. « Ça a créé une plus grande transparence vis-à-vis de nos collaborateurs », explique Xavier. « Ils se rendent compte que Strobbo est une vraie aide. Avant, nous devions tenir nous-même le compte des heures prestées. À la fin du mois, ils pouvaient alors vérifier si le nombre d’heures prestées correspondait à leur paiement. Maintenant, ils consultent le nombre d’heures prestées par mois dans l’application Strobbo sur leur smartphone et le comparent directement avec leur fiche de paie. »
Je trouve ça génial
Xavier est également très satisfait du support. « Je trouve ça génial », s’exclame-t-il. « Nous recevons une réponse à notre question posée via le chat dans les deux minutes. Pour les questions parfois plus complexes, l’expert du support Strobbo doit alors se renseigner pour nous répondre. Mais même dans ce cas de figure, nous recevons une réponse dans les quatre heures. Nous ne devons donc pas attendre plusieurs jours ou semaines avant d’obtenir une réponse », conclut-il.
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